淺談新形勢下市政工程檔案管理存在的問題及對策研究

李燾

【摘要】隨著我國城市建設步伐的加快，城市改建、擴建工程的數量越來越多、規模越來越大。市政檔案管理工作的質量直接影響著城市的建設、未來發展。目前我國市政部門急需解決的首要問題就是完善市政檔案的管理工作，使其充分發揮自身的重要性。當然，為了我們能夠更好地管理、運用市政檔案，我們還需要全面了解市政檔案的重要作用，仔細分析市政檔案管理工作中存在的問題，并在此基礎上提出科學的管理方法，為市政檔案管理工作做貢獻。

【關鍵詞】市政工程 檔案管理 城市建設 工作職責

1.前言

檔案管理工作對于現代企業制度的健康發展有著至關重要的作用，如何有效的利用檔案管理來推動企業的發展，是檔案管理工作者最關心的問題。本文主要研究檔案管理在市政工程建設方面的重要性，并借鑒國內外先進的檔案管理工作經驗及研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導檔案管理工作者如何管理好市政工程檔案，進而激發檔案管理工作者的工作熱情。

2.市政工程檔案管理的重要性分析

2.1 市政工程檔案是城市規劃編制和調整的基礎資料

第一，市政工程檔案來自于城市的內部規劃以及調整的資料，在某種程度上來說，城市建設規劃是領頭羊，市政工程檔案資料是城市規劃的依據，市政工程檔案貫穿了城市規劃及調整的整體過程。市政專業規劃作為城市總體規劃的重要組成部分，都需要對城市道路交通狀況、供水、供氣、排水、供電及城市防洪抗災能力等基礎情況了如指掌，而這些資料得靠市政工程檔案來提供，只有保證基礎資料的完整性，才能保證城市規劃編制和調整的科學性、準確性及合理性。

2.2 市政工程檔案是市政工程管理、養護和維修工作的重要依據

通過市政工程檔案我們可以了解到市政工程的詳細情況。我們只要能夠合理分析市政工程現狀，才能制定出科學的市政工程檔案。也就是說，沒有準確的市政工程檔案，我們的城市就不能有效的實現可持續發展。

2.3市政工程檔案是市政工作的科技資源的儲備手段

在市政工程改造和重新規劃的過程中，往往需要參考過往規劃所留下的設計文件、勘測、施工及預算資料等，從而利用好這些檔案，啟迪思路、開闊視野，使新的設計工作更合理、更完善、更適合城市化發展的需要。所以，市政工程檔案也是我們市政工作中一種重要的儲備手段，只有只有管理好市政工程檔案，我們的市政工程才能夠長期有效的發展。

3.市政工程檔案存在的問題

3.1 對檔案管理的重視程度不夠

縱觀各個行業的檔案管理工作，均存在一個共性，那就是對檔案管理工作的重視程度不夠，市政檔案管理尤是。由于我們對市政工程檔案的管理重視度不夠，導致后續工作中對檔案的調配、查閱等工作不順暢，進而有可能造成工作進度較慢、以及經濟損失等不良影響。

3.2 對于市政工程檔案的管理較差

主要體現在三個方面，即管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。現如今大部分行業的檔案管理工作存在東挪西用的情況，其檔案管理者多為非專業人士，對檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等業務的了解也不夠，同時對檔案工作的精力投入不足，疏于管理，在嚴重影響檔案管理水平的同時，一些歸檔的材料真實性及準確性也不高，影響后續市政工作設計者的判斷性，甚至有造成重大經濟損失的可能。

3.3 檔案室硬件環境設施不齊全

現如今，市政行業對檔案管理的重視程度日益加大，但對檔案管理的必備條件落實差，基礎設施配套也不齊全，有的甚至沒有單獨的檔案管理室，檔案到處都是，對檔案保存的有效性較差。

4.市政工程檔案管理工作的對策

首先，盡可能任用或聘用具有檔案管理方面的專業能力的檔案管理工作者，對現有人員，要不斷的加強專業知識的培訓，提高檔案管理工作者的基本素質，盡可能符合現代化檔案管理的水平，充分發揮其積極性和創造性。

其次，健全市政檔案管理制度。保證市政工程檔案管理制度的合理性、科學性、嚴肅性及可操作性。在具體的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的有效性及權威性。

再次，改進和完善市政工程檔案管理的功能，保證檔案材料的全面性、客觀性及動態功能，盡可能適應市政工作的需要。最后，要做好市政檔案管理工作，我們需強化市政工程檔案

管理水平及服務意識，提高服務水平。

5.市政工程檔案管理的基本要求

為了盡可能符合現代化市政工程檔案管理的要求，個人認為需要做到以下幾點： 其一，市政工程檔案管理需從我做起，從現在做起，在具體工作須確保檔案的及時性、準確性、完整性及有效性；其二，市政工程檔案標準化管理。檔案標準化是規范化管理的基礎，建立統一標準化檔案是最基本的要求，從收集整理到人卷、歸檔驗收、移交嚴格把關，必須達到檔案管理的標準化；其三，完善及調整檔案內容，確保檔案管理的延續性；其四，檔案管理自動化。運用高速發展的計算機網絡系統，把市政管理檔案納入計算機管理體系，方便工作人員實時查詢、調配及歸檔等工作；其五，建立檔案檢查和調審制度，確保檔案的準確性。

6.市政工程檔案管理者的素質要求

首先，要端正從業者的職業態度。一般人都認為，檔案管理是一份輕松愜意的工作，很多人都能夠勝任，事實上并非如此。檔案管理入門也許很簡單，但是要做好這份工作相當不容易。主要表現為我們的工作是否及時；是否能夠很好的配合各個部門的工作；是否能夠接受合作部門的不同意見并加以改善；是否在第一時間發現問題并有效的解決；我們是否實時總結各個階段的工作并加以改進等。那應該如何做好這項工作呢？我們的從業人員應當在日常工作保證做到多思考、多交流、多協調，以熱忱、仔細、認真負責的態度工作。同時對整個檔案工作的上下游環節要具備補位意識，加強各個部門之間的協調和配合工作，不斷的加強自身的文化素養的學習，不斷的總結，以至于能夠更好的做好這項工作。

其次，檔案管理工作者要熟練掌握專業技能。一名成功的檔案管理工作者，不但要有端正的職業態度，而且還需要掌握與專業相關的技能，比如了解并掌握建筑方面的常識；熟練操作與檔案管理相關的計算機應用軟件；熟悉國家、省、市等行政部門所辦法的關于檔案管理方面的法律法規及標準等；能夠正確的使用檔案管理中所必備的表格、文件及記錄等；以及掌握市政工程檔案的收集、編制及整理的方法。

最后，需要明確檔案管理工作的職責，明確檔案管理工作者的職責也是充分做好檔案工作的前提。市政工程檔案應隨工程建設進度及時收集、整理，并應按專業歸類，認真做好登記工作，項目各項資料要收集齊全、準確、真實有效，保證無未了事項。檔案表格應統一采用本地區建筑行政管理部門或檔案管理部門所規定的格式。市政工程檔案應采取分級管理的方式，各單位（或部門）技術負責人負責本單位（或本部門）工程資料的全程管理工作，而工程檔案的收集、整理和審核工作則有本單位檔案管理者負責。

7.結論

在所有的城市建設工作中，市政工程檔案工作非常重要，它包含了豐富的信息資源，只有充分開發利用市政工程檔案才能提升其社會效益及經濟效益。所以我們在從事市政工程檔案管理工作時，要保證從業者能夠達到行業的基本要求外，檔案管理工作還要保持順暢、快捷，才能保證市政工程檔案管理工作的延續性。為了順應時代發展的需要，現代化市政工程檔案還可以通過網絡開發、存儲、傳輸等方式，實現市政工程檔案資源的共享，從而使市政工程建設更加有效、快捷。

參考文獻

[1] 楊公之.《檔案信息化建設實務》.中國檔案出版社.2004。

[2] 馮惠玲、張輯哲.《檔案學概論》.中國人民大學出版社.2007。