關于信息時代的電子檔案管理應用探討

【摘 要】現(xiàn)階段，隨著科學技術的發(fā)展，計算機的使用逐漸普及化，不同行業(yè)都開始使用計算機技術，用于企業(yè)運營管理以及對電子檔案進行管理。企業(yè)中的電子檔案管理已經(jīng)成為企業(yè)管理的重要內容。所以，在企業(yè)實際管理中，企業(yè)管理者就一定要對企業(yè)本身真實狀況構建完善、合理的檔案管理制度，進而提升企業(yè)在信息時代背景下的綜合競爭力，保證企業(yè)能夠健康長遠的發(fā)展。文章通過對電子檔案管理進行分析，探討信息時代背景下，電子檔案管理在企業(yè)中的實際應用，同時也為其他企業(yè)能夠進行有效的電子檔案管理提供參考。

【關鍵詞】信息時代 電子檔案 檔案管理

隨著信息時代的到來，電子信息技術在迅速的發(fā)展，現(xiàn)如今，企業(yè)的檔案管理逐漸從文書管理模式轉變成電子信息管理模式，檔案管理也開始適應現(xiàn)代先進科學技術。多數(shù)企業(yè)已經(jīng)開始把企業(yè)的資料和檔案結合計算機技術進行管理，不僅提升了檔案管理工作的效率，減少了工作量，并且使檔案查詢也變的便捷。但是電子檔案管理在實際應用上還有一定問題，等待解決。

1 電子檔案的優(yōu)點

1.1提升檔案管理工作效率

信息時代背景下，采用計算機技術對企業(yè)檔案進行有效管理，使企業(yè)檔案具有信息化和電子化等特點，明顯減輕了相關管理工作的工作量，使檔案管理變的更加便捷，從而使企業(yè)檔案管理工作更加系統(tǒng)化。以往企業(yè)都是使用文書模式對其進行檔案管理工作，工作人員經(jīng)常會因為檔案的檢索和歸檔問題而犯愁，因為所有的檔案規(guī)整、檢索都由人工來完成，檔案立卷，編檔都是通過人工書寫的方式來完成，工作效率長時間得不到提升，檔案出現(xiàn)的錯誤也不容易被發(fā)現(xiàn)，而電子檔案的運用就省去了人工處理檔案的麻煩，工作人員只要使用幾個關鍵字或者是詞，就可以快速的找到想要的文件，既方便又快捷[1]。

1.2有利于檔案信息的查缺補漏

電子檔案使用計算機技術對檔案進行錄入存檔，這樣就可以避免因為檔案不齊全，對紙質檔案進行拆裝的問題，并且可以隨時對不完整的檔案進行補充，對檔案的查缺補漏非常方便。計算機技術的應用，不僅減輕了檔案管理人員的工作量，也有效的提升企業(yè)檔案管理工作效率，不會出現(xiàn)因為人手不夠，而出現(xiàn)的檔案積壓的現(xiàn)象出現(xiàn)。

1.3使企業(yè)檔案的保密性提升

以往企業(yè)檔案受到檔案存儲介質的影響，檔案管理人員只能提供整卷的檔案，通常情況下，檔案借閱人都只會使用到檔案中間的一部分，所以，檔案借閱者就會看到企業(yè)整卷的信息，這種情況就導致了企業(yè)檔案信息，可能會發(fā)生泄漏現(xiàn)象。電子檔案就可以解決這一問題，通過檔案檢索，就可以從檔案中提取借閱者所需要的部分，并將這部分信息制作成文件，再提供給借閱者，還可以有效的避免企業(yè)檔案信息發(fā)生泄漏。傳統(tǒng)的檔案管理都是由人工進行歸納、建檔的，一般情況下，檔案管理人員都會具有自身主觀性，按照自己的主觀意志對檔案進行管理，這樣就使檔案管理沒有統(tǒng)一的管理體系，不僅不方便檔案借閱人使用，還直接導致了企業(yè)的檔案質量較低。電子檔案的應用就解決了以上這些問題，提升企業(yè)檔案管理的質量，并且在補充完善檔案信息上，節(jié)約大量時間，從而提升檔案管理質量。

1.4提升檔案管理的工作質量

檔案管理工作的根本目的就是方便閱讀和利用，想要提供可靠的檔案信息，就要具有高質量、高水平的檔案卷宗作為基礎。由于傳統(tǒng)檔案管理都是由人工來進行書寫，隨意性很大，不能做到檔案立卷的統(tǒng)一，這就導致檔案管理水平得不到提升，也給閱讀和使用人員造成困擾。使用計算機技術對檔案進行記錄，不僅可以提升書寫速度，還減少了相關人員的工作量，檔案人員就可以有大部分時間進行檔案的補充和二次編寫，既提升了工作效率，又充分發(fā)揮了電子檔案的時效性。

2 電子檔案管理應用中的問題

2.1電子檔案管理普及率較低

現(xiàn)階段，計算機的使用得到了很大程度的普及和推廣，但是在大部分企業(yè)中，電子檔案只是在企業(yè)會議、辦公、企業(yè)與部門、部門與部門之間的溝通上使用，相對運用的頻率較低，在企業(yè)檔案管理方面使用的也相對較少[3]。部分企業(yè)雖然使用了電子檔案管理軟件，但是從沒進行深入應用，多數(shù)只是用于檔案目錄管理上。

2.2沒有給予電子檔案管理充分的重視

多數(shù)企業(yè)中的檔案管理人員，對已經(jīng)整理好的文件，圖片打印完成以后就容易忘記電子檔案的保存，而對檔案的備份就更少了。時間一長，企業(yè)電腦中的信息可能被刪除或者是被其他信息覆蓋、修改，電腦的自身故障導致的資料丟失，都會造成檔案信息失去管理的價值。因為，檔案工作人員沒有給予電子檔案充分重視，致使電子檔案管理如同虛設。

2.3電子檔案自身問題

企業(yè)的電子檔案存儲方式通常會使用光盤、磁帶、移動硬盤，這種方式通過計算機技術把檔案信息刻錄到光盤上，方法既復雜又不穩(wěn)定，并且光盤和磁帶等在發(fā)生破損時，會導致檔案信息的直接丟失、或者是信息不完善等現(xiàn)象，致使檔案信息失去本身價值[4]。由于企業(yè)對存儲電子檔案的介質沒有統(tǒng)一的存放標準，檔案管理人員可能會隨意帶出，并且電子檔案還有一定開放性，這些原因都很容易造成電子檔案被刪除、覆蓋、竊取或者是被惡意修改。

3 電子檔案管理應用問題解決

3.1企業(yè)領導必須重視電子檔案管理，建立完善的檔案管理體系

電子檔案管理想要在企業(yè)中應用范圍更大，企業(yè)管理者就要清楚知道電子檔案所具有的優(yōu)勢，然后給予一定程度上的重視，構建起統(tǒng)一、完善的電子檔案管理標準。像我們火電施工企業(yè)，一臺機組資料的形成周期長、產(chǎn)生的單位也多、數(shù)量比較大，更需要提升檔案管理人員的計算機操作水平，真正把電子檔案落實到企業(yè)管理中去，并把檔案管理作為企業(yè)管理中的重要內容去完成。提升電子檔案管理的速度，使之具有數(shù)字化、電子化、統(tǒng)一、完善等特點，對管理中涉及到的項目和技術，進行嚴格的管理，真正把檔案管理普及到企業(yè)的每個角落[5]。

3.2提升電子檔案管理人員素質

在企業(yè)進行電子檔案管理時，一定要對相關工作人員進行培訓，讓檔案管理人員充分認識到電子檔案管理工作的重要性和優(yōu)點，對能夠接觸到電子檔案的相關人員進行審查，保證不會發(fā)生因內部員工泄密，而導致企業(yè)檔案泄漏的現(xiàn)象發(fā)生。讓信息化和管理相結合，從而完善電子檔案管理系統(tǒng)，進而促進企業(yè)電子檔案管理工作有效開展。

3.3引進先進的技術手段，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫

加大企業(yè)在電子檔案管理上的投入力度，使用現(xiàn)階段比較先進的電子產(chǎn)品和數(shù)碼設備，然后輔助企業(yè)進行電子檔案管理，構建完善的檔案數(shù)據(jù)庫，運用電子化載體做到整合企業(yè)內部資源，其中包含辦公自動化和企業(yè)資源計劃，從而給企業(yè)檔案管理創(chuàng)造良好的條件，從根本上解決電子檔案不穩(wěn)定、存儲困難、復雜等一系列問題。除此之外，還需要建立、科學、完善、共享的電子檔案數(shù)據(jù)庫，并且要對數(shù)據(jù)庫設立防護墻，確保企業(yè)電子檔案不會被惡意竊取和修改[6]。

4 結語

總而言之，在信息技術飛速發(fā)展的今天，對企業(yè)進行電子檔案管理，一定要根據(jù)電子檔案本身所具備的特點，不單單是對硬件進行建設，還要充分利用計算機技術和網(wǎng)絡技術，加強軟件建設，構建完善、統(tǒng)一的電子檔案管理制度，提升相關工作人員的業(yè)務能力，加強電子文件制作的水平，使電子檔案管理的各環(huán)節(jié)進行有效的溝通和完善。只有通過不斷的完善，順應時代的發(fā)展，給企業(yè)管理帶來新鮮血液，才能夠保證給企業(yè)提供有力的信息資源。充分認識電子檔案的優(yōu)點，適應時代發(fā)展，推動電子檔案在企業(yè)中的實際應用，從而提升企業(yè)的綜合競爭實力。

參考文獻：

[1]單海燕，劉子利.探析信息時代背景下的電子檔案管理[J].赤子，2014，（1）：235-235.

[2]李忠丹.信息時代背景下的電子檔案管理[J].科學與財富，2014，（3）：167-167.

[3]王菁慧.關于信息時代電子檔案管理的探討[J].黑龍江史志，2014，（3）：141-141.

[4]姜雪.淺析現(xiàn)代化電子檔案管理模式[J].科技創(chuàng)新與應用，2015，（10）：265-265.

[5]劉妍.電子信息時代會計檔案管理的探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2014，（15）：111-111.

[6]馮怡.電子檔案管理存在的問題及發(fā)展淺談[J].辦公室業(yè)務，2014，（19）：46-47.

作者簡介：高榮（1970—），女，陜西西安人，陜西師范大學（中文秘書專業(yè)）畢業(yè)，檔案專業(yè)中級，現(xiàn)從事科技檔案管理工作，研究方向：檔案利用效率提升（如何由實體保管者向知識提供者發(fā)展）。