發揮檔案館藏開發利用功能的策略分析

文/秦皇島市北戴河區檔案館　付艷美

發揮檔案館藏開發利用功能的策略分析

文/秦皇島市北戴河區檔案館付艷美

【摘要】隨著人們對信息質量的要求越來越高，對檔案館藏資源的開發利用要求也日益提高，要求檔案館藏工作要進行一定的創新。檔案工作人員要順應時代發展的要求，使檔案館藏開發利用功能得到最大程度地發揮，這樣才能使檔案資源為社會進步所服務。

【關鍵詞】檔案館藏資源；開發利用；策略

近些年來，隨著時代發展和社會進步，現代高新信息技術得到了廣泛普及。檔案館藏的開發與利用發生了革命性變化。同時，隨著人們對信息質量的要求越來越高，對檔案館藏資源的開發利用要求也日益提高。再加上電子檔案的大量產生，使得檔案館藏開發利用工作進入了信息化、數字化與網絡化的進程中。這一切都要求檔案館藏工作要進行一定的創新。誠然，面對著信息時代的挑戰，檔案工作人員要順應時代發展的要求，只有使檔案館藏開發利用功能得到最大程度地發揮，這樣才能使檔案資源為社會進步所服務。

一、檔案館藏開發利用存在的問題

在新時期背景下，傳統的檔案開發利用理論面臨著嚴峻的挑戰。隨著環境的改變，檔案館藏開發利用功能的發揮存在一些不容忽視的問題，具體體現在以下幾個方面：

（一）便利性要求得不到充分滿足。對于生活中的所有服務活動，社會大眾都提出了“以人為本”的要求，希望服務周到、便捷與優質。隨著人們利用檔案館藏資源的意識不斷增強，他們對檔案開發利用服務工作提出了同樣的要求。然而從目前來看，檔案實際開發利用工作無法充分滿足大眾的這些服務要求。第一，檔案館藏資源的結構不夠豐富，基本以機關形成的文書檔案為主，無法充分滿足多層次利用的需要；第二，檔案館多年以來一直實施分級管理的原則，客觀上造成了同類檔案的分散管理，在一定程度上增加了使用者的查詢難度；第三，檔案館的開放時間比較固定，不夠靈活，為使用者來館查檔造成不便。這些問題的存在直接導致檔案館藏資源的開發利用功能無法得到充分發揮。

（二）多樣性要求得不到充分滿足。進入新世紀之后，社會發展的步伐越來越快，大眾的文明生活水平不斷提高，檔案資源使用者的利用需求也呈現出多元化的趨向。一方面，檔案資源使用者需要利用的檔案內容日益多元化，他們對檔案的利用要求已經從相當集中、單一的利用轉變為全方位、多層次的利用。但由于檔案館藏結構不夠完善，比較單一，館藏量也比較有限，這一切都為多元化檔案利用帶來不便；另一方面，使用者對檔案形式的要求日益多樣化。隨著科學技術的迅猛發展，檔案載體的種類不斷增多，人們對檔案的利用類型已經不僅僅滿足于紙質檔案，對聲像檔案、縮微檔案、實物檔案和電子檔案都提出了一定要求。這些都為檔案館藏結構的綜合化和多元化提出了很高的要求。

（三）層次性要求得不到充分滿足。檔案館藏資源的使用者來自于社會各行各業，他們所需求的檔案內容、使用檔案的目的不盡一致，所以對檔案館藏資源的需求產生了層次性。如果需要相關文件作為法律憑證，自然就需要提供檔案原件；但假若只是出于對情報、信息的需求，則不必苛求于檔案原件的使用，二次甚至是三次檔案信息也能達到使用需求。但如今，我國檔案館藏的開發利用主要方式仍舊是在閱覽室中借閱檔案原件，這樣既不利于檔案原件的保護，可能造成原件損壞，也無法滿足使用者的多層次利用需求。

二、發揮檔案館藏開發利用功能的策略

檔案工作人員必須意識到，提供檔案館藏開發利用服務也是一種服務工作，所以檔案部門要充分考慮使用者的多樣化需求，主動吸引使用者，提高檔案部門的形象。同時，檔案部門還要從以下幾點入手，來充分發揮檔案館藏開發利用功能。

（一）豐富檔案館藏資源，完善館藏結構。如今，檔案館藏資源使用者對檔案信息內容的要求越來越高，所涉及的覆蓋面也越來越廣泛，并對檔案館藏資源載體形式的要求越來越多元化，這些都要求檔案館藏結構要變得豐富多彩，實現檔案館藏資源的完整性和多樣化。為了實現這樣的目標，檔案部門要拓寬檔案資源采集渠道，不能抱有“等、靠、要”的思想，要積極主動地征集各種檔案，并去偽存真、去粗取精，保證檔案資源的真實性和可靠性。另一方面，要采取行之有效的方式保存好各種檔案信息，創設適合所有類型館藏檔案的良好環境。如今，檔案資源信息化建設已被列入議事日程，檔案部門可以利用信息化手段保存檔案，為檔案的開發利用提供保障。

（二）降低利用門檻，減少開發利用阻礙。為了盡可能發揮檔案館藏資源的開發利用功能，吸引更多的人來檔案部門查閱檔案信息，檔案部門要本著方便簡潔的原則，在合理范圍內簡化檔案信息開發利用的手續，降低使用檔案的門檻，為使用者利用檔案館藏資源提供便捷輕松的環境。對于那些已公布的檔案，要提供無門檻的利用；對于已開放但未公布的檔案，使用者只需要出示有效證件并填寫登記表，即可進行借閱。這樣的做法可以使檔案館藏資源的利用既能滿足公眾要求，又能保證檔案資源在合理范圍內使用，而不會導致重要資源泄密。

（三）適當縮短檔案生命周期與封閉期。要想將檔案館藏資源的價值與功能發揮到極致，應該對檔案館藏資源加強鑒定力度，嚴格劃分檔案信息的密級，在不傷害國家利益、社會利益、集體利益、個人利益的前提下，適當縮短檔案的生命周期與封閉期，并加快檔案信息的進館速度，使檔案資源能夠為社會經濟建設和文明建設做出更大的貢獻。

（四）緊跟時代發展步伐，使用新方式與新技術。如今，在檔案館藏資源開發利用進程中，加強檔案資源信息化建設已成了主流趨勢。檔案部門要積極使用現代高新技術，比如縮微技術、復制技術、光盤技術來復制檔案信息，在為使用者提供相關服務時，盡量少使用檔案原件，以此延長檔案信息的壽命。同時，檔案部門要加強計算機檢索建設，盡快使現有的檔案館藏轉化為可以支持計算機檢索的檔案，為使用者提供方便。另外，檔案部門還要將檔案信息的開發利用引導至網絡化和電子化的軌道中，加快虛擬檔案館、電子檔案館和數字化檔案館的建設進程，突破檔案利用的實踐與空間限制，并實現檔案館藏信息資源的共享，為讀者提供網上查詢檔案的服務。事實證明，只有不斷對檔案館藏資源管理加強技術投入，才能最大化地滿足檔案館藏資源利用的便利性與無限性需求。

三、結束語

在當前形勢背景下，要加快社會物質文明建設與精神文明建設，需要檔案館藏資源發揮應有的功能，為社會進步和發展提供憑證和參考。由此一來，檔案部門要采取各種有效措施發揮檔案館藏的開發利用功能，主要措施應該包括：豐富檔案館藏資源，完善館藏結構；降低利用門檻，減少開發利用阻礙；適當縮短檔案生命周期與封閉期；緊跟時代發展步伐，使用新方式與新技術等。只有從多個角度入手，方能促使檔案館藏資源發揮最大的作用，進而推動社會發展的步伐。

參考文獻：

[1]林瑋.論現代檔案館在信息社會中的核心競爭力[J]，檔案，2008（03）.

[2]齊琳.拓展檔案館社會服務功能和應處理好的關系探析[J]，辦公室業務，2012（19）.

[3]楊麗紅.2001年～2011年我國公共檔案館建設研究綜述[J]，檔案管理，2012（06）.

[4]劉瑛.發掘館藏資源打造檔案文化精品[J]，辦公室業務，2012（24）.

[5]子志月，權諾諾.關于公共檔案館功能建設途徑的若干思考[J]，黑龍江史志，2008（17）.

[6]饒露.加強館藏建設,打造真正意義上的公共檔案館[J]，山西檔案，2010（04）.

[7]劉吉洋.學習型城市建設對圖書情報檔案事業的影響與要求[J]，圖書館學刊，2011（03）.