信息時代探索高職院校檔案管理新途徑

文/廣東工貿職業技術學院　劉靜

信息時代探索高職院校檔案管理新途徑

文/廣東工貿職業技術學院劉靜

【摘要】信息時代已經到來，信息技術廣泛應用于檔案管理工作中，提供了新途徑和方法給傳統檔案管理工作。高職院校檔案管理直接影響著其教學、招生、就業、科研等活動，是高職院校發展的一項重要工作。本文主要分析了信息時代給高職院校檔案管理帶來的影響以及其實施檔案信息化的必要性，探究了高職院校檔案管理工作中的問題以及其在信息時代檔案管理的新途徑。

【關鍵詞】高職院校；檔案管理；信息化；影響；必要性

當前，我國不斷發展高等職業教育事業，同時不斷深化教育改革，高職院校的學生和教職工檔案數據每年都發生很大變動，比如錄入或者遷出，當前數量快速增長，所以高職院校變動、更新、維護檔案成為一項重要工作。而在當前的信息時代，電子檔案得到更加廣泛的應用，提高了高職院校檔案管理工作的科學性、現代性和規范性，提供了更加健全和完善的檔案。

一、高職院校檔案管理信息化的必要性

（一）檔案管理信息化能夠提供全面支撐給高職院校的有效管理。檔案資料記錄著各項工作的原始資料，能夠充分反映高職院校在不同階段的工作情況，比如每個時期的成果、教學等，這些基礎性原始資料通過檔案管理系統服務于學校的各項工作。檔案工作的不斷發展和進步也能夠在檔案管理的各項業務、信息來源、讀者服務渠道等方面反映出來。通過整理、統計、分析檔案能夠提供詳實、客觀、準確的資料給決策層。

（二）提供重要的科學依據給第三方考核評估。高職院校的檔案包括了很多方面，對單位各個階段的工作情況進行了全面系統的記錄，充分反映了一個院校的校風和校貌，給社會評價一個院校提供了準確依據。

二、高職院校檔案管理中的問題

當前，我國高職院校檔案管理不斷借鑒傳統高校的檔案管理，不斷向現代化、規范化、制度化的管理模式發展，可是我國高職院校檔案管理仍然存在著一些問題。

（一）缺乏完善的設備。隨著社會和科技的不斷發展，很多高職院校檔案管理部門使用電腦等設備辦公，可是只是錄入檔案目標，幾乎沒有充分利用檔案。有些檔案管理部門甚至沒有配置設備，使用其他部門淘汰的電腦設備，不能安裝現代管理軟件。有些高職院校當前仍然是人工編目、歸類、整理、記錄檔案，其巨大的工作量極易產生失誤，效率低下，經常在面對突擊檢查時加班進行整理，此時更易出現失誤，嚴重影響了檔案信息的真實性和全面性。

（二）缺乏較高水平的管理人員。當前，很多高職院校檔案管理工作人員缺乏較高的水平，由于他們不具有較高的學歷，也沒有受到專業教育。有些院校為了吸引或者留住博士、教授等人才，會將他們的配偶、子女等安排在檔案管理部門。也有些高職院校聘用臨時工完成檔案管理工作。這些促使人們不能意識到檔案管理工作的重要性。高職院校的檔案管理部門通常很少與其他部門進行溝通，缺乏獲得信息的途徑，管理人員交底的電腦操作水平降低了創新和改革的可能性，嚴重阻礙了高職院校檔案管理水平的提高。

（三）缺乏完善的檔案管理制度。因為高職院校自身的管理模式、辦學規模、隸屬關系等，導致其產生了落后的管理方法、多樣化的管理人員、不一致的檔案管理質量、不統一的制度規范。比如在進行檔案歸檔時，缺乏統一的材料格式、一致的紙張大小、規范的檔案整理、科學的歸類等。

（四）沒有及時轉變服務觀念。檔案管理部門是比較封閉的部門，是進行自我運行、缺乏與其他部門的溝通，這促使其形成陳舊和保守的思想，也不會積極創新。可是，在目前信息來源多元化的環境中，缺乏市場競爭力和應變能力，不能為使用者提供現實需求。

三、信息時代高職院校管理檔案的新途徑

高職院校要轉變觀念，建立現代信息管理的理念，當前的信息時代不斷變化，如果跟不上時代的發展就會被淘汰，網絡信息化已經在各個行業得以快速發展，高職院校想要獲得較快的發展，也要積極應用現代信息技術，檔案管理工作也不例外。

（一）高職院校加強建設網絡。高職檔案信息化管理的基礎是網絡建設。高職院校傳統紙質檔案管理基本不要求檔案管理技術和設備，可是信息時代的檔案管理非常復雜和繁瑣，需要完善的網絡信息平臺，也就是硬件設備和軟件設備，比如掃描儀、各種應用軟件等，以保管、存儲、開發和利用檔案信息。實踐表明，高職院校中安全以及穩定的網絡能夠充分發揮檔案管理工作信息化手段的優勢，所以高職院校要投入足夠的資金購買設備和技術，促使檔案管理信息化建設能夠真正發揮管理檔案的作用。此外，高職院校可以同時建設檔案信息平臺和校園網站，促使人們能夠共享信息資源。

（二）高職院校提高檔案管理人員的專業素質。高職院校檔案管理人員的信息化素質以及能力對檔案信息化管理的成效有決定作用，當前很多高職院校檔案管理人員并不是檔案管理專業，通常由其他部門人員擔任這一職責，不了解檔案管理基本知識，更不會管理和開發檔案。檔案管理人員既要有較高的政治和職業素養，也要具備較高的專業能力，還要有嚴謹的工作態度和作風。因此，檔案管理人員具有較高的專業性、技能型和知識性能夠保證檔案信息化建設。所以，高職院校要加強培訓檔案管理人員，培訓他們的計算機技能和網絡技能，促使他們以較高的信息化意識，不斷增強自身的檔案管理能力。

（三）高職院校積極開發利用檔案信息資源。高職院校在信息化環境下要加強開發和利用檔案資源，促使其能夠在高職教學、管理人事等方面發揮重要作用。高職院校為了促使用戶更加便捷的使用檔案信息，高職院校有必要建立檔案管理網站，并對檔案信息資源進行開發，然后以檔案管理網站為基礎進行各種服務，比如檔案資源的編研利用咨詢等。還要將傳統紙質檔案轉化成電子檔案，放入門戶網站，接著加工、儲存、展示檔案信息資源，這樣用戶使用檔案資源就不會受到時間和空間的限制。此外，高職院校也要建立辦公自動化系統，不斷提高檔案管理的信息化程度。高職院校也要積極和其他院校合作，共享檔案信息，提高檔案管理的開放性，所以各個高職院校可以建立一個聯合交流寫作的網絡系統，進而交換和共享信息，這需要每一個高職院校定期上傳檔案信息，而系統管理人員則要優化組合分散的檔案資源，提高檔案信息的價值。

（四）及時維護和更新檔案信息。高職院校每年，甚至每天的檔案信息都會發生變化，所以高職院校檔案管理信息化建設是動態的，所以檔案管理人員對檔案信息要進行及時的維護和更新，并在檔案信息中反映這些變化。完整和準確的錄入基礎數據，這樣才能順利進行后期數據的維護和更新，才能促使檔案管理工作服務于高職院校，提高高職院校的整體水平。

四、結語

高職院校檔案能夠推動其快速發展，所以應該對其加以重視，利用現代信息技術不斷提高其管理水平和服務質量，通過加強建設網絡、提高檔案管理人員的專業素質、開發利用檔案信息資源、提高檔案信息化管理的安全性、及時維護和更新檔案信息，充分體現出檔案管理的價值。

參考文獻：

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