淺談如何做好紀念館檔案管理工作

文/湖南韶山毛澤東同志紀念館 張旭

胡錦濤同志曾經提出：“借助檔案我們能夠很好地了解過去、把握現在、預見未來。”可見，檔案作為承載過去、記錄歷史的重要載體，能很好地反映一個單位在一定時期的工作和活動情況，在工作中起著重要的承前啟后的作用。紀念館作為紀念有卓越貢獻的人或重大歷史事件而建立的陳設實物、圖片等場館，在場館建設、人員管理、行政事務等各方面對紀念館各項事業發展起著重要作用。

一、當前紀念館檔案管理工作存在的問題

（一）組織領導重視不夠。目前檔案管理工作在各大紀念館的重視程度和地位還沒有達到應有的分量，有的單位停留在“說起來重要、做起來次要、忙起來可以不要的”層面，領導重視不夠，弱化了檔案管理工作在紀念館的地位和功能。

（二）檔案管理方法不規范。紀念館建設和發展的檔案資料有其特殊性、專業性，當前，“檔號不規范”“案卷標題不規范”“案卷缺少卷內目錄”“組卷混亂”等現象較為普遍，存在檢索工具應用不合理、檢索工具“多而不精”等問題，有些檔案檢索完全依靠傳統模式的手動檢索，數字化檢索率非常低，工作效率無法提高，制約著檔案管理工作的發展。

（三）從業人員綜合素質有待提升。部分紀念館長期無法引進具有檔案專業知識的工作人員，某些單位雖然有穩定的人員，卻受到文化程度和專業素養的局限，視野不夠開闊、知識結構老化、專業知識匱乏等現象較為普遍，制約其工作效率的發揮。工作積極性、主動性和創造性不強直接限制了檔案管理水平和能力的提升。

（四）檔案利用不夠合理充分。不少紀念館各類資料收集較齊全，卻出現了明顯的問題：利用不充分、開發不夠合理。各類檔案資料存放于檔案室長期無人問津，資料“死氣沉沉”毫無使用“活力”可言。部分單位雖然有查閱和使用檔案的習慣，可是深度不夠、主要集中在基礎層面，同樣也失去了檔案資料存在的意義。

（五）檔案管理信息化水平低。網絡、信息技術運用到各類紀念館的檔案管理履步維艱，不少事業單位檔案管理缺少必要的計算機、掃描儀、消磁柜等現代化的管理工具，相應的管理軟件沒能夠得到普及，檔案查詢、收集和管理仍然沒有建立網絡系統，導致目前不少紀念館檔案管理工作依舊靠“傳統”老套路運行，偏離了發展的“軌道”，數字信息化管理水平的低下，直接阻礙了檔案的開發和利用。

二、提高紀念館檔案管理水平的幾點對策

（一）做好檔案工作領導重視是前提。以筆者所在的韶山毛澤東同志紀念館為例，領導班子高度重視檔案管理工作，年初制定檔案管理計劃和目標，將其納入年度工作計劃和各部門績效考核內容，讓廣大職工充分認識到檔案工作的重要作用和地位。由辦公室牽頭成立了館檔案領導小組，各部門設置兼職檔案員，負責對所在部門檔案資料的收集和整理，并定期送交館檔案室存檔。年終由館委會審定，對表現優秀的檔案管理人員實行嘉獎，在一定程度上穩定了檔案員隊伍建設，形成了人人重視檔案工作的良好風氣。

（二）完善檔案管理程序規范化是基礎。管理程序的規范化是檔案管理規范化最鮮明的特征。完善的檔案管理程序依靠得是健全的制度和有力地執行，也是做好檔案工作的有力措施和可靠保障。制定完善的制度，省卻不必要的流程、精準執行關鍵環節。對于檔案的立卷、存檔以及調檔等工作制定出工作程序，并在日常工作中嚴格按照流程執行，確保每一項工作都明確到人，保障其準確與真實。

（三）提升檔案管理人員素質是關鍵。檔案人員的業務能力直接影響著檔案管理工作的質量，它既要求有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識和運用現代化方式管理檔案的基本技能。因此，對于檔案管理人員而言，素質提升不僅僅是專業素質和技能的提升，同時還包含了自身綜合素質、特別是思想道德素質和政治素養的提升。

（四）強化服務、“活”用檔案是根本。檔案管理工作人員要將“死”資料變成“活”資源，強化服務意識、主動服務是根本，這一點對紀念館的檔案管理工作尤為重要。以“主動服務”為工作的出發點和歸宿。通過平時的認真收集保存第一手資料，為單位做好翔實的歷史記錄，積極開發和利用檔案資源，為單位的工作開展提供快捷、可靠的服務利用，這樣才實現了檔案存在的根本目的。這就要求檔案管理人員樹立起積極向上的工作態度，主動樹立服務意識，主動開發服務功能。

（五）推進檔案信息化建設是發展所需。檔案信息資源作為國家的重要信息資源，屬于國家信息化體系的范疇。隨著計算機信息技術的不斷發展，檔案管理的信息化建設也日新月異，檔案管理信息化、資源利用網絡化逐漸成為檔案管理工作的主流模式，既可以實現非涉密資源的共享，也避免了紙質檔案因長時間翻閱而造成的損耗，對檔案資源起到了良好的保護作用。所以提高檔案管理人員的計算機操作水平、信息系統的運用能力、網絡資源共享功能的發揮水平都勢在必行。同時，提高檔案管理人員對檔案信息化建設的安全意識的培養應進一步提高，做好人防與技防相結合，保障檔案資源的安全性，更好地發揮其利用功能。