淺析企業檔案資源建設

文/常德市經濟建設投資集團有限公司　劉瑛

淺析企業檔案資源建設

文/常德市經濟建設投資集團有限公司劉瑛

【摘要】企業檔案資源建設是國家檔案資源建設的重要組成部分。加強企業檔案資源建設，不僅是保證企業可持續發展的前提條件，而且對于增進企業內部管理，提升企業文化形象，具有重要的現實意義。文章結合企業工作實際，從企業檔案管理的視角，就如何加強和完善新時期檔案資源體系建設提出了一管之見。

【關鍵詞】企業檔案；資源建設；企業管理

企業檔案資源是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和，保存備查的各種文獻載體形式的全部活動的真實記錄，是國家檔案資源不可或缺的一部分。它生動、鮮活、權威地記載了企業的成長發展歷程，是企業的一項根本性、基礎性管理工作。當前，企業檔案資源建設的發展存在不平衡、不科學的現實問題，亟待引起高度重視并加以解決。為此，企業應從企業檔案管理等方面入手，在企業檔案資源建設上做好文章。

一、企業檔案資源建設的基本內容

企業檔案資源的內涵十分豐富，涵蓋了黨群工作、行政管理、經營管理、設備儀器管理、基本建設、科研開發、資本運營、人事管理等多個方面。與此相對應，就應有文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業務檔案等各個門類。從檔案形成來看，不僅有紙質的文書圖表類，還有聲像、實物、電子等特殊載體類檔案。企業必須將各個發展時期、各個運營流程中產生的文件材料，根據國家檔案局10號令的要求集中收集、規范整理、統一保管，提供及時有效的服務，讓企業檔案資源發揮更為突出的作用。同時要強化認識，創造條件，立足于企業文化建設、完善企業管理、企業可持續發展的高度，開展檔案資源整合，逐步建立起門類齊全、內容豐富、突出企業特色的檔案資源體系，強化檔案工作規范化管理。應該具體突出以下三個方面的工作。

（一）收集各類原始記錄。原始記錄不僅能夠實時地提供豐富、客觀的細節信息，還是準確印證相關活動、反映其規律的可靠憑證，具有原始性、真實性、憑證性等特點。如果平時沒有做好企業各類原始記錄的積累，或者收集不全面、不完整、不及時，那就根本談不上如何做好檔案資源建設和檔案管理工作了。譬如相關原始記錄能及時收集歸檔，就能提供詳細、準確的反傾銷證據，確保現代企業在市場競爭中的合法權益。因此，企業必須重視原始記錄的全面、完整收集，以真實反映歷史、突出企業特色、豐富室藏檔案資源，以確保在關鍵時刻讓其發揮關鍵性、決定性的作用，確保企業在改革、發展、穩定等步伐中走得更堅實。

（二）加強檔案信息化工作。檔案作為不可再生的信息資源、文化資源，蘊藏著企業先進的文化和先進的生產力，是不斷提升企業實力的有力保障。企業檔案資源除具有存史的功能外，還具備參考和憑證、信息交流利用、文化休閑、展覽教育、營造法制誠信社會等重要功能。應該充分運用信息化、網絡化的優勢和手段，綜合集成，充分整合信息資源，為產品升級、技術創新、優質服務等企業發展提供有效的支撐作用。檔案信息資源也是企業的一項基礎信息資源，企業要想長遠的發展就必須要對檔案信息資源重視起來，積極地對檔案信息資源進行科學合理的開發利用。在當今快速的信息化時代下，辦公自動化等系統正逐步實施。企業檔案信息資源管理主要是電子文件的管理，要想企業基礎信息資源能夠完整、規范、安全地歸入企業信息資源寶庫我們需要規范好電子文件歸檔管理這一主要工作使得檔案管理工作發揮出應有的社會經濟效益。

（三）做好合同文件的收集和保存。合同是市場經濟基本的法律憑證，是鑒證企業信用等功能，成為市場經濟活動中經常需要查閱的原始憑證。現代企業應該從長計議，把合同文件納入歸檔范圍。拿筆者所在的集團公司來說，要進一步建立健全項目檔案的工作制度，完善檔案資源建設。包括項目建設檔案管理工作應與項目建設同步進行。在項目竣工后的文件材料的清理、歸檔工作，應該依據勘察設計單位、施工單位、監理單位為順序規范整理好相關文件，并好保存兩份在檢查檔案完整無誤后將其中一份移交給建設單位。當檔案部門對竣工后的項目檔案登記并且驗收合格后才能進行竣工驗收。隨著經濟快速發展，我市重點建設項目不斷增加，特別建議要對可行性研究報告、項目立項、合同（協議）、立項文件等文件材料加強收集和保存。

二、推進工作講求科學、規范、標準

要運用科學、規范、標準的管理方法，積極探索檔案資源建設的最佳方式和有效途徑。企業要針對自身的實際情況及需求，在分析企業檔案資源建設問題的基礎上，歸納、分析企業檔案資源建設的重點、特點、難點，并提出加強檔案資源建設的有效措施。要用科學、規范、標準統一規范檔案資源管理的各個流程，特別要學習貫徹國家檔案局10號令，規范制定本企業的《文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表》。此外，隨著科學技術的不斷進步，自動化辦公等先進的管理系統應運而生，要用檔案管理的理念來規范，切實根據檔案部門關于數字化的統一要求，正確使用合適的檔案軟件、數字化處理設備等。

（一）統一做好檔案的收集、整理、保管。收集工作是做好檔案業務工作的基礎，要充分重視各類文件材料的收集。而加強檔案資源收集就必須按照國家檔案局10號令的要求，調整本企業文件材料歸檔范圍。收集工作的關鍵不僅在于管理、經營、生產、基建等方面，而且必須收集各職能科室、部門在各項具體業務工作中，各個環節產生的文件材料，不能因為部門利益而不納入歸檔范疇。每個部門都應明確一名兼職資料員，負責此項工作。在整理工作中，要注意不同門類的檔案有各自的歸檔整理要求。管理類（文書）檔案整理依據《歸檔文件整理規則》和國家檔案局10號令關于企業檔案劃分保管期限的規定；會計檔案整理依據《會計檔案管理辦法》；照片檔案整理依據《照片檔案管理規范》。有的業務檔案還須按照上級行業主管部門和檔案部門聯合印發的檔案管理辦法進行規范整理。集中統一保管是做好企業檔案資源建設的必然要求。企業必須把有保存價值的檔案都收集齊全后實行檔案的集中統一管理，使其真正反映本企業整個歷史面貌、發展歷程等，才能保證檔案資源建設各項工作的順利開展。

（二）主動參與記錄等前期工作。主要指企業檔案員要主動參與記錄等檔案資源建設前期工作，做好前端控制。要制定工作計劃，明確主動記錄的內容,積極參與到主動記錄工作中。譬如可突出當地、當時和本企業的特點，開展拍攝和記錄反映企業生產、經營、生活等場景；可靈活選擇方式，以展覽、畫冊、專題片等形式將主動記錄的成果進行展示，并且規范建檔。拿筆者本人來說，應多圍繞城市中心工作，社會發展和城鄉發展變遷等，進行實地拍攝形成檔案資源。

（三）對檔案資源實行有效整合。收集歸檔后，要通過多種途徑、方式，對企業檔案資源實施有效的整合，充分發揮其綜合優勢，實現檔案資源的廣泛共享。一方面，要分門別類地對室藏檔案資源進行清查和統計，澄清底子，為將來檔案員工作交接、向國家綜合檔案館移交等做好準備；另一方面，要對檔案資源進行優化配置和加工處理。通過科學整合檔案資源，可以實現檔案資源科學有序的管理，便于保管和利用。例如可以借鑒現有的檔案資源，選準角度，去粗取精，編輯發行關于企業發展歷程的書刊或光碟，可起到記載歷史、傳承文化、借鑒育人等作用。此外，室藏重要的檔案需要數字化加工，進行雙套制保存，其中珍貴的檔案還需要仿真或復制處理，便于日常利用。

三、完善企業檔案管理機制

檔案管理機制是企業檔案資源體系建設的組織保證。只有建立有效的檔案管理機制，實現檔案管理工作的制度化、規范化、科學化，才能使檔案管理更有效地為公司管理工作服務。要注重各個流程環節的管理，做到以制度促規范，以制度促發展。要根據相關法律法規結合公司的實際情況建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況以促進公司的可持續健康發展。

（一）增強檔案意識。要加強企業檔案資源建設，一般情況下主要通過法制教育活動來提高決策層和廣大員工的檔案意識和法制意識，這樣可以增強他們對檔案資源建設工作的信心，企業領導及員工應充分認識到加強檔案資源建設工作的緊迫性和重要性，高度重視檔案資源建設工作，強化檔案意識，樹立“內強素質、外樹形象、依法管理、爭創一流”的先進理念，做好檔案資源建設管理，為企業檔案工作的開展創造良好的環境，逐步提高檔案資源建設的新水平。

（二）完善規章制度。要完善檔案管理各項規章制度，突出檔案資源建設工作，使檔案工作與其他工作同研究、同部署、同檢查、同總結。例如將企業文件資料的形成、積累、整理、歸檔列入生產、科研、基建、經營等各項工作計劃和管理內容中，結合本企業的實際情況出發，有目的進行政策的落實，意見的發表，有針對性的列出工作重點。同時，不僅應貫徹落實檔案部門的相關歸定，做好各類檔案的管理要求，還應當把檔案工作引入到企業的發展中來，明確企業的發展規劃、年度考核和年度計劃，有責任有任務的進行分配，使檔案資源建設真正落到實處。要確定檔案資源建設的總體目標和長遠規劃，制定實施方案和步驟，形成資源建設的立體管理網絡。

（三）創新檔案資源建設工作思路。企業檔案管理部門在做好檔案資源建設工作的同時，還應做好檔案資源建設領域的拓展工作及尋找新的方式方法，從整體全局出發促進檔案工作的規范化管理，并給檔案資源建設創造新的動力、投入新的活力。如筆者所在的集團公司在市重點項目建設開發中，開創了“以我為主、條塊結合、以塊為主、統一領導、分級管理”的項目工程檔案管理工作體制，使檔案工作真正滲透到項目工程建設的各個環節，形成了統一領導、統一制度、全程監控、便于服務的格局，確保工程檔案的完整、準確、系統、規范，有效地服務了我市經濟社會的發展大局。

參考文獻：

[1]賀真.論現代企業檔案資源建設依據與策略[J].檔案學研究,2009(1).

[2]陳姝.國家檔案資源建設的途徑、問題與策略[J].北京檔案,2011(6).