檔案管理與利用研究

廖國玲

摘 要：檔案作為人類從事各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)產(chǎn)生的各種形式的具有存儲價(jià)值的行為、內(nèi)容原始記錄。檔案的存在價(jià)值一個(gè)是對已發(fā)生事件的歷史記錄功能，一個(gè)就是歷史事件信息再利用開發(fā)功能。為了更好的利用歷史事件信息資源，為了詳細(xì)記錄各個(gè)事件事態(tài)發(fā)展，檔案的管理工作顯得尤為重要。而作為檔案的價(jià)值利用，檔案的利用研究工作同樣需要合理開發(fā)。本文淺析檔案管理與利用的基本內(nèi)容，為我國檔案事業(yè)發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案利用；檔案管理

一、檔案的信息資源

檔案是由官方機(jī)構(gòu)、非官方機(jī)構(gòu)、半官方機(jī)構(gòu)以及家庭或個(gè)人對已發(fā)生的事件、個(gè)人信息等內(nèi)容進(jìn)行記錄的具有一定價(jià)值的信息記錄文本。檔案的組成通常由文字、聲像和圖表等形式材料構(gòu)成。不同形式的檔案存在不同的利用價(jià)值，而同一檔案在不同時(shí)期也具備不同的價(jià)值。檔案信息資源這一概念被包含在了信息資源當(dāng)中，是信息資源的重要組成部分。檔案信息資源包含三個(gè)層次：第一層次指的是檔案的內(nèi)容信息，也就是檔案經(jīng)過不同文件格式記錄的信息內(nèi)容，這層信息是檔案的基本部分；第二層次指的是檔案的形式信息，這層信息就是檔案的外在表現(xiàn)形式和特征信息，與檔案內(nèi)容信息息息相關(guān)；第三層次指的是檔案信息的信息，這中信息包括檔案的目錄、摘要、歸檔信息等。現(xiàn)今社會(huì)的檔案信息資源概念顯得更加綜合化，這就使得檔案信息的管理難度增加，檔案信息的開發(fā)利用價(jià)值增加。

二、檔案管理

（一）檔案管理工作中存在的問題

檔案信息資源的利用開發(fā)是一項(xiàng)新的資源發(fā)展模式，而檔案的管理則是這種發(fā)展模式的儲備方式。但在檔案管理工作中存在一些問題，影響了檔案信息的有效管理。①缺乏系統(tǒng)的管理。管理工作缺乏系統(tǒng)性，并且對管理的重視程度不夠?？赡軐?dǎo)致檔案信息整理不齊全。②管理設(shè)施不齊全。檔案管理設(shè)施是保證檔案壽命的重要工具，如果設(shè)施不全，可能導(dǎo)致檔案破壞、丟失等問題。

（二）解決檔案管理問題的措施

針對檔案管理工作中遇到的實(shí)際問題與難點(diǎn)，提出合理的、有效的解決措施。①檔案管理系統(tǒng)化。對檔案的管理工作進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化，調(diào)高管理工作人員的檔案管理重視力度，強(qiáng)化管理人員檔案重要性認(rèn)知，綜合性系統(tǒng)的完成整個(gè)檔案的管理工作。②加大資金投入力度，建立完善的檔案管理設(shè)施，利用科技成果，建立大型檔案文件存放設(shè)施，保證檔案存放安全，保養(yǎng)得當(dāng)。同時(shí)結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化、信息化管理。建立檔案信息化管理平臺，實(shí)現(xiàn)檔案的存儲、檢索功能，對檔案信息進(jìn)行分門別類，便于查閱，綜合利用。

三、檔案利用

（一）檔案利用主體

利用工作是我們檔案工作的根本目的。檔案利用工作的內(nèi)容也出現(xiàn)了新變化，利用人數(shù)越來越多，利用者提出咨詢問題方式有：口頭咨詢、電話咨詢、網(wǎng)絡(luò)咨詢、書面咨詢等。目前利用檔案的范圍日益廣泛，除了紙質(zhì)版，還有電子版，在我們水利水電系統(tǒng)內(nèi)，一方面提供檔案為各水利水電工程設(shè)計(jì)和科研服務(wù)。另一方面還要為編輯史志、評定技術(shù)職稱、技術(shù)指標(biāo)及技術(shù)參考的匯編、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等服務(wù)。因此，除了日常工作中做到百問不厭，百拿不厭，服務(wù)熱情外，還要做到熟悉家底，了解需要，提供業(yè)務(wù)水平。由于利用者都對技術(shù)檔案的成份、內(nèi)容不可能了解很全。特別是一些剛參加工作的技術(shù)干部，在查閱檔案時(shí)常常會(huì)提出這樣或那樣的問題，如果我們平時(shí)對檔案的內(nèi)容、家底了解不夠，就會(huì)出現(xiàn)一問三不知的現(xiàn)象。因此，我們檔案管理人員不僅要知道本單位技術(shù)檔案分類方法、歸檔情況、存放位置，還要學(xué)習(xí)了解工程檔案的內(nèi)容、成份、歸檔修改等情況。這樣在檔案的提供利用工作達(dá)到熟知熟記，做到快、準(zhǔn)、全地提供咨詢。

（二）檔案利用范圍

美國《信息自由法》規(guī)定了九項(xiàng)不得公布公開和非法利用的檔案類型。這些檔案類型主要包括機(jī)密資料、個(gè)人隱私資料、與法律抵觸的資料、政府信息資料、商業(yè)機(jī)密等眾多具有隱性需求的檔案信息。除這類檔案信息外，公民檢索并利用的信息是比較自由的。而我國檔案的開放力度相對較差，檔案的開放范圍和利用范圍較窄。這比例與檔案事業(yè)的發(fā)展，所以我國檔案利用范圍正逐步向著更加寬泛的利用方向發(fā)展。

（三）檔案利用手段方式

我國檔案的利用發(fā)展較晚，雖然我國存儲了大量的檔案信息，但開發(fā)檔案信息的利用方面存在弱勢。檔案利用的主要形式包括：①借閱。檔案借閱主要包括閱讀與外借兩種方式。借閱是傳統(tǒng)檔案利用方式之一。②復(fù)制。檔案復(fù)制主要包括復(fù)印、翻拍和翻錄等。這種方式主要是工人們利用的同時(shí)保證檔案原件完整。③編研。檔案的編研檔案管受法律法規(guī)賦予的職權(quán)。其目的是為了更好的引導(dǎo)檔案利用主體查看翻閱檔案資料。④網(wǎng)絡(luò)傳播。網(wǎng)絡(luò)信息化的今天，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成熟，對于信息的存儲、傳播和查閱都非常方便快捷。所以檔案的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是在必行。

四、總結(jié)

檔案的管理和利用是我國新型信息資源利用的發(fā)展形勢。在檔案的管理工作中，難免出現(xiàn)目前無法克服的困難，但隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國的檔案管理工作將不斷進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)檔案信息更好的存儲和管理。而在檔案資源的利用方面，我國相比發(fā)達(dá)國家還存在一定差距，但我國檔案利用范圍和利用率都將隨著時(shí)代的步伐慢慢發(fā)展，檔案信息資源必將成為我國發(fā)展的重要資源基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]翟海燕.淺談檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江史志， 2013（15）：237.

[2]馬仁杰，程亞萍.中美檔案利用工作比較研究[J].檔案，2014 （2）：38-42.

[3]段士鴻.淺析如何做好檔案管理工作[J].中小企業(yè)管理與科技， 2009（1）：50-50.