檔案管理對中職整體工作的有效性

文/包頭機械工業職業學校　宋月紅

檔案管理對中職整體工作的有效性

文/包頭機械工業職業學校宋月紅

【摘要】本文針對中職學校檔案管理工作的重要性進行了分析，并就提高中職學校檔案管理工作有效性提出了建議。

【關鍵詞】檔案管理;中職;有效性

在中職學校發展中，檔案資料是學校進行教研和管理工作的重要信息來源，能夠有效提高教師的工作效率以及學校的競爭力。由于檔案管理在中職學校的教育教學、發展改革、教師隊伍建設中起著越來越多的作用，因此，中職學校必須加強對檔案管理工作的重視，讓檔案管理工作在學校改革中發揮更多的推動優勢。

一、檔案管理在中職整體工作中的作用

（一）檔案管理促進了教學工作的發展。學校的檔案管理工作主要是收集教學工作中的教學課件或錄像、課堂實踐總結、教學研究成果等材料。這些材料是學校在教研和管理等活動中形成的文字、圖表等，對學校和社會有一定的保存價值和參考價值。檔案管理人員通過收集整理、鑒定保管，為學校提供反饋信息；而教師通過資料，掌握和借鑒好的教育方法和教育經驗，學校領導則可以參考資料設計校本培訓活動，進而促進學校教育教學活動的發展。

（二）檔案管理保證了教育評估的進行。開展教育評估是學校改進工作、開展教育改革、提高教學質量的一項重要工作。而檔案能為評估學校教育、評估學校工作提供可靠的依據，增加評估過程的準確性和真實性。檔案管理記錄的檔案信息全面而準確，學校根據檔案材料對教育內容、教學程序等進行評價判斷，進而對學校做出全面客觀的評估，因此，實行檔案管理有力地保證學校教育評估的進行。

（三）檔案管理全面記錄了學校的發展歷程。學校的檔案管理通過兩個方面記錄學校的發展歷史：一方面對學校的每一次發展都做了記錄：包括學校的教學改革及教育演變，通過對教育教學經驗的總結，推動教學工作的不斷發展；另一方面記錄了學校自身的演變情況：通過總結學校建設中的經驗教訓，為新時期的學校建設提供了合理有效的依據。因此，中職學校的檔案管理是對學校發展情況的總結和反思，能夠幫助學校樹立良好的校風，檔案管理也成為了推動中職學校發展的重要工作，在維護歷史的真實面貌方面起到了重要作用。

（四）檔案管理促進了學校教師的隊伍建設。教育主管部門經常下發大量的教育文件和政策法規，學校的檔案管理工作負責收集這些文件，作為學校組織教師學習的材料，讓教師通過學習領會文件精神，了解教育政策及教育法規，從而提高思想政治覺悟和職業道德，使教師更加愛崗敬業。此外，檔案管理中全面記錄了教師的發展歷程，對全面考察教師資質起著重要的參考作用，不但能幫助教師制定合理的職業規劃，在進行教師聘任或職稱評定時，還能發揮檔案管理的資源優勢，為學校提供充分的參考依據。因此，檔案管理工作促進了中職學校教師的隊伍建設。

二、加強中職學校檔案管理有效性的建議

（一）加強對檔案管理工作的重視，完善檔案管理制度。中職學校應提高對檔案管理工作重要性的認識，在檔案管理工作中加入創新理念，開發檔案管理的新途徑，建立并完善檔案管理制度，保障檔案管理工作的開展。同時，加強對檔案管理法律法規的宣傳力度，強化教師的檔案意識，讓檔案工作人員轉變工作理念，完成教學任務的同時還要加強教學檔案的管理，并及時解決檔案管理工作中遇到的問題，確保檔案管理工作的順利進行，使檔案管理工作能逐步適應中職學校的教學體制改革。

（二）提高檔案管理人員綜合素質，加強檔案室硬件建設。中職學校的檔案管理普遍存在管理人員不足，人員專業技術不強、專業素質低的問題。因此，必須加強檔案管理的隊伍建設，擴充檔案管理人員數量，并對管理人員進行專業技能的培訓，使其快速掌握辦公應用軟件和檔案管理軟件等現代管理技術。

同時，還要加強對檔案管理人員法律法規和管理制度方面的培訓，提高其責任意識和政治素養，使其能夠嚴格遵守各項管理制度、查閱制度和保密制度，保證檔案管理工作的有效開展。另外，中職學校應設立專門的檔案室，并配備完整的檔案管理設施，對不同的檔案進行編檔并分類存放，落實防火、防潮、防盜、防蟲等各項工作措施，使檔案材料的管理符合安全規范且便于查詢。

（三）加強檔案信息化建設，提高現代化管理水平。中職學校的檔案管理工作必須要樹立現代化觀念，制訂科學的現代化管理體系和管理制度，并在檔案管理工作中推廣計算機、掃描儀和信息檢索終端等現代化設備的使用，從而加快信息的收集、處理和傳遞，提高檔案管理工作的效率，使中職院校的檔案管理工作更加適應現代化發展。

（四）強化檔案的收集和整理，提高學校競爭力。當前，中職學校正處于高職、高校雙面夾擊的環境當中，各學校間的競爭非常激烈。中職學校想要在教育市場上立足，必須重視宣傳本校在教育教學方面的優勢，檔案管理工作能為學校宣傳提供真實的資料。

中職學校應重視并加強檔案的收集和整理，重點收集在學校直接形成的文件材料，包括：上級部門針對學校下發的文件材料和學校公務活動中的協議書、重要會議材料和校園建設材料等，收集完成后根據類別和日期進行歸檔整理，保證學校歷史檔案的完整和便于查閱，提高中職學校在教育市場中的競爭力。

三、結束語

檔案管理是中職學校管理工作中重要的組成部分，對中職學校的發展建設有著重要的意義。中職學校必須不斷完善檔案管理工作，加強檔案管理的現代化建設，使自身能夠適應激烈的競爭環境和新時代的發展要求。

參考文獻：

[1]譚彥梅.檔案管理對學校整體工作的促進作用研究[J].學校管理, 2013,1(12):25.

[2]吳彩霞.中職院校教學檔案管理淺析[J].寧夏師范學院學報,2012,33 (5):160.

[3]李健.新時期中職學校檔案管理工作優化研究[J].辦公室業務,2012,6 (3):87.