淺談基層檔案交接工作中的幾點問題

文/浙江省溫州市龍灣區永中街道辦事處　程彩琴

淺談基層檔案交接工作中的幾點問題

文/浙江省溫州市龍灣區永中街道辦事處程彩琴

【摘要】我國基層檔案工作已形成一定的規章和體系，檔案工作規章制度要求機關檔案人員在工作調動時，必須做好檔案交接手續。然而在實際工作中，檔案交接工作存在很多問題，必須引起工作人員的重視。本文主要分析了基層檔案交接工作中出現的問題，并提出一些解決對策。

【關鍵詞】基層單位；檔案交接工作；存在問題；解決對策

檔案交接是檔案管理的一個重要環節，做好檔案交接是每一個檔案人員的職責。但在實際檔案管理工作中，很多管理人員忽視檔案交接工作的重要性，經常出現人已離崗，檔案卻未曾交接的現象。因此，基層檔案工作人員必須明確責任，保證檔案的完整性和連續性，對實際工作中存在的問題予以重視，并積極探索解決辦法。

一、基層檔案交接工作中存在的問題

（一）檔案交接工作缺乏管理，重視不足。有些領導對檔案交接工作重視不足，導致交接工作流于形式，由于缺少嚴格的管理，當檔案工作人員離職時，檔案管理工作無法及時收尾，在新的工作人員上崗后，檔案交接手續還沒有做好，使得檔案交接工作沒有實現其時效性。另外，由于沒有做好檔案交接工作，很容易出現檔案丟失、種類不全等情況，卻找不到相關的負責人員，甚至一些基層檔案交接僅僅是交接一串鑰匙，雙方并沒有對檔案信息進行認真核對，導致檔案工作脫節。

（二）檔案交接手續不夠嚴謹，離職人員責任心不強。檔案管理人員的綜合素質是做好檔案工作的重要因素之一，當前的基層檔案管理人員職業水平參差不齊，在檔案交接過程中，不按程序辦理，該仔細檢查的不予檢查，該簽字的不予簽字，很多情況下檔案交接完全變成兩個人的事情，只當面交代一下就算完成交接工作，完全違背了檔案交接的要求和內容。檔案工作人員對待工作缺乏嚴謹的態度，對交接工作草草應付，一旦出現問題就互相推卸責任，致使檔案交接工作出現眾多問題。

（三）檔案交接工作過程缺乏監督。檔案交接過程中有一項非常重要的環節就是監交人簽字，監交人一般情況下是管理檔案工作的領導，作為第三方監督檔案交接工作。但在實際工作中，有些基層領導把檔案交接看成很簡單的工作，沒有在現場進行監督，導致檔案交接程序不嚴格，間接推動了檔案管理在交接上出現漏洞，而且基層檔案出現問題時，往往找不到相關負責人。

二、做好基層檔案交接工作的措施

（一）加強對檔案交接工作的重視，健全規章制度。基層單位要加強對檔案交接工作的重視，將其列入重要議事日程，檔案人員在離崗前要先辦理好檔案交接手續，再辦崗位調動手續，對沒有辦理檔案交接工作的人員，不予簽發工作調動通知和工資轉移手續。基層單位要日益完善檔案管理規章制度，將檔案交接列入工作人員的崗位職責，嚴格規范檔案交接的程序。具體說來要做到以下幾點，一是在交接之前要查清所有檔案，使賬務相符；二是將零散文件要系統有序的歸類存檔；三是將借出的檔案及時催還，對于沒有按時歸還的檔案要標明原因；四是根據實際要求填寫檔案移交表；五是填寫檔案移交說明并簽字。對于檔案管理接收者來說，在上崗之前要提升自身的檔案管理工作能力，并跟上任檔案人員詳細了解目前的檔案情況。

（二）加強對檔案交接工作的監管力度。基層單位應加強對檔案交接監管工作的認識，安排專門人員監督檔案的移交工作。監管人員要嚴格按照工作原則，認真履行自身的職責，按程序辦理。普通檔案人員因崗位變動進行檔案交接時，應該由檔案機構的相關負責人來監督；檔案機構負責人在辦理檔案交接時，應由檔案行政管理部門或者其分管領導進行監督。監督人員做好檔案移交和接收的全過程監督，除了監督檔案交接是否依據規章進行外，還要記錄檔案交接的時間、地點、交接人員的姓名、職務等，檢查無誤后，由交接雙方簽字蓋章，監督人員最后也要簽字確認。對檔案交接進行監管有很強的責任性，如果發現問題，檔案交接雙方和監管人員都負有一定的責任。

（三）提升檔案交接人員的專業素質和工作水平。提升檔案交接人員的綜合素質是完善檔案交接工作的重要途徑，只有檔案工作人員具有一定的職業素養水平，才能促使檔案交接順利完成。為了提升檔案人員的專業水平，可以在檔案交接前，加強對交接雙方的培訓，以保證檔案交接工作按照規則和程序進行。同時，還要加強對檔案人員的思想教育培訓，檔案交接工作中存在的問題不僅僅是由交接人員的工作能力導致的，很多情況下是由于交接人員責任心不強引起的。因此，通過培訓端正檔案交接人員的思想，加強其對檔案交接工作的認識，強化其責任意識，是檔案交接工作順利進行的強有力保證。

總而言之，基層檔案記載著單位發展的歷史和榮譽，做好基層檔案交接工作是保證檔案連續性的一個重要環節。因此，基層單位檔案人員要加強對檔案交接工作的認識，嚴格遵循檔案交接的規章制度和流程，提升檔案人員的職業素養和道德素質，增強其責任心，有效避免并及時解決檔案交接中可能出現的問題，保證基層檔案工作有序開展。

參考文獻：

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[2]朱永軍.企業檔案管理人員更替時的業務交接[J].檔案管理,2012（2）.