探討電子信息檔案風險控制的有效措施

封立新

摘 要：本文論述了電子檔案的主要特點，闡明在檔案管理工作中電子檔案管理的風險控制是其關鍵和重點，對電子信息檔案的風險控制有效手段進行了詳細的分析，并且深層次的探究了電子檔案風險的避免手段、分散手段及評估手段，爭取為檔案管理工作的順利開展與進行打下堅實的基礎。

關鍵詞：電子信息；檔案；風險；控制；措施

現階段電子計算機因其多種多樣的功能使得企業辦公發生翻天覆地的變革，企業不但節約了大量的成本，并且辦公更加方便更加快捷，極大提高了辦公質量和效率。在信息技術時代，電子信息檔案是最前沿的最新的檔案管理方式，在高科技方面它對企業的創新發展具有重大的意義。然而從現實情況講，電子信息檔案也存在很多弊端，它也有自己的缺陷，相比于傳統的紙張檔案，在傳輸和存儲電子信息技術的時候，具有一定的安全隱患，所以，有必要對相關的風險進行控制和防范，及時制定有效措施，不然就很容易使企業的數據被盜，遭受難以估量的損失。為了更好的保證電子檔案信息管理工作的安全與可靠，在使用電子信息檔案時，企業對信息的安全性必須注意，積極主動的制定出一些避免風險的方法，從而使信息資源的安全性和可靠性獲得保證。

一、電子檔案的特點

隨著人類社會的快速進步，計算機技術得到了迅猛發展，涌現了大量的電子出版物、電子郵件、電子文件，它們逐步把以紙質為介質的文件進行了取代。所以，檔案工作發展的必然趨勢就是檔案網絡化、電子化。

電子檔案的主要優點在于：具有巨大的信息存儲量、快捷的傳遞方式、獨立的信息存儲空間、方便的操作手段、便于長期保存，它所需的空間比較小、信息資源能夠實現共享、復制檔案的過程中不容易丟失信息，表現形式也是多種多樣，使檔案更加形象、全面、生動，復用性非常良好，它是數字化信息技術的產物。但是它也有一定的缺陷：具有較強的設備依賴性、較大的信息不安全性、載體的易修改性、非直讀性、載體與實用技術缺乏穩定性、較強的背景信息和元數據的依賴性，邏輯結構與物理結構存在復雜性，以及載體與信息存在相互分離性等。

二、檔案風險預防的手段

檔案工作開展的一個重要步驟及基礎性環節就是細致深入的分析研究風險預防的有效方案。對存在的風險進行提前性的防范，這是最為經濟、最為有效的風險規避風險手段，在還沒有出現風險的時候就加以遏制，提前進行預防，防患于未然，可以降風險的代價為最低。第一，保證審批工作的可靠與嚴格，審批需要逐級別的進行，針對信息內容加以保存和管理，并對工作權限加以認定；第二，嚴格的權限限制必須建立起來，只有在權限的范圍內各個級別的工作人員才能進行工作，使用檔案；第三，以使用的規范為準則，確認使用權限，為了防止信息泄露，有必要對備份的文件實施技術處理，對信息的整理復制備份要竭力避免出現。

三、檔案風險避免的手段

（一）引進最先進的科學技術。在工作的時候計算機要將多種措施同時結合起來，而引進先進技術是風險規避的最佳選擇，先進技術可以提高電子信息檔案的安全可靠性。在現代操作系統中比較經常運用的、很重要的方法就是密碼設置。第一，提升加密技術，對檔案信息進行分層次、分級別的加密處理；第二，實施數據加密處理應選擇最佳的軟件，制定適合的檔案軟件，并對用戶密碼的設置、訪問的授權、安全的級別等予以保證，使檔案及信息的安全性得到有效保證。

（二）及時發現和處理是風險防范的首要措施。數據安全性的重點是檔案信息的管理工作，而在使用電子信息檔案的時候出現的風險問題，要及時發現和處理。有關企業針對在維修計算機過程中的風險，需要加大力度，重點關注，有效的防范和控制可能出現的風險，并實施主動的、有效的方案。

四、檔案風險分散的手段

在電子信息檔案管理中還有一種轉移策略是進行風險規避過程中經常使用的手段，實質上所謂的轉移策略就是分散風險，降低分散已經存在的風險到最低程度，轉移風險到其他地方，實施修正風險轉移的手段可以從多個角度開展，如：購買保險、與提供商簽署服務合同、修改配置模式或者外包給其他機構等等。通過這樣手段，我們簡化了復雜的風險問題，再改進優化以前實施的電子信息檔案管理策略，從而使新的電子信息檔案管理系統更加先進。另外，通過與網絡供應商進行協調，在滿足電子信息檔案使用需要的前提下讓供應商提供有效的安全服務。還有一點要強調的是，風險在外包上同樣隱含，假若外包人員與合同標準不符合，導致的后果也會非常嚴重。因此為了避免人為因素帶給企業損失，使用電子信息檔案的人員必須在嚴格的操作標準下進行，要認真執行，嚴格遵守。

結語：總之，立足于實際需要，通過全面的研究和分析，探討了管理與控制電子信息檔案風險的主要手段，對具體的風險控制和防范的手段進行細致深入的探究，探討了風險預防的手段、風險避免的措施以及風險分散的方式等，努力以此為基礎，為有關工作的進一步進行與開展，打下堅實的基礎。

參考文獻：

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