醫院檔案的收集、開發和利用的研究

文/廣東省東莞市第五人民醫院　王霞玲

醫院檔案的收集、開發和利用的研究

文/廣東省東莞市第五人民醫院王霞玲

【摘要】醫院檔案管理工作，具有規范化、標準化和程序化要求，其管理內容，主要包括檔案的收集、開發和利用。本文立足于醫院檔案管理的實際工作，分析檔案收集、開發和利用環節客觀存在的問題，針對問題提出了檔案收集、開發和利用的管理方法。

【關鍵詞】醫院；檔案；收集；開發；利用

一、醫院檔案收集、開發和利用的常見問題

（一）檔案收集問題。檔案收集，是醫院檔案管理工作的基礎。在收集方面，有不歸檔、歸檔數量不齊全、歸檔錯誤等問題，某醫院的日常檔案管理工作，由于沒有將偶發衛生事件信息收集，列入至重點歸檔內容，以致在突發非典期間，既沒有及時布置歸檔工作，也沒有催收相關部門提交病例資料，使得某些關鍵性文件出現流失現象，另外只重視紙質檔案，而忽視聲像、電子、實物等載體型材料，也是多數醫院檔案收集工作的通病。

（二）檔案開發問題。檔案的開發編研，傳統的檔案管理標準，反而成為開發編研工作的條條框框，對于少量種類的檔案資料，綜合加工分析方法尚可應付，如果遇到反映醫院醫療科研，或者其他重大信息的資料開發，則對編研的創造性要求更高。根據目前醫院的發展形勢，很多專題的匯編資料，涉及到各種原始資料、統計數據和基礎事實，某些醫院滯留于墨守成規的“室內資料室內編”方式，平時不開展檔案編研規劃工作，在產生開發需求時才忙于應付，這種情況在很多醫院中屢見不鮮。再加上檔案開發編研規則的不明確，操作手段的不規范，以及操作計劃的不周詳，都可能影響檔案的開發編研質量，甚至脫離醫院的實際發展需求。

（三）檔案利用問題。醫院檔案不僅是醫院發展情況的反映，而且是醫院發展的信息依據。對此，很多醫院并沒有意識到檔案的重要性，以致對檔案的利用不充分，反而形成信息資源浪費現象。檔案利用的有效性與否，除了意識方面的問題，在方式層面，也有一定的問題存在，譬如利用方向不明確、利用手段落后等，不僅無法發揮檔案的作用，而且會浪費人力、物力和財力。

二、醫院檔案收集、開發和利用的問題對策

（一）檔案收集問題對策。檔案收集的相關信息，上至醫院高層，下至個科室，都是主要的信息來源。由于收集意識淺薄，加上醫院宣傳力度不足，很多醫院對歸檔工作的重視程度不夠。筆者認為：檔案部門應該主動爭取醫院高層領導的支持，同時及時與科室溝通，爭取更多人重視和支持歸檔工作。而在前端控制方面，為避免檔案收集工作的“無章可循”，在檔案收集工作開展之前，有必要立足于實際情況，進行充分的調查研究，以此科學劃定收集的范圍和采用合理的收集方法。期間，檔案部門要明確立卷人員的分工和職責，以指導、培訓、監督、檢查相結合的方式，對立卷工作進行跟蹤，尤其是在催收環節，要杜絕不歸檔和歸檔內容不符合要求等情況的出現。至于檔案收集的方法，針對不同的收集對象，可靈活選擇集中收集、分散收集、網絡收集、上門收集和不定時收集等方式，加快信息化在收集環節的建設。

（二）檔案開發問題對策。隨著醫療衛生體制的改革，以及現代型醫院的深化發展，檔案開發編研工作，有必要探索一條適合醫院的新渠道。圍繞以上提到的檔案開發問題，筆者認為需要從以下幾個方面進行解決：首先是檔案開發編研管理網絡的構建，考慮到醫院檔案信息收集內容的繁多復雜，而作為重要歸檔對象的各個部門，所提供的信息資料，可能涉及到各種專業性極強的技術和一些機密程度比較高的科研工作，而普通的檔案歸檔工作人員，不可能面面俱到地了解這些技術和工作，此時如果有網絡軟件作為輔助編研管理，則能夠避免編研管理過程中受到技術因素的限制，確保不會出現錯誤開發或者遺漏開發的問題。其次是將信息化管理技術，融入到檔案開發編研環節。目前互聯網上，充斥各種圖書、文獻、期刊和情報信息，雖然真偽有待考證，但信息量已經遠遠超過紙質文檔，在這種信息資料極為豐富的網絡環境中，信息管理技術的融入，能夠提高檔案開發編研的效率水平，為醫院節省更多的人力、財力和物力，使得醫院的檔案室，成為名副其實的綜合效益資源庫。最后是開發編研水平的提高，以醫院的專題數據匯編工作為例，在此類檔案開發之前，要檢查專題研究的成果，在多方論證和認真篩選后，形成能夠分期實施的選題計劃，將“立足室藏”和“面向需求”結合起來，圍繞醫院改革、建設、發展的現實需求，真正掌握檔案開發編研工作的脈絡。

（三）檔案利用問題對策。檔案利用問題的解決，需要從兩個方面入手，一是意識，二是手段。意識方面，在上文“檔案收集問題對策”的研究中，已作出類似的闡述，在此重點研討檔案利用手段問題的解決。鑒于目前醫院檔案利用手段的滯后性，筆者認為：一方面，醫院在利用檔案時，需要明確利用方案，即檔案的用途，譬如用于某醫療專題研究的檔案，則在將詳細的檔案需求信息傳達至檔案管理部門后，由后者準確提供所需檔案；另一方面利用信息化的技術，減少檔案重復利用的行為，這也是檔案利用方面亟待改進的地方。

三、結束語

通過以上的研究，基本明確了醫院檔案在收集、開發和利用等方面的問題，以及相應問題的解決對策，原則上可供相關醫院檔案管理工作，引為工作參考借鑒的理論和實踐依據，但考慮到不同醫院檔案管理工作要求和條件的差異性，以上方法在實際應用時，需要根據檔案管理工作的實際情況，進行靈活地參考借鑒。

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