新時(shí)期基建檔案管理的重要性與優(yōu)化策略探討

文/中國(guó)輻射防護(hù)研究院　關(guān)媛瑞

新時(shí)期基建檔案管理的重要性與優(yōu)化策略探討

文/中國(guó)輻射防護(hù)研究院關(guān)媛瑞

【摘要】經(jīng)濟(jì)的發(fā)展推動(dòng)了城市化建設(shè)步伐的加快，基礎(chǔ)建設(shè)工程是城市建設(shè)中的核心工程，基礎(chǔ)建設(shè)工程所包括的內(nèi)容較多，其建設(shè)過(guò)程都有系統(tǒng)化的施工方法，且建設(shè)周期比一般的工程要長(zhǎng)。基礎(chǔ)建設(shè)工程從項(xiàng)目提出到工程完工，都有相關(guān)人員對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)地記錄和整理，這些檔案對(duì)城市以后的基礎(chǔ)建設(shè)具有較大作用的指導(dǎo)意義，所以對(duì)基建檔案實(shí)行有效地管理是非常有必要的，但是目前基建檔案管理中存在的問(wèn)題較多，本文將結(jié)合實(shí)際，對(duì)新時(shí)期基建檔案管理工作提出幾點(diǎn)簡(jiǎn)單的改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；基建；優(yōu)化策略

一、新時(shí)期基建檔案管理的重要性

基建工程具有系統(tǒng)化、復(fù)雜化、周期長(zhǎng)、覆蓋面廣等特點(diǎn)，隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的不斷推進(jìn)，基建工程的檔案管理工作尤為重要。基建檔案管理工作作為基建工程在開展過(guò)程中的資料、數(shù)據(jù)支持，是基建工程建設(shè)的重要組成部分，它包括圖表、文字、音頻視屏文件等，貫穿于基建工程的整個(gè)建設(shè)過(guò)程當(dāng)中并且涉及多個(gè)部分的施工文件管理工作。基建檔案是項(xiàng)目施工過(guò)程中的重要記錄數(shù)據(jù)，在項(xiàng)目工程的施工過(guò)程、檢驗(yàn)環(huán)節(jié)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)以及后期維修工作都有十分重要的作用。隨著社會(huì)發(fā)展水平的逐漸提高，基建檔案管理工作作為施工過(guò)程中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，為項(xiàng)目工程的發(fā)展起著不可忽視的作用。

二、新時(shí)期基建檔案管理的優(yōu)化策略

（一）采取領(lǐng)導(dǎo)、保存與監(jiān)督分層管理的原則。由于基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際工作量、生產(chǎn)量十分巨大，在整個(gè)施工過(guò)程中產(chǎn)生的文件檔案與實(shí)物檔案很多，這對(duì)與檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)難度較高的工作。因此，在基建檔案管理工作中應(yīng)采取集中領(lǐng)導(dǎo)，在集團(tuán)內(nèi)部設(shè)置專職檔案管理人員，直接與基建檔案管理的上級(jí)主管溝通；在檔案保存工作中采取分級(jí)制度，集團(tuán)各分公司應(yīng)下設(shè)一名專職檔案管理工作者，并由分公司的檔案管理主管直接監(jiān)督；另外在各項(xiàng)目的檔案管理工作過(guò)程中配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理工作的歸檔。

在企業(yè)總部應(yīng)設(shè)立檔案室，專門負(fù)責(zé)本企業(yè)的檔案文件、資料管理工作。企業(yè)下設(shè)的各分公司也應(yīng)設(shè)立檔案庫(kù)房及檔案室，并且其規(guī)模應(yīng)能容納該企業(yè)十到十五年內(nèi)的檔案資料。各項(xiàng)目施工部門應(yīng)設(shè)立臨時(shí)檔案室，施工項(xiàng)目的工程檔案及文書檔案的歸檔工作交由兼職檔案管理員負(fù)責(zé)，在施工項(xiàng)目竣工后交由上屬的分公司集中保存。

建立一套檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)、保存與監(jiān)督分層、分級(jí)管理的制度能夠提高企業(yè)兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)也為企業(yè)的檔案管理人員增添人才。

（二）建立并優(yōu)化集團(tuán)檔案整理系統(tǒng)。對(duì)于集團(tuán)檔案而言，由于其數(shù)量大、內(nèi)容多，因此任務(wù)量也較為繁重，應(yīng)該從多方面入手，做好分類、鑒定、保密等工作，尤其是相關(guān)單位負(fù)責(zé)人，其平日的工作應(yīng)進(jìn)一步規(guī)范化，要達(dá)到崗位保證有專業(yè)人才、人才保證有真才實(shí)學(xué)的目的。在處理日常工作過(guò)程中，單位部門的檔案資料和重要文件具備其特殊的價(jià)值，為了確保這些材料能夠充分利用、安全保存，檔案保管單位就應(yīng)該及時(shí)建立一套正規(guī)、高效的檔案管理系統(tǒng)，依據(jù)我國(guó)相關(guān)規(guī)定如《檔案法》《國(guó)家保密法》等規(guī)范工作，依據(jù)此類條約制定屬于集團(tuán)的條約，納入企業(yè)管理手冊(cè)，同時(shí)，集團(tuán)分公司應(yīng)保證達(dá)到手冊(cè)的規(guī)定辦法。在建立檔案整理系統(tǒng)的過(guò)程中，要將文件類型、歸檔內(nèi)容、文件保管時(shí)間、銷毀制度等因素綜合考慮，同時(shí)還需要確立相關(guān)部門、個(gè)人的責(zé)任，將檔案保管工作落到實(shí)處，例如檔案室的防盜、防塵、防腐等。對(duì)于集團(tuán)而言，還應(yīng)從宏觀入手，制定屬于本企業(yè)的保密規(guī)定，檔案人員必須嚴(yán)格遵守，對(duì)自身的工作、要求有嚴(yán)肅、明確的了解，熟知檔案保密的重要性，可對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，例如保密工作教育、提升保密意識(shí)，就能夠保證集團(tuán)商業(yè)秘密的相對(duì)安全。

檔案整理系統(tǒng)中，歸檔范圍也是重要因素之一，例如檔案工作的責(zé)任制、生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)或研發(fā)的有價(jià)值文獻(xiàn)都應(yīng)妥善歸檔；建立有效的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，優(yōu)勝劣汰，檔案整理系統(tǒng)相關(guān)工作人員只有提升自身能力，才能保證在集團(tuán)長(zhǎng)期發(fā)展，優(yōu)化工作態(tài)度和意識(shí)，由多方面下手，建立并優(yōu)化集團(tuán)檔案整理系統(tǒng)。

（三）購(gòu)置專業(yè)的檔案管理信息化系統(tǒng)。基建工程在檔案管理工作中可以通過(guò)購(gòu)置專業(yè)的檔案管理信息化系統(tǒng)，為企業(yè)信息化的發(fā)展制定明確方向，使得企業(yè)的檔案信息化工作有所保障。在大、中型企業(yè)中應(yīng)配置現(xiàn)代化的機(jī)房室，利用大容量的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備及高端服務(wù)器建立檔案信息化、數(shù)字化管理制度。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作中信息化錄入人員的業(yè)務(wù)能力及基礎(chǔ)素質(zhì)，從而提高各崗位檔案管理者的檔案信息化水平。

企業(yè)應(yīng)給所有檔案管理人員分配檔案信息系統(tǒng)的賬號(hào)且下放相應(yīng)權(quán)限，在使用信息系統(tǒng)前做好調(diào)試工作及操作人員的培訓(xùn)工作，確保檔案信息系統(tǒng)能夠在短時(shí)間內(nèi)被工作人員熟練操作。在使用檔案信息系統(tǒng)的初級(jí)時(shí)期，應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)各種不完善的地方并聯(lián)系軟件服務(wù)商進(jìn)行調(diào)試和二次開發(fā)，確保檔案信息化系統(tǒng)能夠合理、有效地被企業(yè)利用。

（四）制定檔案管理人員的培訓(xùn)、考核工作措施。據(jù)國(guó)家檔案局的相關(guān)法規(guī)規(guī)定，檔案管理的專職及兼職人員都應(yīng)定期進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn)工作，并接受考核。其中，專職檔案管理人員在職過(guò)程中每年應(yīng)至少進(jìn)行兩次集中教育培訓(xùn)，以保證專職管理人員的基本工作技能與素質(zhì)；每年企業(yè)應(yīng)在內(nèi)部組織檔案培訓(xùn)會(huì)議，由檔案主管負(fù)責(zé)并邀請(qǐng)檔案學(xué)者為專、兼職檔案管理工作者教授技能培訓(xùn)課程及相應(yīng)的考核措施。繼續(xù)教育培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案知識(shí)交流組、國(guó)家檔案協(xié)會(huì)會(huì)議，為檔案管理人員的技能培養(yǎng)提供幫助。

（五）對(duì)歸檔工作進(jìn)行細(xì)致抽檢。抽檢主要有兩種形式：定期抽檢與不定期抽檢，兩種制度相結(jié)合就組成了嚴(yán)格的歸檔工作監(jiān)督體系。例如單位和部門可以依據(jù)自身的工作特性將每個(gè)季度的工作形成自我檢查的程序,每個(gè)季度結(jié)束后,由檔案主管及工作人員進(jìn)行自我檢查。若單位自身設(shè)有專門的檔案保管部門，也可以以月為單位進(jìn)行抽查，將檢查結(jié)果及時(shí)上報(bào)、通知。此外，在定期抽檢的同時(shí)，還可以制定不定期檢查制度，若遇到問(wèn)題、困難，可以及時(shí)通知相關(guān)負(fù)責(zé)人調(diào)整、改善，爭(zhēng)取推動(dòng)檔案工作逐步優(yōu)化、高效。對(duì)企業(yè)檔案的監(jiān)督工作，必須由相關(guān)的專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)牽頭，將檔案工作進(jìn)一步落實(shí)。一般而言，檔案工作其本身的特性決定了抽檢工作是一項(xiàng)技術(shù)性、持續(xù)性的工作，同時(shí)還具備著管理藝術(shù)。我國(guó)的檔案工作歷時(shí)悠久，但現(xiàn)代化的檔案工作起步較晚，相關(guān)專業(yè)人才不夠多，例如目前大型企業(yè)單位依然缺乏該專業(yè)人才，面臨社會(huì)信息化技術(shù)逐步推廣的新時(shí)期，應(yīng)該深入推廣專業(yè)的、以高科技為載體的歸檔工作抽檢工作。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文從基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理的重要性出發(fā)，對(duì)新時(shí)期的基建檔案管理工作提出了幾點(diǎn)簡(jiǎn)單的改進(jìn)措施，基建檔案的記錄，對(duì)日后相關(guān)城市基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)具有很大的指導(dǎo)作用，所以做好基建檔案管理工作是具有現(xiàn)實(shí)意義的。在新時(shí)期信息技術(shù)高度發(fā)展的背景下，基建檔案管理在內(nèi)容上應(yīng)該更加詳細(xì)具體，在管理上應(yīng)該更具有層次性，使基建檔案能夠被有效地使用，這樣才能使基建檔案管理充分的發(fā)揮其指導(dǎo)作用。

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