電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制策略

王海景 李艷麗

【摘 要】計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，使傳統(tǒng)的文件載體被逐漸取代，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的辦公自動化得到了廣泛的普及和運(yùn)用，這些高科技的記錄手段對企業(yè)來說，具有方便和快捷的作用，不僅可以消除傳統(tǒng)方式帶來的一些弊端，也可以讓信息的管理更加方便和及時(shí)，但是計(jì)算機(jī)信息管理在發(fā)展的過程中，還是存在著一些缺陷。

【關(guān)鍵詞】電子信息檔案 檔案管理 風(fēng)險(xiǎn)控制

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-4810（2015）05-0061-01

一 從風(fēng)險(xiǎn)管理的角度看電子信息檔案管理的安全問題

1.缺乏安全理論的指導(dǎo)和具體的方法

一直以來，文件、文檔的安全工作都是沿襲了過去最原始的檔案保護(hù)工作來開展的，隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的以檔案載體為核心的理論將很難適應(yīng)電子信息檔案管理的安全需要。雖然有專門機(jī)構(gòu)也對電子信息檔案管理做過一些理論研究，強(qiáng)化電子信息檔案管理的安全問題，但不可否認(rèn)的是，這些理論并不是針對電子信息檔案管理的專門理論，很難在電子信息檔案管理的安全問題上取得實(shí)質(zhì)成效，歸根結(jié)底是現(xiàn)階段對于電子信息檔案管理缺乏安全理論的專業(yè)指導(dǎo)和具體工作的方法研究。

2.對于安全認(rèn)識存在偏差

對于安全問題的認(rèn)識，需要在綜合考慮成本和效益的前提下，采取具體的安全措施來控制風(fēng)險(xiǎn)，把電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)降到可以接受的范圍，同時(shí)增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)的防范意識，但是很多人對風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識存在著誤區(qū)。還有一些安全管理人員，對于電子信息檔案管理的安全知識認(rèn)識不足，缺乏對安全形勢的整體認(rèn)識、正確的安全風(fēng)險(xiǎn)價(jià)值觀等。

二 電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制策略

1.避免風(fēng)險(xiǎn)的措施

做好電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防控就是要做好提前預(yù)防的工作，在風(fēng)險(xiǎn)還沒有出現(xiàn)時(shí)，學(xué)會規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，學(xué)會用最先進(jìn)的電子信息技術(shù)有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。技術(shù)的更新?lián)Q代對于電子信息檔案更加安全可靠，其中一個(gè)最常見的方法就是對電子信息檔案進(jìn)行加密，在電子信息檔案加密完成后，訓(xùn)練一些專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行管理和控制，這樣可以避免電子信息資源被外來的因素干擾。還要做好相關(guān)制度保護(hù)電子信息檔案管理，這樣可以保證電子信息檔案的安全性，授權(quán)專業(yè)的檔案技術(shù)管理人員進(jìn)行相關(guān)的管理，明確規(guī)定無關(guān)的人員無權(quán)操作專業(yè)的系統(tǒng)。確保電子信息檔案的安全性，及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)，消除安全隱患，采取有效的措施去應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)，保證信息的安全可靠。

2.緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施

從目前的發(fā)展來看，很多企業(yè)采取的是風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的措施來緩解風(fēng)險(xiǎn)。電子信息檔案管理的緩解措施就是通過制定相應(yīng)的應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃。常見的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施和事后控制。不管是哪種控制方式，發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)或意外時(shí)，企業(yè)都需要做好及時(shí)處理，這才是緩解電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵。

3.分散風(fēng)險(xiǎn)的措施

分散電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)措施又叫作轉(zhuǎn)移策略，實(shí)質(zhì)就是把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移到其他的地方去，把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低的程度，減少可能產(chǎn)生的損失。如修改配置模式、購買相應(yīng)的保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)制作，這樣不僅可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)簡單化，還可以對原來的電子信息檔案管理進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)。可以與網(wǎng)絡(luò)的供應(yīng)商溝通、協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的服務(wù)系統(tǒng)更加專業(yè)，也符合電子信息檔案管理的需求。但是在外包的過程中，還是存在著風(fēng)險(xiǎn)，人為的風(fēng)險(xiǎn)是最不好防控的，所以應(yīng)要求外包的專業(yè)人員進(jìn)行電子信息操作時(shí)，需要嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，避免發(fā)生電子信息檔案損壞等嚴(yán)重后果。

4.評估風(fēng)險(xiǎn)的措施

風(fēng)險(xiǎn)評估的目的就是做好預(yù)防計(jì)劃，讓預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，對引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)的多重因素進(jìn)行深入的分析，分析出這些因素所帶來的一系列后果。當(dāng)電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)來臨時(shí)，企業(yè)需要采取積極有效的措施進(jìn)行專業(yè)化的處理，把風(fēng)險(xiǎn)控制在最小的范圍之內(nèi)。作為企業(yè)的管理者來說，一定要樹立正確的風(fēng)險(xiǎn)防控觀念，主動的制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控計(jì)劃，控制好電子信息檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，認(rèn)真做好風(fēng)險(xiǎn)評估，確保電子信息檔案管理的安全性，對潛在的風(fēng)險(xiǎn)要及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，盡早把風(fēng)險(xiǎn)扼殺在萌芽狀態(tài)，而對那些已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，就要采取有效的措施，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

三 結(jié)束語

電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的，也是不確定的，這種不確定性，很可能帶來很大的危險(xiǎn)性。對于電子信息檔案的管理者來說，一定要對風(fēng)險(xiǎn)具有警覺性，提高對風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識程度，在工作的過程中，把電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防工作看成是所有工作的重中之重，科學(xué)、有效地制定好風(fēng)險(xiǎn)防范的辦法，進(jìn)一步的提高電子信息檔案管理的水平。

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〔責(zé)任編輯：林勁〕