淺談中職學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策

文/廣西柳州畜牧獸醫(yī)學(xué)校 唐玉香

中職院校的學(xué)生檔案，是中職生的家庭情況、經(jīng)濟(jì)狀況、社會(huì)關(guān)系及其在校學(xué)習(xí)期間的生活、學(xué)習(xí)、參加社會(huì)實(shí)踐等活動(dòng)的真實(shí)記錄，同時(shí)還是學(xué)生就業(yè)后企業(yè)選拔、任用以及考核的主要依據(jù)，是學(xué)生們從學(xué)校邁入社會(huì)的人生履歷，中職學(xué)生檔案是畢業(yè)生的重要憑證，其作用難以替代。

一、中職學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）缺乏管理意識(shí)，檔案未被充分利用。當(dāng)前，很多中職院校的檔案管理多注重收藏，但檔案并未充分地利用起來，也未充分宣傳利用檔案可以形成的社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益，所以，檔案管理人員對(duì)于檔案的利用效益了解甚少。由于缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，缺乏對(duì)檔案信息資源的開發(fā)，中職學(xué)生檔案的利用度較低。

（二）不健全的中職學(xué)生檔案管理制度。中職學(xué)生檔案管理體制不完善，管理不夠規(guī)范。很多中職院校比較重視教學(xué)檔案以及管理類檔案工作，但學(xué)生檔案大多是學(xué)生管理部門在統(tǒng)一管理，整理學(xué)生檔案則交由院系分別完成。因?qū)W生管理部門缺乏專職人員配置，也未得到學(xué)校的監(jiān)督及指導(dǎo)，在收集和整理學(xué)生檔案工作時(shí)未能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)像錯(cuò)別字、書寫不規(guī)范、文字材料所用紙張規(guī)格不一、班主任鑒定千篇一律以及材料缺失等各種錯(cuò)誤。

（三）不完善的中職學(xué)生檔案查閱和借閱服務(wù)。由于學(xué)生檔案未能及時(shí)收集，再加之整理與服務(wù)等環(huán)節(jié)服務(wù)的欠缺，很多中職學(xué)生檔案根本無人查閱，其實(shí)根本也無法查閱和借閱，中職院校的教師要想因材施教，通過檔案了解學(xué)生很困難。

（四）不完善的中職學(xué)生畢業(yè)后的檔案轉(zhuǎn)遞和管理工作。當(dāng)前，中職學(xué)生畢業(yè)后檔案會(huì)轉(zhuǎn)交到當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行谋９?，而成人檔案依然由中職院校來管理，管理上的共同點(diǎn)則是同樣混亂。

二、應(yīng)對(duì)中職學(xué)生檔案管理問題的策略

（一）規(guī)范中職學(xué)校檔案管理機(jī)制。要想做好中職學(xué)生檔案管理工作，必須健全檔案管理機(jī)制，落實(shí)組織機(jī)構(gòu)。中職學(xué)生檔案管理工作必須根據(jù)自己院校的實(shí)際，創(chuàng)建學(xué)生檔案管理組織機(jī)構(gòu)，要按照學(xué)生檔案數(shù)量來配置專業(yè)管理人員，確保檔案無論存放在哪里，都有專業(yè)人員負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理工作。條件允許的情況下，為提高學(xué)生檔案管理質(zhì)量，如中職院校已建設(shè)檔案館，可將學(xué)生檔案進(jìn)行綜合歸檔，施行統(tǒng)一管理。如無檔案館，進(jìn)行分散管理，必須設(shè)專人負(fù)責(zé)，并加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，確保中職學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容的完善及整理的質(zhì)量。

（二）提高中職院校教師與學(xué)生的檔案意識(shí)。中職院校要通過宣傳欄、廣播、?？确绞?，大力宣傳學(xué)生檔案的重要性，加強(qiáng)師生對(duì)學(xué)生檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，并大力支持學(xué)生檔案的歸納和整理工作。要讓學(xué)生充分意識(shí)到，檔案是中職院校施行素質(zhì)教育并為企業(yè)培養(yǎng)合格人才，促進(jìn)學(xué)生畢業(yè)后就業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。每位中職生都要重視自己檔案材料的填寫，既要如實(shí)填寫，格式還要規(guī)范，書寫字跡還要清晰，自己的檔案材料要與要求相符。在校學(xué)習(xí)期間，學(xué)生要盡全力取得優(yōu)異的成績(jī)，對(duì)自己的人生記錄負(fù)責(zé)。

（三）完善學(xué)生歸檔材料的收集整理制度。中職學(xué)生材料雖然來自于很多渠道，但是卻有著一定的規(guī)律性，要?jiǎng)?chuàng)建歸檔檔案材料收集制度，找到根源便很好收集。從中職院校招生時(shí)就要抓緊收集學(xué)生入學(xué)前的檔案材料；在校學(xué)習(xí)期間德智體美勞、各種證書復(fù)印件、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等材料，從團(tuán)委和教務(wù)處收集學(xué)生評(píng)優(yōu)材料，還可以從黨、團(tuán)組織收集學(xué)生的入黨和入團(tuán)材料等；學(xué)生畢業(yè)時(shí)收集學(xué)生在校期間的總結(jié)及相關(guān)評(píng)價(jià)材料，像畢業(yè)生登記表、鑒定表、成績(jī)表、體檢表等，這部分資料還需要一式兩份，一份存入學(xué)籍檔案，一份存入學(xué)生檔案。另外，還要由專人負(fù)責(zé)各個(gè)階段檔案材料的收集和傳遞，確保收集材料的歸檔及安全保密工作。

（四）完善學(xué)生歸檔材料的傳遞。中職學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，按照填寫轉(zhuǎn)遞單、填寫轉(zhuǎn)檔登記、嚴(yán)密包封、機(jī)要轉(zhuǎn)遞、檢查收存回執(zhí)等程序進(jìn)行。接收單位必須具備管理檔案資格，如果不具備檔案保管的條件，可以送交當(dāng)?shù)厝耸虏块T下屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心統(tǒng)一管理。

（五）加強(qiáng)中職學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)。中職學(xué)校要積極建設(shè)中職學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，方便檔案查閱。根據(jù)院系、專業(yè)、年級(jí)來設(shè)置檔案系統(tǒng)目錄，按照目錄將學(xué)生檔案材料進(jìn)行掃描并存檔，建立學(xué)生的電子檔案。如用人企業(yè)需要某專業(yè)的優(yōu)秀人才，經(jīng)過中職院校相關(guān)部門的允許，可直接進(jìn)入學(xué)生電子檔案庫，尋找所需人才，對(duì)于符合要求的人才，可以直接錄用上崗，使企業(yè)需要專業(yè)人才時(shí)，可以及時(shí)查找到相關(guān)信息，詳細(xì)了解學(xué)生的個(gè)人狀況，提高中職學(xué)生檔案的利用率，幫助更多的學(xué)生就業(yè)。

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