淺議如何充分發揮綜合檔案室在醫院管理中的作用

文/江蘇省連云港市第一人民醫院　胡靜

淺議如何充分發揮綜合檔案室在醫院管理中的作用

文/江蘇省連云港市第一人民醫院胡靜

【摘要】經濟的迅猛發展，極大地刺激了醫療行業的發展，尤其是三級甲等綜合醫院的發展，大量的信息和證據表明三甲醫院的檔案管理越來越引起高層管理者的重視。檔案管理是醫療行為的重要組成部分，它不是僅僅局限于醫療行為的管理活動，也不僅僅是檔案部門和檔案管理人員的事情，而是需要醫療行為中所有人員共同參與的一項事業。新形勢下，如何才能充分發揮出綜合檔案室在醫院管理中的作用，是醫療高層管理者面臨的新的挑戰。本文主要從五個方面對綜合檔案管理進行分析：一是提高管理者對綜合檔案的認知水平；二是辦公室為綜合檔案工作創造良好環境；三是建立健全醫院綜合檔案管理制度；四是做好綜合檔案保密工作有效提高醫院管理水平；五是為綜合檔案工作創造有利的物質條件。

【關鍵詞】檔案室；醫院；管理；作用

隨著現代醫院管理模式的不斷發展，使檔案工作已經成為一項必不可少的內容。我院從之前功能單一的檔案室到現在綜合檔案室的成立，說明檔案在醫院管理中的重要作用，如何充分發揮綜合檔案室的作用是擺在我們面前的新課題。

就檔案的本職屬性而言，它是醫院管理活動的原始性記錄，是醫院發展史的真跡和憑證，具有重要的查考使用價值。完整的、系統的檔案資料，不僅僅是一種單純的文字材料的儲備，更重要的是它準確地記錄了醫院醫療技術發展和成長的過程，是一所醫院重要的歷史寫照。檔案材料不但能直接反映醫院發展與管理工作的密切關系，而且也能間接反映各階段醫院管理水平及院風院貌等情況，從某種意義上講，檔案工作的建設是醫院進步極其寶貴的財富之一。

檔案工作的主要職能是服務于管理工作，從這一點上來看，因此重視檔案工作在醫院管理中的作用，是提高醫院管理質量和管理水平的重要環節，同時也是醫療工作面向社會高質量的為經濟服務的保證。所以加強醫院的檔案工作，提高檔案管理水平是十分必要，也是十分迫切的。

我院是三級甲等綜合醫院，我院綜合檔案室成立于2005年底，集文書、科研、基建、設備、會計、人事、醫技、聲像、實物檔案于一體，集中管理，同時開展對內對外提供利用工作。實踐證明，重視綜合檔案工作在醫院管理中的作用，是提高醫院管理工作的重要環節。

一、提高管理者對綜合檔案的認知水平

由于現代醫院管理模式的逐步轉變和管理水平的不斷提高，我院正朝著科學管理的方向發展。在這種新形勢下，醫院的基礎管理工作顯得十分突出，需要完整、準確、系統的檔案作為管理的依據。尤其是在當今信息社會中，重視信息管理已是一種不可抗拒的管理模式。一條信息可以引來新的發明與創造，一份資料可以獲得高倍效益的分析和決定，這些均來自于檔案的作用。

醫院是以患者為生存依托的，主要任務是向病人提供高技術質量的、合理的、安全可靠且又信譽至上的醫療服務，滿足社會對醫療工作的需求。優質的服務、經濟的收入等相對是醫院高層管理者更為關注的焦點。而要更好地管理醫院，就必須了解醫院自身的過去和現在，了解本行業的歷史和現狀。例如在醫院管理中要開展經濟核算工作，如果沒有全面、系統、準確的檔案資料作為依據，就不可能分析和制定出切實可行的管理方式和工作指標，如果缺乏檔案信息觀念，那么在談及經濟管理時只能涉及一般的表面現象。要想深入分析就必須參考查閱醫院各階段的發展變化情況和大量的檔案資料，這樣才能找到應有立足點，完成較為可靠的數據。就醫院的管理而言，不僅經濟管理的決策需要有檔案資料的支撐，其它管理亦是如此。

目前在醫院的管理中，領導者對綜合檔案工作在醫院管理中的地位和作用的認識還不是很平衡，缺乏正確的決策需要用什么來保證的認識。綜合檔案資料作用于領導的決策過程，相當于領導者決策前參考分析、調查研究的過程，這個過程，是領導者決策正確與否的關鍵所在。加大綜合檔案管理決策力度，使醫院領導者認識到檔案管理的重要性，是與管理好醫院息息相關的。只有做到這一點，醫院領導才有積極性去加強綜合檔案管理工作，才不至于忽視檔案工作。作為醫院領導，應該把眼光放得遠一點，看到將來，應當認識到檔案這一極其寶貴的資源是容易丟失而難于復得的，只有這樣，綜合檔案工作才能在醫院管理中發揮積極的作用。

二、辦公室為綜合檔案工作創造良好環境

綜合檔案工作是醫院辦公室工作的重要組成部分。因此，綜合檔案室工作的優劣與辦公室支持有著不可分割的關系，辦公室主任也就起著關鍵的作用。一般來說，一方面醫院的檔案管理工作是千頭萬緒的，綜合檔案室的建立也是從無到有的。如果只有領導者的決策意志作用在檔案工作質量等方面，不可能逐個環節都保證符合標準、符合要求。另一方面，醫院的檔案資料的內部收集整理及日常管理是需要辦公室主任的大力支持，這樣才能使檔案工作者做好收集、整理、歸檔，接受上級和市檔案局的檢查，對外交流等工作。定期向院領導匯報檔案工作情況，宣傳《檔案法》內容及管理要求，聯系解決綜合檔案庫房、設備、用具等物質條件問題，解決檔案管理環境、機構和人員，制定綜合檔案工作計劃和活動方案等，均需要辦公室的大力支持。

辦公室支持檔案工作的另一個主要任務就是檢查指導綜合檔案工作的開展。醫院綜合檔案室工作的成績與辦公室的工作職責是分不開的：一是上級或同級管理部門到本院檢查指導工作，需要陪同并虛心聽取意見，要針對有關工作問題提出整改意見；二是要經常參加檔案工作會議及有關檔案工作活動，進行必要的檔案管理工作經驗交流，實時了解檔案工作的新動態；三是以規范化、標準化為要求，提高工作人員的業務素質，抓好綜合檔案管理質量；四是從實際出發，隨時做好綜合檔案工作人員的思想政治工作，關心他們的學習和工作情況，幫助他們解決工作中的困難；五是認真貫徹執行《檔案法》，依法辦事，落實綜合檔案管理程序，提高綜合檔案效果。

辦公室在醫院綜合檔案管理中，其責任與作用相當重大。因此，在繁雜的事務性和政務性工作中，辦公室對綜合檔案工作的支持并不是道義上支持，更不是無形的支持，而是實實在在的、有形的具體工作的支持。只有這樣，才能給綜合檔案工作人員以直接的、良好的影響，才能最大限度地調動工作人員的積極性和自覺性，從而達到提高醫院綜合檔案工作水平為醫院管理與發展服務的根本目的。

三、建立健全醫院綜合檔案管理制度

一項具體工作的開展，其實施過程是一系列工作管理制度的落實過程。綜合檔案管理工作也同樣如此。從我院的綜合檔案管理作用來看，要使檔案工作更好地服務于醫院管理，制定嚴格的、健全的檔案管理制度是必須的。

1.以集中、統一管理醫院的全部檔案為主導，建立《醫院綜合檔案管理制度》。由于工作條件不具備，不能一次到位的，可采取循序漸進的管理辦法，但總體的管理目標應該明確。實行集中統一管理，才能真正維護醫院檔案的完整和安全，才能保持檔案的有機聯系，才能使檔案有科學依據和提供有效的利用。在管理內容上，要健全檔案材料的形成和歸檔制度、移交制度、收集整理制度、借閱利用制度、保管制度等。

2.明確對文件收發管理人員、綜合檔案室工作人員和與檔案工作相關聯的職能科室負責檔案資料管理人員等各級人員，在檔案工作中的職責，提高檔案資料初期的管理能力，保證醫院各門類檔案的歸檔質量。

3.制定各職能科室運行操作中各種資料的歸檔范圍和保管期限，達到全院綜合檔案管理條理化、系統化。

4.開展綜合檔案信息化，建立網絡版綜合檔案室檔案總登記冊、分類明細登記冊、接收移交登記冊、借閱登記冊、流動及銷毀登記冊等利用檢索工具。在我院現有的檔案軟件中按照不同的分工開放不同的權限，最大限度地發揮我院的綜合檔案工作在醫院管理中的作用。

四、做好綜合檔案保密工作，有效提高醫院管理水平

綜合檔案管理人員要維護檔案的完整與安全,這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為領導正確決策提供物質保證。

1.檔案利用規章制度一般有閱覽、外借、復制等制度。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。

2.利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。

3.加強重點監護。對某些為獲取憑證而來查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看收劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀擋案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

五、為綜合檔案工作創造有利的物質條件

切實做好醫院綜合檔案工作，離不開必要的物質條件。要使綜合檔案工作在醫院的管理與發展中充分發揮其功能和作用，就必須為其工作的開展創造一定的有利條件。我院在綜合檔案工作的建設上，依據實事求是、逐步發展的原則，分階段開展。

1.成立綜合檔案室，完成各門類檔案資料的清理、移交、接收和歸檔工作，使全院分散在各職能部門的檔案實行統一管理。

2.依據實際綜合檔案工作需求，擴充綜合檔案室專用房，實行三室分開，購買檔案設備、裝具等，改善綜合檔案管理條件。

3.配備專職檔案人員提高綜合檔案管理水平，打破以往兼職管理檔案人員多數兼而不干，經常換人，工作無序的局面。綜合檔案管理人員必須提高認識，轉變觀念，樹立“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”的理念，積極參加檔案業務培訓，努力提高自己的業務能力，了解和把握信息化發展對檔案事業的影響和要求，充分認識檔案信息化的地位和作用，拓展檔案信息資源開發利用和管理的工作思路，提升檔案工作能力和服務水平。有效開展綜合檔案信息化工作，提高了檔案管理的水平。

六、總結

綜合檔案工作是醫院管理中最基礎的工作，它不僅是一所醫院最為珍貴的財富，同時也是醫院整體素質與等級管理規格的具體反映。檔案利用中體現著醫院的管理效益，是醫院生存與發展的最原始的記載，無論是經驗與教訓、發展與退步，只有通過檔案才能真實的反映出來。所以，重視綜合檔案工作是醫院管理中不可或缺的內容，是醫院發展道路上一項重要的事業。

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