新時期基建檔案管理的重要性與優(yōu)化策略探討

文/中國輻射防護研究院　關(guān)媛瑞

新時期基建檔案管理的重要性與優(yōu)化策略探討

文/中國輻射防護研究院關(guān)媛瑞

【摘要】經(jīng)濟的發(fā)展推動了城市化建設(shè)步伐的加快，基礎(chǔ)建設(shè)工程是城市建設(shè)中的核心工程，基礎(chǔ)建設(shè)工程所包括的內(nèi)容較多，其建設(shè)過程都有系統(tǒng)化的施工方法，且建設(shè)周期比一般的工程要長。基礎(chǔ)建設(shè)工程從項目提出到工程完工，都有相關(guān)人員對整個過程進行詳細地記錄和整理，這些檔案對城市以后的基礎(chǔ)建設(shè)具有較大作用的指導(dǎo)意義，所以對基建檔案實行有效地管理是非常有必要的，但是目前基建檔案管理中存在的問題較多，本文將結(jié)合實際，對新時期基建檔案管理工作提出幾點簡單的改進措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；基建；優(yōu)化策略

一、新時期基建檔案管理的重要性

基建工程具有系統(tǒng)化、復(fù)雜化、周期長、覆蓋面廣等特點，隨著社會主義現(xiàn)代化建設(shè)進程的不斷推進，基建工程的檔案管理工作尤為重要。基建檔案管理工作作為基建工程在開展過程中的資料、數(shù)據(jù)支持，是基建工程建設(shè)的重要組成部分，它包括圖表、文字、音頻視屏文件等，貫穿于基建工程的整個建設(shè)過程當中并且涉及多個部分的施工文件管理工作。基建檔案是項目施工過程中的重要記錄數(shù)據(jù)，在項目工程的施工過程、檢驗環(huán)節(jié)、驗收環(huán)節(jié)以及后期維修工作都有十分重要的作用。隨著社會發(fā)展水平的逐漸提高，基建檔案管理工作作為施工過程中一項重要的基礎(chǔ)工作，為項目工程的發(fā)展起著不可忽視的作用。

二、新時期基建檔案管理的優(yōu)化策略

（一）采取領(lǐng)導(dǎo)、保存與監(jiān)督分層管理的原則。由于基礎(chǔ)建設(shè)項目的實際工作量、生產(chǎn)量十分巨大，在整個施工過程中產(chǎn)生的文件檔案與實物檔案很多，這對與檔案管理工作人員來說是一項難度較高的工作。因此，在基建檔案管理工作中應(yīng)采取集中領(lǐng)導(dǎo)，在集團內(nèi)部設(shè)置專職檔案管理人員，直接與基建檔案管理的上級主管溝通；在檔案保存工作中采取分級制度，集團各分公司應(yīng)下設(shè)一名專職檔案管理工作者，并由分公司的檔案管理主管直接監(jiān)督；另外在各項目的檔案管理工作過程中配備兼職檔案員，負責(zé)監(jiān)督檔案管理工作的歸檔。

在企業(yè)總部應(yīng)設(shè)立檔案室，專門負責(zé)本企業(yè)的檔案文件、資料管理工作。企業(yè)下設(shè)的各分公司也應(yīng)設(shè)立檔案庫房及檔案室，并且其規(guī)模應(yīng)能容納該企業(yè)十到十五年內(nèi)的檔案資料。各項目施工部門應(yīng)設(shè)立臨時檔案室，施工項目的工程檔案及文書檔案的歸檔工作交由兼職檔案管理員負責(zé)，在施工項目竣工后交由上屬的分公司集中保存。

建立一套檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)、保存與監(jiān)督分層、分級管理的制度能夠提高企業(yè)兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，同時也為企業(yè)的檔案管理人員增添人才。

（二）建立并優(yōu)化集團檔案整理系統(tǒng)。對于集團檔案而言，由于其數(shù)量大、內(nèi)容多，因此任務(wù)量也較為繁重，應(yīng)該從多方面入手，做好分類、鑒定、保密等工作，尤其是相關(guān)單位負責(zé)人，其平日的工作應(yīng)進一步規(guī)范化，要達到崗位保證有專業(yè)人才、人才保證有真才實學(xué)的目的。在處理日常工作過程中，單位部門的檔案資料和重要文件具備其特殊的價值，為了確保這些材料能夠充分利用、安全保存，檔案保管單位就應(yīng)該及時建立一套正規(guī)、高效的檔案管理系統(tǒng)，依據(jù)我國相關(guān)規(guī)定如《檔案法》《國家保密法》等規(guī)范工作，依據(jù)此類條約制定屬于集團的條約，納入企業(yè)管理手冊，同時，集團分公司應(yīng)保證達到手冊的規(guī)定辦法。在建立檔案整理系統(tǒng)的過程中，要將文件類型、歸檔內(nèi)容、文件保管時間、銷毀制度等因素綜合考慮，同時還需要確立相關(guān)部門、個人的責(zé)任，將檔案保管工作落到實處，例如檔案室的防盜、防塵、防腐等。對于集團而言，還應(yīng)從宏觀入手，制定屬于本企業(yè)的保密規(guī)定，檔案人員必須嚴格遵守，對自身的工作、要求有嚴肅、明確的了解，熟知檔案保密的重要性，可對相關(guān)工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)，例如保密工作教育、提升保密意識，就能夠保證集團商業(yè)秘密的相對安全。

檔案整理系統(tǒng)中，歸檔范圍也是重要因素之一，例如檔案工作的責(zé)任制、生產(chǎn)過程中出現(xiàn)或研發(fā)的有價值文獻都應(yīng)妥善歸檔；建立有效的競爭機制，優(yōu)勝劣汰，檔案整理系統(tǒng)相關(guān)工作人員只有提升自身能力，才能保證在集團長期發(fā)展，優(yōu)化工作態(tài)度和意識，由多方面下手，建立并優(yōu)化集團檔案整理系統(tǒng)。

（三）購置專業(yè)的檔案管理信息化系統(tǒng)。基建工程在檔案管理工作中可以通過購置專業(yè)的檔案管理信息化系統(tǒng)，為企業(yè)信息化的發(fā)展制定明確方向，使得企業(yè)的檔案信息化工作有所保障。在大、中型企業(yè)中應(yīng)配置現(xiàn)代化的機房室，利用大容量的移動存儲設(shè)備及高端服務(wù)器建立檔案信息化、數(shù)字化管理制度。同時，加強檔案管理工作中信息化錄入人員的業(yè)務(wù)能力及基礎(chǔ)素質(zhì)，從而提高各崗位檔案管理者的檔案信息化水平。

企業(yè)應(yīng)給所有檔案管理人員分配檔案信息系統(tǒng)的賬號且下放相應(yīng)權(quán)限，在使用信息系統(tǒng)前做好調(diào)試工作及操作人員的培訓(xùn)工作，確保檔案信息系統(tǒng)能夠在短時間內(nèi)被工作人員熟練操作。在使用檔案信息系統(tǒng)的初級時期，應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)各種不完善的地方并聯(lián)系軟件服務(wù)商進行調(diào)試和二次開發(fā)，確保檔案信息化系統(tǒng)能夠合理、有效地被企業(yè)利用。

（四）制定檔案管理人員的培訓(xùn)、考核工作措施。據(jù)國家檔案局的相關(guān)法規(guī)規(guī)定，檔案管理的專職及兼職人員都應(yīng)定期進行繼續(xù)教育培訓(xùn)工作，并接受考核。其中，專職檔案管理人員在職過程中每年應(yīng)至少進行兩次集中教育培訓(xùn)，以保證專職管理人員的基本工作技能與素質(zhì)；每年企業(yè)應(yīng)在內(nèi)部組織檔案培訓(xùn)會議，由檔案主管負責(zé)并邀請檔案學(xué)者為專、兼職檔案管理工作者教授技能培訓(xùn)課程及相應(yīng)的考核措施。繼續(xù)教育培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案知識交流組、國家檔案協(xié)會會議，為檔案管理人員的技能培養(yǎng)提供幫助。

（五）對歸檔工作進行細致抽檢。抽檢主要有兩種形式：定期抽檢與不定期抽檢，兩種制度相結(jié)合就組成了嚴格的歸檔工作監(jiān)督體系。例如單位和部門可以依據(jù)自身的工作特性將每個季度的工作形成自我檢查的程序,每個季度結(jié)束后,由檔案主管及工作人員進行自我檢查。若單位自身設(shè)有專門的檔案保管部門，也可以以月為單位進行抽查，將檢查結(jié)果及時上報、通知。此外，在定期抽檢的同時，還可以制定不定期檢查制度，若遇到問題、困難，可以及時通知相關(guān)負責(zé)人調(diào)整、改善，爭取推動檔案工作逐步優(yōu)化、高效。對企業(yè)檔案的監(jiān)督工作，必須由相關(guān)的專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)牽頭，將檔案工作進一步落實。一般而言，檔案工作其本身的特性決定了抽檢工作是一項技術(shù)性、持續(xù)性的工作，同時還具備著管理藝術(shù)。我國的檔案工作歷時悠久，但現(xiàn)代化的檔案工作起步較晚，相關(guān)專業(yè)人才不夠多，例如目前大型企業(yè)單位依然缺乏該專業(yè)人才，面臨社會信息化技術(shù)逐步推廣的新時期，應(yīng)該深入推廣專業(yè)的、以高科技為載體的歸檔工作抽檢工作。

三、結(jié)束語

綜上所述，本文從基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理的重要性出發(fā)，對新時期的基建檔案管理工作提出了幾點簡單的改進措施，基建檔案的記錄，對日后相關(guān)城市基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)具有很大的指導(dǎo)作用，所以做好基建檔案管理工作是具有現(xiàn)實意義的。在新時期信息技術(shù)高度發(fā)展的背景下，基建檔案管理在內(nèi)容上應(yīng)該更加詳細具體，在管理上應(yīng)該更具有層次性，使基建檔案能夠被有效地使用，這樣才能使基建檔案管理充分的發(fā)揮其指導(dǎo)作用。

參考文獻：

[1]湯海英.基建檔案問題解決“三步走”——廣州大學(xué)城基建檔案整理中出現(xiàn)問題的思考[J].檔案學(xué)研究,2009,108(3).

[2]歐陽迎春,和世華,洪文峰等.麗江煙草基建檔案數(shù)據(jù)庫的空間數(shù)據(jù)構(gòu)建和應(yīng)用設(shè)計[J].云南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報,2011,26(z2).

[3]熊珊珊.高校基建檔案管理現(xiàn)狀分析與對策[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟, 2008(5).

[4]金益萍.開發(fā)區(qū)基建檔案形成規(guī)律與編號方式探析[J].浙江檔案,2014(12).