淺議信息時代電子檔案的管理與開發

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淺議信息時代電子檔案的管理與開發

文/大同大學大同師范學校劉小英

【摘要】進入信息時代，繼傳統紙質檔案之后，電子檔案成為檔案管理的主要對象，檔案信息已成為經濟和社會活動中的戰略資源。本文在對當前電子檔案管理和開發中存在的問題進行深入分析的基礎上，對電子檔案的管理和開發提出了對策和建議。

【關鍵詞】電子檔案；管理；開發

電子檔案是有收藏價值的各種電子信息資料，是一定時期和條件下關于重大事件和重要事物的記載。近年來，隨著計算機網絡技術的發展，我國黨政機關以及企事業單位大力推行電子政務，加之各級檔案管理部門對傳統紙質檔案實施數字化處理，每年產生大量的電子檔案。如何對這些電子檔案進行收集、分類、加密、歸檔、存儲，最終發揮檔案信息服務經濟社會的功能，成為各級檔案管理人員面臨的重大課題。

一、信息時代電子檔案管理和開發的重要性

電子檔案的管理和開發是適應時代發展的需要。第一，進入信息化社會，以計算機為核心的網絡技術為檔案管理、開發搭建了一個便捷的平臺，使得檔案信息的接收、傳遞、存儲和提供一體化成為可能，實現檔案信息的高度共享和管理模式的變革，從而發揮電子檔案信息的服務功能。第二，傳統紙質檔案保存在檔案柜里，一度成為“秘密”檔案，管理和開發的效率低，不便于發揮檔案信息的服務功能，適應時代發展的需要，必須對傳統紙質檔案進行數字化處理，最終變成標準的電子檔案，方便用戶借助網絡進行便捷快速地查閱和共享，滿足社會各行業對檔案信息的需求，提高檔案信息的價值。第三，電子檔案方便備份，能有效保護檔案原件，即使遇到天災人禍，也可以保證檔案資料不致遭到毀滅性的破壞。第四，電子檔案能豐富各檔案館的網站內容，館藏檔案信息化和數字化，是傳統檔案館走向數字檔案館的必由之路。近些年，許多檔案信息網站，普遍存在網上信息資源貧乏，網絡建設功能單一的問題，檔案信息開發深度不夠，不能有效滿足用戶的需求，要改變這種尷尬的局面，只有盡快將豐富的館藏資源數字化，加強網絡建設，豐富網絡資源，才能逐步擺脫發展困境。

二、信息時代電子檔案管理與開發面臨的挑戰

電子檔案是按照一定的標準和格式進行數字化處理而產生的電子媒介信息，是在專用計算機上制作的電子文檔或者用高速掃描技術、數據壓縮技術、數據庫技術等信息技術手段，將傳統的紙質文件、影像文件進行處理產生的電子文件。當前，制約電子檔案的管理和開發的因素有以下幾個方面。

（一）基礎設施不夠配套，難以適應信息時代的需要。管理和開發電子檔案，其基礎設施包括硬件設施和軟件環境，其中硬件設施包括計算機、交換機、路由器、存儲器、微縮設備等，其核心是計算機網絡，硬件設施建設，設備信息化集成度高，經費投入和后期維護保養成本較大，目前硬件設施建設整體滯后；軟件環境包括操作系統、數據庫系統、信息安全系統以及文件標準體系、實用易用通用的關鍵系統軟件等，其核心是功能系統軟件的開發和應用。當前，檔案管理信息數據庫，未建立有效進行數據交換的交互式目錄檔案系統，數據兼容性不強，系統使用的平臺的服務性、共享性偏弱，不能慢足電子檔案信息資源共享的要求。

（二）檔案管理人員觀念較落后，信息素質欠缺。目前各級檔案部門收藏的檔案仍然以紙質檔案為主，電子檔案的管理和開發尚處于起步階段，人們普遍認為檔案管理最重要的是保管、保護，沒有很好地發揮檔案信息的服務功能，沒有更深層次地發掘檔案的價值。進入信息時代，只有將信息快速有效地傳播出去，才能保證用戶及時準確地獲取足夠的信息，適應信息時代的要求，檔案管理人員必須把觀念從保護和保管向主動服務轉變。另外，目前大部分檔案管理人員只具備基本的檔案軟件操作水平，缺乏信息處理和軟件編寫能力，加之人力資源管理投入經費較少，優秀人才難以引進，導致檔案管理隊伍綜合素質不高，一定程度上影響了電子檔案的管理和開發工作。

（三）標準規范尚不健全。對于檔案信息化數字化建設目標的規劃，還缺乏頂層設計，缺乏相應的管理、業務和技術等規范細則。成熟完備的規范應包括：管理規范，即數字檔案相關要領定義、移交、整理、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業務規范，即電子檔案的術語標準、資源描述、電子檔案的文件格式、元數據、對象數據格式標準等；技術規范，即軟件基礎設施建設技術標準，軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式、數字水印、加密算法，等等。

（四）電子檔案的安全問題突出。檔案信息共享是檔案信息化和數字化的一個基本目標。在信息管理和開發中，由于網絡、信息等技術的深層次應用，使檔案信息泄密的渠道和風險不斷增加，防火墻技術、虛擬專用網技術、云技術、加密技術、病毒防治技術、跟蹤檢測技術以及數字檔案資源備份，等等，任何一個環節出現問題，都可能帶來安全威脅。同時，由于檔案信息的接收、傳遞和存儲的載體可以相互分離、竊密與泄密具有很大的隱蔽性，加之檔案信息失泄密后可借助網絡快速傳播，很難實現泄密后的補救控制。

三、信息時代電子檔案管理與開發的對策

信息輸出標準（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向需求用戶的服務格式）及數據交換標準。要對電子檔案的密級、開放范圍進行規定，對電子檔案的異地備份和容災系統進行規定，要對檔案管理人員的職責進行劃分，對因管理不當而導致檔案信息失泄密的人員進行追查和處罰，等等。

（二）加強基礎設施建設。電子檔案的管理和開發，基礎設施建設是前提，既包括硬件基礎設施建設，又包括信息軟件環境建設。要用現代化的觀念、技術、方法對檔案業務流程和管理模式進行重新定位，建立系統有序的管理機制，并從組織領導、資金投入各方面給予支持，確保檔案管理和開發的高質量推進。要開發高效、自動共享的管理平臺，研究高性能的檔案信息的查詢系統，加快檔案目標數據庫建設，提高檔案檢索利用效率和服務質量，實現檔案信息處理微機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、信息服務網絡化。

（三）提高檔案管理人員的素質，特別是信息素質。檔案信息化和電子化建設需要具備計算機知識和檔案知識的復合型人才，因此，適應電子檔案的管理和開發工作，檔案管理人員不僅要具備傳統的檔案管理業務能力外，還必須具備一定的硬件設備操作、電子文件處理、功能軟件的使用、網絡應用維護和信息安全防護等方面的能力。所以，要加強人才隊伍建設，多渠道引進專業技術和管理人才，尤其是計算機和網絡技術人才。同時，要加大檔案管理人員的業務培訓力度，提高法制意識，更新管理觀念，打造一支業務素質高、責任心強的檔案管理專業人才隊伍。

（四）采取行政和技術手段，加強安全防范管理。檔案信息化建設逐漸步入信息檢索的開放性和傳輸的網絡化，電子檔案的安全問題可來自錄入、傳輸、調用、存儲等各個環節，必須完善技防、人防、物防措施，從源頭抓好安全管理工作。要通過權限控制對訪問檔案資源數據庫的用戶進行身份驗證，防止無關人員隨意進入；要根據訪問人身份，確定對檔案資料的訪問權限；要通過加密技術防止第三者從截獲的文件中解碼源文件；要通過防寫技術有效防止用戶更改電子文件文檔內容，保持其原始性和真實性；要通過木馬監控、防火墻等技術，阻止對檔案信息資源的非法訪問，阻止非訪問權限內容從數據庫非法輸出，使數據庫的信息和結構不受侵犯，等等。此外，注重對數據系統的備份、恢復工作，提高對計算機病毒的防范能力，阻止對系統的攻擊和對信息的篡改。

參考文獻：

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