干部人事檔案管理和利用存在的主要問題及對策分析

文/常州機電職業技術學院 陸冬梅

干部人事檔案管理和利用存在的主要問題及對策分析

文/常州機電職業技術學院 陸冬梅

【摘要】本文針對目前干部人事檔案管理和利用存在的主要問題進行了分析討論,并在此基礎上提出相應的解決對策,從而促進我國干部人事檔案工作的順利開展。

【關鍵詞】干部人事檔案；管理和利用；主要問題；分析

干部人事檔案對干部的個人信息、經歷、政治思想、業務等進行了如實的記載,是選拔干部人才、組織人事歷史的重要參考依據。在人事的管理工作中，干部人事檔案館里可以為其提供決策性的依據。因此解決好干部人事檔案管理和利用中的主要問題是當前檔案管理工作的主要內容之一。

一、目前干部人事檔案管理和利用存在的主要問題

(一)對人事檔案管理工作認識不足。有些領導對于干部人事檔案工作的認識不足,沒有正確認識到其存在的重要性,從而使得在基礎建設、人員配置以及日常的管理過程中不重視,導致了干部人事檔案管理工作與主要業務工作的步伐不一致。

(二)工作人員的素質不高。有些單位在干部人事檔案管理人員的設置上,根本沒有充分考慮管理人員的專業素質和專業能力,認為檔案管理只是一項簡單的工作,從而沒有把管理人才安排到檔案管理的崗位上,導致干部人事檔案管理的工作人員素質不高,具體表現為缺乏責任感，不具備扎實的管理專業知識，正是由于工作人員工作素質上無法滿足工作的要求，其工作效果自然無法達到管理工作的要求。

(三)工作任務中與檔案管理人員之間的矛盾突出。在人員配置上面,目前很多單位的人事檔案管理崗位沒有安排足夠的人員去負責，而是由其他部門的人員兼職。同時由于人事工作的工作內容比較多,除了負責檔案管理,還負責老干部管理和工資管理等,所以很難專心于檔案管理工作,從而導致了檔案管理水平不高,不能滿足現代化檔案管理工作的要求。

(四)基礎性建設缺乏規范性。有一部分單位不能夠為干部人事檔案管理工作提供相應的基礎性建設,硬件設置根本就不健全，更談不上完善,各項管理制度不合理,辦公條件差等,從而在最大程度上限制了干部人事檔案管理質量的提高。

(五)檔案的交接手續比較混亂。一些單位的領導并不重視檔案交接工作環節，沒有制定專門的制度和安排人員對其進行監管。老檔案管理人員離開與新檔案管理人員上崗的過程中,交接手續辦理得不夠嚴密和規范。移交程序沒有按照規章制度辦事,監督工作也沒有盡到監督的職責,一旦檔案出現問題的時候,便會出現職責不明、界限不清的現象,從而使得檔案容易被損壞和丟失。

二、解決干部人事檔案管理和利用中主要問題的對策

（一）提高單位領導對干部人事檔案管理的認識。首先，單位的領導要重視工作制度的建設。其次，人事檔案管理工作人員應當主動向單位領導介紹有關人事檔案管理的重要性，以增進領導對人事檔案管理工作的了解，從而讓領導認識到人事檔案管理工作的重要性，并采取相關的措施支持工作。最后，可以不定期地同周圍或相關的單位開展人事檔案管理的交流活動，以促進各單位間經驗以及工作制度等的協同進行，同時也有利于發現本單位人事檔案管理上存在的不足，從而改進。

（二）加強隊伍建設，提高人員素質。首先，在聘用檔案管理人員時，要選用黨性高、責任心強且忠于崗位的人。其次，要不斷加強對人事檔案管理人員職業技能和專業素養的培訓，如開展崗前培訓，定期進行在崗培訓，開展知識競賽，從而更新檔案管理人員的管理知識和理論。最后，要給予人事檔案管理工作適當的政策傾斜，以保證檔案管理人員待遇的合理性，從而將檔案管理人員留在工作崗位上，最大化地發揮出人事檔案在黨建、經濟發展及干部管理工作中的作用。

（三）切實抓好檔案管理的基礎性工作。人事檔案管理工作要想在質量上有所提高，就需切實抓好檔案管理的基礎性工作。一是建立一套完善的檔案管理制度，為檔案工作提供制度保障。二是加強對干部人事檔案材料的收集，以保證歸檔材料的完整、對象明確和真實性。

(四)提高干部人事檔案的安全性和完整性。檔案管理人員在審核檔案資料的過程中需要做好收集工作,確保檔案的真實性,從而為干部的選拔和任用提供參考資料,堅決拒絕檔案虛假材料的出現。同時還需要加強干部人事檔案的保密性,堅守職責,嚴格按照相關的制度要求,做好保密工作,防止檔案材料出現泄露問題。盡力做到檔案不損壞、不丟失。

(五)加強干部人事檔案管理的現代化水平。隨著我國科學技術的不斷發展,計算機的廣泛運用,各個單位的干部人事檔案管理工作也應該根據新形勢的發展趨勢,提高干部人事檔案管理的現代化水平,利用現代先進的管理技術對檔案工作進行動態地管理；利用計算機技術,將干部檔案資料全部輸入電腦,從而提高檔案的信息化和數據化,為人事檔案工作的查閱、統計等工作提供極大的方便。

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