試談檔案信息的開放與控制

文/齊齊哈爾市檔案館 丁繼武

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試談檔案信息的開放與控制

文/齊齊哈爾市檔案館 丁繼武

【摘要】要想正確處理好檔案信息開放利用與涉密信息控制使用的矛盾，就必須做好檔案信息的開放與控制工作，從而做到既滿足社會利用檔案的需求和打造陽光政府，又確保檔案信息的安全。

【關鍵詞】檔案；信息；開放；控制

《政府信息公開條例》明確了“以開放為原則，保密為例外”的理念，要求各級檔案館必須提高檔案開放利用的時效性，應開放的檔案要積極創造條件，向公眾提供利用，及時滿足社會各方面的需求。檔案不可能隨時開放，也不可能絕對開放。《政府信息公開條例》明確規定對于涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私的政府信息不予公開。

一、檔案信息開放與控制的重要性

檔案開放是檔案利用發展的階段產物，開放檔案利用是深化改革開放的新方針，是加快社會法治化、民主化進程中的新步驟。開放檔案向社會提供更多、更豐富的檔案信息資源，有利于社會的和諧發展，有利于科學文化的進步，有利保護公民的權利，有利于檔案信息資源共享，有利于檔案事業的良性發展。任何一個國家的檔案都有封閉期。匈牙利為20年，梵蒂岡為80年。我國是30年。但涉及到國家秘密的、工作秘密的、商業秘密的、個人隱私的禁止向社會開放。適當限制相關檔案信息的開放，是國家安全的需要，是維護社會穩定的需要，是保護知識產權的需要，是保護人權的需要，是維護檔案信息安全的需要。

二、檔案信息開放與控制工作存在的問題

目前各地檔案的開放利用工作尚不理想、政策不完善、機制不健全。對檔案的限制利用有法律制度的文明規定，也有人為的限制，還有傳統觀念的束縛，過于強調保密性，保密過寬、利用從嚴等因素，制約了檔案解密與劃控開放工作開展。

（一）相關的法律法規制度不完善、不健全。《檔案法》對開放的檔案的有關概念與具體范圍沒有明確的法律規定，劃控與開放范圍界定的不具體、不科學，館藏檔案期限鑒定存在誤差，操作性不強，沒有健全、完善的檔案開放利用鑒定、劃控規章制度和檔案利用審核機制。

（二）館藏檔案解密劃控工作歷史欠賬大。由于劃控工作量大，造成解密與劃控工作滯后。有的文件保密期滿，不能夠向社會開放。檔案解密、降密的工作尚不完善，職責不明確。致使保密期滿檔案的解密、降密工作開展舉步維艱，檔案開放利用起步緩慢，運轉不暢等。

（三）涉密文件密級目錄沒有標識。傳統的案卷形式立卷和現行的文件及立卷工作，案卷目錄、歸檔文件目錄普遍沒有對文件密級進行標識，一定程度上影響了解密與劃控工作的進度。

（四）2001年前的機關文書檔案基本是以案卷形式歸檔保存。對涉密檔案的控制采取得是每一卷中有一件或幾件是控制的未解密或不宜利用的就必須整卷檔案都控制，所以許多應當開放的文件也被列入控制范圍，影響了開放檔案的利用效果。

三、做好檔案開放與控制工作的建議

（一）做好檔案解密與劃控工作，確保檔案信息的安全。首先，健全、完善并嚴格執行檔案開放利用鑒定、解密與劃控規章制度，制定館藏檔案解密劃控實施方案。其次，建立健全檔案開放利用審核機制。成立館藏檔案解密與劃控初審小組和檔案解密與劃控復審小組，明確責任，制定目標，定期研究檔案解密與劃控問題。由初審小組負責館藏全部檔案解密與劃控工作，對擬開放檔案逐卷、逐件、逐頁進行審核，編制開放檔案目錄，并提出開放意見，經檔案解密與劃控復審小組討論通過后，確定檔案是否開放與控制時限。

（二）嚴格執行國家規定。確保開放的檔案不涉及國家秘密、工作秘密、商業秘密和個人隱私，無損于黨和國家的形象與社會穩定，確保檔案信息的安全。對開放檔案先定密，后劃控，控制到哪一級，哪些可向社會公開開放，哪些不宜開放，編制開放目錄和控制目錄。開放與控制檔案的范圍清楚、例外原則清晰,相互銜接,相互配套,形成科學的規范開放檔案的規則體系,有利于檔案依法、有效、有利地向社會和公眾開放。

（三）明確館藏檔案解密與劃分控制適用范圍。確定劃控標準，做到標準統一，方法一致，規范檔案劃控開放工作流程。做到先定密級，后劃控，哪些可向社會開放，哪些不宜向社會開放，應向社會公示，做到開放與控制檔案范圍明確。如針對一卷中有任何一份未解密或不宜提供利用，整個案卷不予開放的情況，可以效仿英國做法。在英國，已經解密案卷中個別檔案仍然需要保密的，文件抽走，代之以一張小卡，標明檔案的類別、全宗號、目錄號、案卷號，并標明密級、開放時間和存放位置，其他檔案提供利用。

（四）處理好檔案數字化過程中檔案開放與控制的關系。通過檔案的解密與劃控工作為檔案全文數字化奠定基礎，保證檔案數字化的順利開展，確保涉密檔案在檔案數字化過程中的安全。同時充分利用檔案數字化優勢，加快開放力度，加快檔案電子數據庫，電子數據質量控制體系建設，確保電子數據的準確、規范和安全。確保涉密與不宜利用的檔案網絡信息的安全，做到公布的不涉密，涉密的不公布。