新形勢下文書管理的運用技能分析

文/中國人民財產保險公司海南省分公司 蔡莉雅

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新形勢下文書管理的運用技能分析

文/中國人民財產保險公司海南省分公司 蔡莉雅

【摘要】文書管理應該巧妙結合現代技術。本文對文書管理的概念進行了分析，并深入剖析文書管理的現狀，進而對新形勢下文書管理的運用技能進行探討，主要目的在于促使文書管理的現代化水平得到提高。

【關鍵詞】新時期；文書管理；概念；現狀；現代化水平

文書管理這項管理措施不僅具有全面性而且具有系統性，其對文件資料進行歸檔整理，并將文件資料裝訂成冊，從而方便人們查閱；對一些重要的文件還有資料實施登記、收發、傳閱、立卷以及歸檔管理等措施，將實效性強的來文來電及時傳達給相關領導，以便于領導批閱。只有這樣才能夠促使文書管理呈現出更好的整體效果。

一、文書管理具備的相關概念

通常文書都是指組織或者個人在工作或者活動中使用的一些格式特定、內容系統、體式完整的文字材料。主要包括工作簡報、電訊、圖片、圖紙、報表、紀要、通訊、會議記錄、講話稿、文件、書面和口頭記錄等形式的材料。一般可以將文書分為私人文書和公務文書兩種類型。統稱公務文書為公文，它是國家機關在處理政務的時候用來記載各種活動、交流經驗、報告相關情況、指導與商談工作、請示與回復問題，傳達與貫徹政令指示、頒布命令決定的文字材料。作為綜合性管理技術的文書管理，已經被廣泛地運用于現代各種綜合場合的資料整理當中。總之，文書管理不僅是行政機關管理的重要組成部分，同時還是提高行政工作質量及效率的重要內容。

二、文書管理呈現的現狀

（一）文書管理的管理觀念沒有得到更新。文書管理的相關管理理念沒有有效地與現代信息技術的運行相結合，其依然保持著墨守成規的態度，沒有在一定程度上形成運用技巧，特別是管理觀念也很難得到更新。針對文化管理這一項工作來分析，其整體都沒有得到應有的重視，不僅沒有為其設置專門的管理機構，同時也沒有為其配置專門的管理人員，在對各種各樣的文書檔案進行管理的時候，不僅沒有依靠先進的計算機技術，同時也沒有將相應的檔案管理制度制定出來，這種情況下，就會導致幾乎沒有資料可以查找，最終造成整體管理出現混亂的局面，那么建立嚴格化的管理模式就更是無從談起

（二）沒有擁有現代化技術。進行文書管理的過程中是難以離開先進計算機技術的應用的，假如業務處理能力不夠強，那么就很容易導致管理能力得不到發展。如果在進行文書管理的過程中，一般情況下都不接受也不學習新的知識，采用的依然還是傳統模式并且消極對待文書管理工作，那么就會導致管理和文書的實際運用形成嚴重的脫節，最終導致整體管理出現一些矛盾問題。

三、新形勢下文書管理運用技能的探討

（一）細致地整理文書資料。整理文書是比較細致的一種工作，各單位送來需要歸檔的資料一般都不會低于幾十份，有些可達到幾百份，在歸檔之前一定要查檔案號，之后根據檔案號逐個將材料放入檔案袋，一個不小心，就很有可能出現錯誤，如果要更正的話，就需要逐個清查全庫的檔案。所以說，該項工作要做到盡可能不出錯，在進行歸檔的時候一定要堅持細致這一理念。此外，還要做到檔案材料要當日收、入檔。比如，對于一些所收集到的檔案材料中存在著粘連片、金屬物、長短不齊以及寬度不一的紙張等情況的，應該細致地將其剔除、裱糊或者是裁剪等。再比如，對于一些沒有得到規范整理的檔案，要逐一對其展開細致地整理，從而促使每一本檔案都變得整潔美觀、裝訂整齊、目錄清楚以及編排有序等。

（二）綜合運用現代管理技術。在進行文書管理的過程中，需要具備一定的管理技能。運用計算機和各種其他技術來管理文書，有利于提高整體的管理水平。在以本質工作為立足點的前提下，可以一邊學習現代化技術一邊展開文書管理工作，對計算機處理技術進行有效運用，能夠保證文書得到更高層次的保護。依靠現代化信息技術，引進一些具有先進性的管理理念，改革文書管理中一些不科學的做法，嚴格按照相關的程度及規定對文書進行管理，認真地對所有材料進行鑒別和篩選，最終實現規范化的文書管理。

四、結語

文書管理是一種學習和實踐綜合技術的過程，在實際管理中，其所涉及的每個環節都難以離開準確、及時、安全的管理要求。那么就一定要立足于整體管理的實際需要，綜合運用制度管理、細致管理以及人員管理等多項措施，特別值得注意的是要突出對文書管理現代化技術的運用，最終促使文書管理的整體效能得到提升。

參考文獻：

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