云南白藥集團檔案信息化建設實踐探析

摘 要：本文通過對云南白藥集團股份有限公司檔案管理信息系統建設過程的介紹，對企業檔案信息化建設的思路和實際操作方法進行了初探，對數字檔案館建設具有一定借鑒作用。

關鍵詞：檔案管理；信息化；建設；實踐

隨著社會經濟和科學技術的飛速發展，計算機和網絡技術發展也日新月異，深深融入到工作及生活的方方面面，日益成為社會發展的重要推動力之一。當前檔案工作的傳統管理方式面臨嚴峻的挑戰，信息化成為當前檔案現代化管理的發展趨勢和重要方向，檔案信息數字化、檔案管理網絡化勢在必行。云南白藥集團股份有限公司充分了解和順應了這一趨勢，歷屆領導均十分重視檔案資源信息化建設工作，并從2012年初著手進行市場調研，2013年5月完成檔案管理信息系統平臺搭建，與公司OA系統實現無縫鏈接，在2014年實現了從文件材料歸檔到查詢利用的全過程電子化、網絡化，從根本上改變了傳統的工作模式，使云白藥檔案管理工作走向了信息化發展的高速軌道。

一、建設背景

云南白藥集團是云南省十戶重點大型企業、云南省百強企業，也是首批國家創新型企業，云南白藥商標被評為中國馳名商標，是公眾喜愛的中華老字號品牌。1902年，彝族名醫曲煥章先生創制云南白藥。1971年根據周恩來總理的三點指示，成立云南白藥廠。云南白藥歷經從廠到股份制企業改制，再到集團化管理的變遷，公司檔案室成立于1984年，多年來，公司嚴格按照國家和云南省相關工作規范對文書、科技、財務和人事檔案實行集中、統一保管。1990年順利通過“檔案管理國家二級”的評審驗收。

隨著公司規模的不斷擴大，企業內部對檔案信息資源的利用要求不斷增加，而公司的檔案管理以往基本以單純的保管、簡單的目錄管理、有限的單機目錄檢索為主，已經無法滿足全集團對于檔案信息服務的迫切需求。公司運行的ERP系統、Oracle系統和OA辦公自動化系統等，涵蓋了計劃、采購、庫存、生產、銷售、財務、行政等重要部門，自動生成的文檔和系統產生的大量數據都是企業檔案信息的重要組成部分，應該納入歸檔范圍，并按照國家規范進行科學管理。而檔案室原有的管理手段難以管理海量數字檔案信息，大量電子文件信息在逐步流失，電子文件得不到有效、規范的管理，室藏檔案中蘊藏的豐富信息也因為管理者與利用者的需求錯位而無法得到最大的價值體現，因此檔案信息數字化、檔案管理網絡化勢在必行。

二、檔案管理軟件選型

鑒于市場上檔案管理軟件品牌繁多，我們在立項時，不僅考慮軟件必須符合國家相關檔案工作規范和計算機信息系統管理的法律法規和業務技術標準外，還要選擇與本企業、行業管理實際相符合、綜合性強的檔案管理軟件；因此在功能模塊的選擇上，則不是一味的貪多求全，而是選擇實用、在用、必須用的功能模塊；云南白藥在軟件代理商及服務商中選擇了有一定實力、軟件研發能力強、擁有一批豐富實踐經驗工程師的公司，從而在實施的過程中能給出合理化建議，少走彎路，提高工作效率，減少項目實施風險，保證了系統的實用和高效。

三、檔案信息化建設軟硬件環境準備

在軟硬件購買之前，我們首先向本單位的信息技術管理部門清楚了解了集團網絡環境運行情況和使用的數據庫類型是否匹配，并請專業人員對購買的軟硬件給出合理化建議，保證在項目實施過程中不走回頭路，保障項目實施的順利進行。其次根據云南白藥實際需求和現有的設施，我們在軟件上選擇了C/S與B/S相結合的基礎管理軟件，選加了全文檢索系統、在線OCR識別系統、流媒體系統和電子文件校驗模塊；硬件選配了高性能存儲、備份服務器一臺、寬幅面高速文檔掃描儀一臺、文檔拍攝儀一臺、普通刻錄機和藍光刻錄機各一個，彩色打印機一部。為系統建設夯實了軟硬件基礎。

四、檔案管理信息化項目實施

在項目實施前，我們首先制定了實施計劃，將整個項目任務進行細化，制定工作起止時間、責任人、參與人，擬定軟件實施方、檔案部門和信息技術部門的工作職責。第二是遵循國家企業檔案相關規定和規范，搭建檔案管理樹形結構，并根據本集團自身實際情況，構建了一個合理化、方便平時管理、操作的檔案管理架構體系。白藥檔案管理體系是多全宗、多載體、所有門類檔案實行集中、統一管理的一種模式。多個全宗中有正在運行的企業，下有二級、三級企業，還包含多個撤銷企業。因此我們在搭建樹形結構時，充分考慮到了這些復雜的層級關系，并兼顧每個全宗下多載體、多門類、不同時期檔案管理方式的不一致情況。第三是配合軟件實施方做好檔案系統的部署和各模塊的功能定義。在此環節我們嚴格遵循國家檔案行業標準、規范進行各功能模塊的定義，著錄項目名稱應在各類目、模塊下保持一致，進行統一規范，避免后期使用過程中造成數據混亂。第四是將老數據遷移至新系統。根據新系統的數據導入要求，歷史數據導出后重新編輯、修訂、加工，保證著錄項的完整和數據的齊全完備，按類目、年度分步導入。第五是系統客戶端安裝。這里主要是指各職能、業務部門和分子公司基層檔案員的客戶端安裝。為配合檔案管理系統的實施和推進，我們把檔案收集工作進行了細化和深入，各部門的各個業務板塊都安裝了客戶端，指定基層檔案員負責板塊文件材料的收集、整理和歸檔工作，使基層檔案員在自己的電腦前就可以完成在線歸檔工作。第六是加強操作培訓。我們針對專職人員和兼職人員的需求組織不同層次的業務培訓，專職人員可以在系統實施過程中同步進行培訓，培訓內容包含檔案管理模塊操作和系統管理模塊操作；基層檔案員僅培訓文件管理模塊操作。第七是系統驗收。系統的每一個模塊都應按實際工作流程進行一遍，遇到問題，及時整改，再驗證直到正確為止。系統功能應在無數據時驗證一遍，在少量數據時驗證第二遍，再導入大量實驗數據驗證第三遍，確保系統穩定和避免檔案庫真實數據進入后出現問題。

五、安全體系建設

在企業檔案信息化系統的建設和運行過程中，如何確保信息的安全保密是提供信息服務的前提和保證，必須通過信息安全體系的建設，確保信息的可用性、保密性、完整性和抗抵賴性，同時還必須滿足系統的可靠性、可控性和穩定性。我們根據《檔案法》、《保密法》和企業各項規章制度，將云南白藥檔案管理系統硬件設備放置于公司機房，由公司信息中心統一管理、維護，檔案系統數據庫列入公司整體備份方案，并實現異地保存。同時為保證檔案數據安全，將檔案系統納入虛擬系統，進行必要的邏輯隔離。檔案信息管理系統本身帶硬件加密設備及特殊的數據庫系統，依托符合國家標準的密碼體系，對數據庫信息實施加密存儲和傳輸，避免因惡意攻擊造成的失泄密情況。最后在系統應用中采用身份認證、數字簽名等技術，確保信息在收集、整理、利用過程中的真實性和有效性，并根據授權實施訪問控制，利用技術手段，實現對電子檔案管理運行全過程的監控。除此以外，凡涉密檔案均不進入本系統管理。通過采取多層次的安保措施，使系統安全得到了最大程度的保障。

六、數字檔案信息資源建設

數字信息資源是數字檔案館得以生存發展的基礎和核心。數字信息資源建設主要包括電子檔案（文件）接收、傳統載體檔案數字化、重要數據信息采集、資源整理加工、建立各類資源庫等內容。我們于2013年搭建完成檔案管理信息系統，將檔案信息資源建設分為幾個步驟進行：首先公司所有公文通過OA進行處理，辦理完畢的公文通過兩個系統的無縫鏈接，定時傳輸到檔案服務器中；第二、對新產生的業務文件，要求在移交紙質文件的同時移交電子文件，或通過檔案客戶端在線歸檔；第三，對室藏紙質檔案分三步數字化，對重要的，利用頻繁的，永久保存的文件先期數字化，30年保管期限的第二批數字化，短期保管的最后數字化。使數字信息資源建設和系統建設同步進行，無縫對接。

七、人才隊伍建設

新時期的檔案工作要求檔案工作者既懂檔案專業知識，又懂信息技術，具有較強的開拓創新意識。能適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革，成為新型、高素質的檔案復合型人才，更好的為企業檔案工作服務，把檔案的作用充分發揮出來，打開檔案工作的新局面，帶動檔案信息化事業的全面發展。

目前，我們面臨的主要任務就是要將企業檔案信息數據庫建設與開發企業檔案信息資源和提高企業檔案的科學化、信息化水平、服務水平有機的結合起來，為企業發展提供快捷有效的服務。通過有效企業檔案工作擴充企業的資源儲備，開發利用檔案信息為企業決策當好參謀，為企業管理不斷增加經濟效益和社會效益。雖然還會遇到各種各樣的問題和困難，但是我們堅信，只要我們有為檔案工作發展而不懈努力的決心，不斷努力提升我們的管理和服務水平，云白藥檔案管理工作必將迎來更好的明天。

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作者簡介：趙文敏，女，白族，云南白藥集團股份有限公司，檔案主管，館員，經濟師