對干部人事檔案管理工作的思考

文/云南省公路科學技術研究院　王瓊芬

對干部人事檔案管理工作的思考

文/云南省公路科學技術研究院王瓊芬

【摘要】針對干部人事檔案整理審核中存在的問題，提出搞好干部人事檔案管理的工作思路。

【關鍵詞】人事檔案；管理；思考

干部人事檔案工作是黨和國家干部人事工作的重要組成部分，干部人事檔案的完整、真實、規范是做好干部工作的基本條件，為干部管理和人才開展工作提供優質服務是干部檔案工作的出發點和歸結點。近年來，由于機構編制和用人制度改革，單位管檔人員頻繁變動，新老銜接交接手續不完善，干部人事檔案明顯發現存在著檔案材料不齊全，手續不完備，信息不理想，整理不規范的問題。為了客觀地反映出人事檔案真實性、動態性、機密性及更好地為組織人事工作服務，上級要求各單位規范整理干部人事檔案。我參加了干部人事檔案整理審核工作，發現干部人事檔案在整理審核中存在許多問題，就此談談自己的一點看法。

一、干部人事檔案整理審核工作中存的問題

（一）干部人事檔案的整理方法存在不足。根據《干部檔案管理工作細則》要求“每個干部的檔案材料，必須裝訂成卷”。裝訂時在材料左側豎直打上統一的裝訂孔。孔距規格應符合《干部檔案工作條例》附件一的規定，裝訂后的檔案，要做到卷面整潔，全卷整齊（四面整齊）、平坦，對于過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，則要在左邊縫一條邊，對超出16開規格的每一份材料都要根據材料的具體情況，或要逐頁進行剪裁、縫紉、加工，或要把材料用紙托裱成魚鱗形或梯形。由于人事檔案反映了個人生活的各個側面，內容豐富，材料來源十分廣泛，涉及各個方面，各個部門。因此時常有A4紙規格大小的材料歸檔，如《大專院校畢業生登記表》、《職稱審批表》、《年度考核表》等，這種材料都要進行四邊裁剪，這就很難保證做到裝訂線適中，不損壞字，真是左右為難，費時費力。對不能裁剪的材料，須進行折疊。對每頁材料都要進行裁剪以及裝訂成卷的缺點是非常明顯的。首先，在裝訂時把每份材料都人為地打出3個圓孔及對材料的折疊造成了檔案的破損，對每份材料的裁剪更是嚴重地破壞了檔案的原貌。其次，不利于保密。因人事檔案其內容不僅記述了個人的情況，而且也反映家庭情況和社會關系，不僅反映個人與組織的關系，而且還記載知情人的有關情況，具有機密性，裝訂成卷，不利于提供利用。雖然干部人事檔案借閱保密工作有更加嚴格的規章制度來保證，但也避免不了利用者看了不該看的其他材料。再次，不便于插卷補充材料。人事檔案的最大特點是反映情況具有動態性，每一份人事檔案建立之后其內容不是一成不變的，它隨著所記述人員主體的變化而不斷地補充變化。現在調資升級頻繁，職務晉升、工作變動、職稱評審和每年的年終考核材料等材料數量劇增，每年都有大批零散材料要歸檔。常常是手中這一批檔案材料沒有裝訂完畢，新的需歸檔的要整理的大批零散材料又進來了。由于許多單位沒有專門設置專業的檔案人員，或檔案人員又都是身兼數職的，就很難做到及時將檔案材料歸入個人的檔案里。

（二）干部人事檔案管理沒有設立專人專管，至今仍處于兼職管理狀況且管理人員變換頻繁。按理對于干部人事檔案的管理應當設立專人專管，但由于多方面的原因，有不少單位干部人事檔案管理，至今仍處于兼職管理狀況，存在檔案管理人員多頭兼顧的問題，客觀上不僅不利于對干部檔案的規范化管理，而且由于未真正確立起檔案的專人專管制度，并且檔案管理人員調動頻繁，使干部人事檔案歸檔材料分類混亂、材料不齊全、材料遺失等現象嚴重，直接影響了干部檔案管理工作的質量和效率。

（三）“三齡兩歷一身份”和家庭情況等信息前后記載不一致，檔案材料不齊全、不規范。“三齡”即干部出生日期、入黨時間和參加工作時間，“兩歷”即干部的學歷學位和工作經歷，“一身份”即干部身份。這一次干部人事檔案的清理審核，重點審核干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、干部身份、家庭主要成員及重要社會關系等重要信息，尤其要注意審核檔案材料是否涂改造假，干部信息是否真實準確，重要原始依據材料是否完整規范等。

在這一次干部人事檔案清理審核過程中，發現有許多干部的參加工作時間、出生日期，入黨時間前后記載不一致。在干部履歷表中有記載當知青的經歷，但在檔案材料中沒有找到知青上山下鄉證明材料，所以無法確定其參加工作的時間；又有新參加工作的干部職工在其干部履歷表或錄用審批表的簡歷中有在某公司或某單位參加工作的經歷，但在九類材料中又無法找到其參加工作的相關履歷材料，所以也無法確定其參加工作的時間。干部人事檔案中出生日期前后記載不一致，要么填小了，要么就是填大了，有年份的不一致，也有月份不一致，有的年份月份都不對，檔案材料中出生日期記載真是五花八門，一份檔案中會有不同的出生日期的記載，所以給干部人事檔案的清理審核帶來了許多困難，問題也比較復雜，難以定論。干部人事檔案中入黨時間記載也五花八門，前后不一致，嚴重的入黨志愿書、入黨申請書和轉正申請書等黨員證明材料丟失，無法確定其中共黨員身份。關于學歷學位審核，也存在不準確的問題，有的干部把在職教育學歷填寫成全日制學歷，或低學歷填成高學歷，或培訓經歷填寫成學歷，或無S學位填寫有學位。

在這一次干部人事檔案的清理審核過程中，發現85%以上的干部人事檔案材料嚴重不齊全，不規范。在歸檔的十大類人事檔案材料中存在問題比較突出的有以下幾類：三類材料中的年度考核登記表、干部任職考察材料大多數不齊全，或年度考核表無本人簽字或單位簽章；四類材料中部分人員缺失學籍檔案材料或學籍檔案材料不齊全；六類黨團材料中有的入黨志愿書遺失，或有入黨申請書又沒有轉正申請書，或有轉正申請書，又沒有入黨申請書，評議黨員登記表也不齊全；九類材料中工資檔案材料、干部任免審批表、調動相關手續不齊全，在干部任免審批表的工作簡歷中有工作經歷的記載，但在九類材料中沒有相關工作經歷材料。干部身份材料不齊全，轉干、錄干、聘用制干部的審批材料不齊全，直接就業干部缺少報到證（派遣證）和轉正定級審批表；工人轉干缺少轉干審批表，以工代干審批表；軍轉干部缺少戰士提干審批表、軍校學員轉正定級審批表和轉業審批表等。外部調任又缺少相應的調動審批材料。家庭成員信息填寫更是不完全、不完善，干部人事檔案質量存在許多問題。

二、加強干部人事檔案管理工作的對策

（一）更新觀念，改進工作方法。在《歸檔文件整理規則》已正式實施的情況下，我們應該用新的思維、新的理念來思考干部人事檔案管理工作的各個環節，應改變束縛了我們幾十年的傳統的整理裝訂方法。干部人事檔案完全可以用一個檔案盒子來裝每人的全部應歸檔的材料，并借鑒《歸檔文件整理規則》的方法：將歸檔材料以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。歸檔的每份材料不裁剪、不縫邊、保持原貌。這個盒子的大小長寬應稍大于A4紙張，每個人的材料前面仍要有檔案目錄，然后按十大類順序放進盒中即可。

（二）深化改革，確保干部人事檔案的專人專管。針對在人事干部檔案信息管理工作中，不少單位存在的對檔案兼職管理的做法，應積極實行人事檔案專人專管。這樣可以使專職管理人員，能夠集中精力對人事干部檔案進行精細管理，能夠有精力和時間及時協調做好單位人事干部檔案的規范化、制度化管理。現階段人事干部檔案管理對信息的開發利用程度遠遠超出以往任何一個時期，客觀上檔案管理人員的工作量也日益增大，再加之各種檔案信息材料的收集、歸檔、編目、裝訂、電子目錄錄入等工作較以往頻繁、瑣碎、復雜，如果繼續實施管理人員兼職管理的做法，必然會直接影響人事干部檔案管理的質量，由此導致具體工作開展過程中難以避免的差錯發生。因此，應從制度規定性上，原則要求上對從事人事干部檔案管理工作的人員、不得隨意、頻繁調動。如果管理人員調動更換頻繁，新接管理人員對具體工作不了解，又沒有經過專業檔案培訓，客觀上需要一個適應期的問題，往往會造成許多正在開展的工作產生斷層，直接影響和制約人事干部檔案信息管理的正常開展，不利于對人事干部檔案的精細化管理。所以隨著干部人事檔案管理的范圍不斷拓寬，檔案工作的內容日趨豐富，檔案材料出現多樣化、管理現代化，作為一個干部人事檔案的組織部門，應配備一名專職檔案人員，這是做好干部人事檔案工作的基礎。

（三）嚴把“三齡兩歷一身份”和家庭情況等信息關，建立收集制度，保證檔案材料齊全、規范。應根據《干部檔案工作條例》、《干部檔案管理辦法》的要求建立遞交制度、定期聯系制度、清理核對制度。遞交制度是保證應歸檔的人事材料由材料形成部位或部門順利遞交到人事檔案部門的一種專門制度。定期聯系制度就是要求人事檔案工作者在一定時間內保持與材料形成單位或部門的聯系，定期索要應遞交的人事材料，并把好收集質量關。清理核對制度是根據所管人事檔案的數量定期清理核對，及時發現現有人事檔案中所缺的材料，積極地采取補缺工作。

關于“三齡兩歷一身份”和家庭情況等信息的審核，要按照中組部和省委組織部人事檔案工作會議要求，制定清理審核方案，成立領導小組開展干部人事檔案專項審核工作，統一部署、分級負責，自上而下，堅決整治干部人事檔案造假問題，確保干部人事檔案真實、準確、完整、規范，維護干部人事檔案工作的嚴肅性和公信力，充分發揮干部人事檔案在干部工作中的重要基礎作用。

總之，在新的歷史時期，我們要抓住機遇，迎接挑戰，按照中組部和省委組織部有關干部人事檔案管理會議精神，進一步解放思想、更新觀念、銳意進取，努力做好干部人事檔案管理工作，積極爭取各級部門對干部人事檔案管理工作的重視和支持，完善管理體制，配備有一定專業素質專業人才，加強崗位培訓，加強監督和檢查力度，從根本上解決存在的問題，提高檔案管理質量，使干部人事檔案工作邁上一個新的臺階。