高校檔案管理信息化問題及對策

文/甘肅省慶陽職業技術學院　張紅

高校檔案管理信息化問題及對策

文/甘肅省慶陽職業技術學院張紅

【摘要】檔案管理信息化在高校信息資源的組織結構中占據著特殊的位置，與此同時檔案管理在歷史發展的長河中，出現了諸多的問題和瓶頸。本文針對存在的一系列諸多問題，進而探討高校檔案管理信息化的解決措施。

【關鍵詞】高校；檔案管理；信息化

目前，各大高校的檔案管理信息化建設普遍開展，在提高工作效率的同時，節省了勞動力和物資。但是高校檔案信息化在專業人士和設施配套方面仍然不夠完善。本文主要就高校檔案信息化管理中實際殘留的問題進行細致分析，進而提出相對應的解決對策，旨在提高檔案的使用率和便捷的檔案管理辦法。

一、高校檔案管理信息化存在的問題

(一)基礎設施配備不夠完善。良好的硬件設施與配套的專業性軟件是現代信息化建設的前提條件。如果高校檔案管理不具備基本的設施設備，建設信息化管理只是紙上談兵。實現檔案管理的信息化的前提是高校的檔案機關具備接收和生產電子文件的網絡設備。硬件設施包括計算機、交換機、掃描儀和網絡設備等；專業軟件包括檔案信息的處理系統、信息數據庫和相聯系的軟件及程序。調查顯示，我國高校檔案館缺少這一系列的基礎硬件設施和必要的配套軟件，進而制約我國高校檔案管理信息化發展。

（二）紙質檔案信息數字化發展遲緩。紙質的藏書檔案轉換為現代電子文檔的模式是歷史發展的必然。數據庫和電子文檔用于文件的保管和儲藏為檔案信息管理提供便捷，但是高校幾十年甚至上百年的紙質檔案進行數字化、刻成光盤、進行磁盤存儲并建立完整的全文數據庫是一項艱巨的任務。該過程需要大量的勞動力和物資，目前來看，各大高校在這個方面的投入有限，進展明顯遲緩。

（三）檔案管理信息化缺乏統一系統。高校的信息檔案實現資源共享，需要制定統一的標準。標準通過完整的體系和機制來體現，包含管理中系統軟件和網絡技術的應用，同時也包括紙類檔案的標準化和電子文檔的要求。同時，各個地方區域的檔案管理標準也需要達到一致的標準。就目前而言，我國檔案管理未形成統一的發展規劃和統一的標準。對于高校而言，檔案管理的標準是不夠完善，從而阻礙信息現代化的建設，也會給資源共享帶來不便。

（四）檔案信息化的管理缺少專業人士。據調查，各個高校目前的信息管理人員缺少專業人士，就目前情況而言，高校檔案管理人員幾乎沒有?？苹虮究茩n案管理專業或信息技術專業畢業的學生，熟悉檔案管理和現代網絡技術的人士更加匱乏。大多數的檔案管理人員都是跨行業或兼職從事檔案管理工作的，所以系統的檔案管理工作對于他們來說具有一定難度。檔案管理人員中專業人才的缺少約束了檔案管理信息化的持久發展。

二、針對高校檔案管理信息化問題的解決辦法

（一）加強檔案信息化的硬件和數據庫建設。檔案信息化的建設需要通過諸多硬件和數據庫來建立，檔案信息化的發展離不開物質條件，加強相關的硬件設施勢在必行?，F有的設備需要繼續利用，同時，需要引進大批量的先進設備，從實際角度出發，引進設備時需協同專業人士，購置先進設備時，要聽取專家的意見和建議，保證設備的先進性并杜絕不必要的浪費現象。

（二）強化高校對檔案管理信息化的重視。領導要起到一定的帶頭作用，深刻了解檔案管理的法律法規并熟悉上級行政管理部門對于檔案管理信息化的要求。領導要定期集合全體的檔案管理人員討論檔案管理過程中遇到的的各種問題，根據工作中遇到的問題進行系統性的研究討論。時刻牢記檔案管理信息化的發展的必要性，要理解檔案信息化的發展道路，循序漸進的提高檔案人員對于檔案管理信息化重要性的意識。

（三）通過網絡來提高檔案管理信息化的運行機制。檔案的實際價值在于其再利用價值，而檔案信息化的管理會為檔案的充分利用提供有利的條件。實現檔案資料及檔案信息整理、檢索的自動化是高校共同努力的目標?，F代先進的網絡技術應該廣泛的應用于檔案管理中，使檔案管理的信息化水平得到較大提升，高校的檔案就能更好地為教學、科研等領域服務。高校的檔案館無法獨立工作，檔案信息化的進程需要諸多因素支撐。教學、科研、行政、宣傳等工作的順利開展需要一個有效完善的檔案管理信息化運行機制，這就需要領導的帶頭和相關部門的緊密配合來完成。

（四）充分招募檔案管理的專業人士。管理人員是檔案管理中不可或缺的一環，檔案管理信息化的水平取決于檔案管理人員整體的知識水準以及他們的整體素質。檔案管理信息化的建設對綜合型人才的需求較為強烈，檔案管理人員在熟悉相關知識的同時還要對業務熟練。專業人才可以通過以下兩個渠道招募：一是通過人事部門的招聘；二是高校自己培養專業的人才通過培訓和進修。各大高校都應該采取有效措施和策略，提高信息管理人員的工作積極性。

三、結語

當今社會，是信息化的時代，各行各業都離不開信息和網絡。高校檔案管理信息化是社會發展的必經之路，同時也促進著社會經濟的長久高效發展，而且還大幅度提高了館藏資源的完整性和永久性。所以提高檔案管理的進步是歷史發展的重要任務，也是每個檔案管理人員應盡的義務和責任。完善的檔案管理要緊跟時代的腳步，只有適應不斷發展的社會趨勢，才能呈現檔案管理工作的新面貌。

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