推進檔案信息化建設的探討

文/白山廣播電視臺 孫勤紅

推進檔案信息化建設的探討

文/白山廣播電視臺 孫勤紅

【摘要】隨著計算機和網絡技術的應用和發展，傳統檔案工作正經歷著時代性的變革。如何在網絡時代，全面推進檔案工作的創新，實現檔案管理的信息化，構建一個安全、便捷、高效的檔案工作環境，這是檔案工作者目前面臨的一個新課題。

【關鍵詞】互聯網；檔案工作；信息化

計算機和網絡技術的應用，給人們帶來了全新的生活和工作方式，它以獨特的方式和豐富的內容，也同樣給新時代的檔案工作帶來了全新的內容和方式，其中最有特點的就是檔案的數字化、應用的網絡化和管理的信息化。檔案信息化建設就是指不改變檔案的本質，使其結構與存在形式與當前信息原則相一致，主要就是為了緊跟當代信息化發展，與社會信息化潮流相符，使檔案工作更好地為社會服務，主要任務就是全面整合檔案資源實現檔案資源共享。隨著信息技術的快速發展，給檔案工作帶來了新的機會，同時也遇到了許多問題。所以，要想促進檔案信息化建設，研究檔案信息化建設出現的問題具有非常重要的現實意義。

一、網絡時代檔案工作的新特點

（一）檔案數字化。檔案數字化實質是檔案信息的數字化，它是指將檔案信息內容轉換為計算機所能識別的數字代碼的過程。檔案數字化是網絡時代檔案工作最重要的基本建設，也是檔案應用網絡化、管理信息化的前提和基礎。

（二）應用網絡化。檔案網絡化是指充分利用現代網絡技術，將各種數字化檔案信息融為一體，進行管理、傳輸、檢索和利用，真正實現檔案信息資源的共享。檔案網絡化的主要內容包括：檔案信息上網、檔案網站的建立以及數字檔案館工程的建設等。

（三）管理信息化。檔案管理信息化是指在檔案工作中充分利用計算機技術、網絡技術、信息技術，對檔案資源進行處理、管理、開發和利用，達到為社會發展提供服務的目的。使檔案資料的收集、整理和保存更加安全方便，資料信息流通利用更加順暢，信息資源實現高度共享。

二、網絡時代檔案工作面臨的新挑戰

面對網絡時代檔案資料面廣、量大的特點，檔案管理工作更加紛繁、復雜。檔案的信息化管理在方便檔案資料收集、整理、保存和利用的同時，對檔案的安全、濫用、侵權等問題也更為突出。特別是在電子檔案的建檔及其應用、網絡技術環境和信息管理安全等方面都面臨著一系列新的挑戰。

（一）電子檔案的建檔及其應用。電子檔案的建檔或檔案的電子化是網絡時代檔案工作最重要、最基礎的工作。由于檔案電子化使原來的檔案信息資源呈現出多元化的趨勢，檔案已不再是以前單一的紙質文件，磁盤、光盤、縮微品等新型載體已成為電子檔案的主角；檔案的來源也不僅僅局限于辦理完畢的文件，在辦公自動化系統中流轉下來的電子文件、實物檔案等都成為重要的檔案資料，如何收集、整理這些新的檔案資料和載體，對檔案工作者來說是一個全新的領域。

（二）網絡技術的環境制約。基于網絡化發展，導致信息資源的開發、利用出現了新的形式，不受時間與地域條件的限制，充實了信息資源共享內容。但在網絡環境下的檔案利用也存在著安全隱患。如網絡系統硬件和軟件的安全問題。因為網絡具有與眾不同的特點，如多樣性、開放性與互連性等，因此常常受到一些病毒的攻擊，導致很多檔案信息泄露，被不法分子改動等，有時還會危及到整個網絡安全。

三、 網絡時代努力提升檔案管理信息化

加強檔案管理信息化建設，通過網絡收集、整理、保存和利用數字檔案，實現信息檔案資源的安全共享，是網絡時代檔案工作的重點。實現檔案管理的信息化，關鍵是要實現電子文件與電子檔案的一體化管理，不斷提高信息檔案網絡化的應用水平，加強檔案信息的安全管理，提高檔案工作者的業務素質和技能，積極應對網絡時代檔案管理工作面臨的新問題和新挑戰。

（一）實行電子文件與電子檔案的一體化管理。電子文件的完整性是電子檔案完整性的前提和基礎。要做好電子文件的確認與收集工作。要求文件具備必要的內容、結構、背景信息和元數據等相關信息。在電子文件管理系統設計時應使系統運行過程中能自動把相關的背景信息連接到一起，組成一體化管理的信息庫；要做好電子文件的鑒定與歸檔工作。包括電子文件的鑒別、電子文件的內容鑒定和技術鑒定等。

（二）提高檔案網絡化的應用水平。隨著網絡技術的發展，檔案網絡化的應用水平也要不斷提高，使網絡技術為檔案信息化助力。要加快立法，使網絡檔案工作有法可依、有章可循；要加強“防火墻”的研制，用技術手段防止國內外黑客的入侵和秘密資料的泄露；要加強電子檔案的網絡使用管理，建立相對應的網絡檔案使用措施、辦法、程序和規范；要加強對網絡檔案使用權限的審核，注意檔案資料拷貝的提供與回收。

（三）檔案工作者要積極主動參與技能培訓。還需重視培養專業技術型人才，不斷改善檔案工作人員隊伍結構，認識到檔案工作人員提高職業道德與專業技術的重要性，同時還需重視引入高質量人才，給檔案干部隊伍注入新的血液，建立一支技術過硬、道德高尚的技術隊伍，才能順應當前檔案工作現代化發展。

總之，隨著社會信息化的快速發展，在檔案信息化管理中應用現代信息技術，使檔案工作更好地服務于社會，滿足人們對檔案資源的需要，不但是檔案工作人員做好本職工作的要求，而且也是實現檔案工作可持續發展的有效手段。

參考文獻：

[1] 黃彩蓮. 淺論高職院校檔案信息化建設[J]. 科教文匯(上旬刊). 2012(08)

[2] 以創新推動檔案信息化建設[J]. 中國檔案. 2012(08)