新時期做好企業辦公室工作探討

摘 要：辦公室是一個單位的窗口，它是上傳下達、承上啟下、溝通內外、協調左右、團結共事、聯系四面八方的樞紐和橋梁。

關鍵詞：辦公室；工作；探討

一、辦公室工作的地位與作用

辦公室作為綜合性的辦事部門，在一個單位中占據著重要的地位，是保證單位正常運轉的紐帶和橋梁。

（一）做領導的參謀和助手作用

辦公室人員是領導的耳目和左右手，完成領導的指示和要求，就必須熟悉上級文件精神，吃透政策，了解和掌握單位一個時期的主要工作和內部職工的思想情緒。辦公室人員要經常下基層開展調研，分析研究，掌握動態，為領導的決策提供正確、科學服務。

（二）是承上啟下和協調工作的作用

辦公室是一個單位工作運轉的軸心，是領導聯系各方的紐帶，是上下級之間溝通的橋梁，起著平衡各方關系、協調各方工作，化解各種矛盾的作用。辦公室人員要做好這項工作，必須堅持學習政治理論，做到思想敏捷，掌握政策，懂業務，精管理。實事求是地科學有效地處理好各種關系，發揮好橋梁作用。

（三）是單位的窗口和門面作用

辦公室人員的著裝打扮、精神面貌、一言一行、協調能力、工作水平、辦事效率均代表著一個單位的形象。所以，辦公室人員不能輕視自己的工作，要不斷提高自己的綜合素質，加強職業道德修養，認真履職，對內外服務對象要熱情接待、周到服務。即便遇到特殊情況，也應不急不燥，心平氣和，使辦事者高興而來、滿意而歸。

二、辦公室工作的主要內容

辦公室它是一個單位工作運轉的樞紐和調度中心。辦公室工作內容包羅萬象，只有對單位的整體情況了如指掌，同時講究說話的藝術，注意語氣和態度，才能使辦事者信服和滿意，給人留下美好的形象，所以辦公室人員不僅影響和代表了辦公室工作，同時還直接關乎到一個單位的威信和形象。

辦公室的工作內容紛繁復雜，如：文件收發、傳閱，承辦、保管、銷毀；文書搜集整理歸案，打字復印傳真，公章印鑒保管，材料擬稿，調研，事務性工作的協調檢查督辦；會議安排，辦公會記錄，單位沿革，大事記整理，放假安排值班，傳達領導意見，接待、信息的搜集整理、內部信息網的管理，領導和機關用車的調度等工作。凡是別人不管的都管，別人不干的都干。工作雖然雜亂，樣樣不可小看，一個環節怠慢，就會影響全盤。所以，要求辦公室人員必須要政治素質好、業務精，作風硬，愛崗敬業，協調能力強，熱愛自己工作的人擔任，做每一項工作都要認真、細致，發揮好協調作用。在自己的職權服務內，履行好職責：

（一）工作要到位但不能越位，為領導服務但不能代替領導決策

辦公室工作要變被動為主動，在領導授權和職權范圍內，要加強預見性，不打無準備之仗，工作要到位，把握好度，千萬不能代替領導決策，處理問題不要夾雜自己的意見，職能永遠是服務。

（二）工作要牽頭但不能當頭，受領導委托傳達意圖但不能以領導名義指手畫腳

辦公室工作人員要擺正位置，明確職能，待人接物要和藹可親，平等相待，熱情協調，不能高人一等，牢記為人民服務的宗旨。

（三）工作要分輕重緩急，不能事無巨細

辦公室的工作瑣碎龐雜，都比較重要，這就不能眉毛胡子一把抓，事無巨細，主次不分，這樣會影響效率和結果的。因此，辦公室人員要做好計劃，按主次進行協調處理，力求在預期的時間內達到要求的效果。

三、要牢固樹立服務意識

在新時期面對服務對象的不同特點，辦公室人員要有清醒的自我意識，牢固樹立服務意識。

（一）參謀意識

做好領導的參謀和助手，經常深入基層收集第一手資料，認真搞好調研，為領導決策提供可靠依據，發揮智囊團的作用。

（二）服務意識

辦公室可以在職權范圍內把被動變為主動，快速、高效完成領導交辦的工作，不能凌駕于群眾之上，要深入基層，傾聽群眾的意見，為群眾排憂解難，向領導及時反映群眾的呼聲。

（三）協調意識

很多事情需要通過辦公室傳遞、貫徹和協調，辦公室要樹立全局觀念，協調好各方面的工作。

（四）落實意識

領導對辦公室的授權或指示，辦公室必須認真傳達、貫徹、并對執行情況進行檢查，掌握落實的進度，及時向領導反饋落實結果，形成有始有終的好作風。

（五）效率意識

效率的高低，決定工作的興衰，辦公室工作必須雷厲風行，說干就干，決策要果斷，不拖泥帶水，工作不積不壓，建立精干、高效的運行機制。

（六）創新意識

辦公室工作不能停留在過去只是學學舌，跑跑腿，抄抄寫寫的簡單做法，而要不斷適應新形勢的需要，創新思路，充分調動廣大職工的積極性，主動性和創造性，為企業的經濟發展出謀劃策。

（七）保密意識

辦公室人員接觸的有的是保密材料、在一定期限內不能公開，所以，在配備辦公室人員時，要挑選政治覺悟高，保密意識強的人來承擔。工作中不該說的不說，不該看的不看，時刻保守秘密，讓領導放心。這是起碼的要求。

四、建立一支高素質的人員隊伍

（一）要堅持學習

用政治理論武裝頭腦，更新業務知識，不斷改進工作，提高工作質量，跟上時代發展的步伐。經常學習同行者的工作經驗，以改進工作方式和方法，提高工作效率。

（二）要樂于吃苦

辦公室工作性質決定了辦公室人員的作息時間不固定，伸縮性很大。有時候要根據工作的緩急程度安排時間，加班加點是經常的，晚上加班甚至到深夜，這就要求辦公室人員必須具有吃苦精神，愛崗敬業，任勞任怨，不計較個人得失。還要處理好工作與家庭的關系，得到家人的支持。

（三）要樂于奉獻

辦公室的工作一般都是事務性的，無風無浪、平淡無奇，不產生直接效益，一天忙忙碌碌，就是看不到明顯效果，只是在幕后默默無聞地工作。所以辦公室人員必須要有不圖名利，甘心為他服務的無私奉獻精神。

總之，辦公室的工作是多方面的、全方位的。要使其適應新形勢的需要，辦公室人員就必須加強自身建設，不斷學習，提高素質，牢固樹立服務意識，牢記自己的使命。正確處理好公與私、名與利、獲取與奉獻、權利與服務的關系，擺正位置，做到盡職不越位，辦事不越權，參謀不摻水，幫忙不添亂。結合當前新形勢的需要，創新思維，發揮好作用，愛崗敬業、提高自身素質，為企業的經濟建設做出應有的貢獻

作者簡介：杜旺林（1956–），男，天津工程職業技術學院黨辦工作。