高校人事檔案接收與管理的幾個重要環節

文/寧波大紅鷹學院　龐碧霞

高校人事檔案接收與管理的幾個重要環節

文/寧波大紅鷹學院龐碧霞

【摘要】人事檔案接收與管理工作是高校人才提拔、教研水平及長遠發展計劃必不可少的依據，為了對其有深入理解，本文從高校人事檔案管理工作重視程度不夠、缺乏真實性、完整性，以及信息化程度不高等方面，展開簡要的分析。

【關鍵詞】高校；人事檔案；接收；管理

人事檔案接收與管理工作對高校職工而言十分重要，其能真是的反映員工德、才、能、績等方面的真實情況，以及其工作表現、獎勵狀況、行為品行及家庭背景等多方面的信息。然而，從目前高校職工認識檔案接收管理工作現狀來看，還存在很多問題，本文結合實際，對檔案接收與管理工作進行如下幾點分析。

一、重視檔案接收與管理工作，提高管理人員綜合素質

檔案因不具有明顯的社會和經濟效益，一直以來很少受高校的關注：一是認為人事檔案管理工作相對簡單，沒有必要將優秀的人才放置在檔案管理崗位，檔案管理人員多為非專業人事，一定程度上影響了檔案管理工作信息化進程。二是檔案管理工作人員身兼數職，繁忙的工作使檔案接收與管理人員很少有多余的時間學習相關知識，工作中常會出現一些問題。三是高校對人事檔案接收與管理工作業務性和專業性強的特點不是很重視，常將接收與管理工作當做是實習崗位，因此，人員流動性較差，使人事檔案工作相對混亂，缺少證明材料，工資、福利待遇得不到保證的現象時有發生，甚至成為影響社會和諧的因素。為了轉變這一局面，首先，高校各級領導必須重視人事檔案管理工作，并將該項工作納入日程。其次，管理人員也應該恪盡職守，轉變觀念、拓展視野、豐富知識，多關注國家和社會對檔案管理工作的政策及其發展狀態，提高專業技術水平，構建一支素質較高的檔案人才管理隊伍，確保檔案管理工作持續有效的進行。再次，高校要加強對檔案管理人員進行培訓，對其進行專業知識和技能方面的培訓，鼓勵管理人員利用業余時間多渠道的學習專業知識和與之相關的知識，也要為管理人員提供交流平臺，在學習交流中取長補短，強化自身知識和技能。最后，要提高檔案管理人員的計算機網絡操作技能和檔案知識，進行檔案管理信息化培訓，鼓勵其實時收集新形式的檔案及本領域內的管理方法，強化自己的管理能力及服務意識，以便隨時對自己的工作進行戰略性調整和創新。

二、構建檔案管理機制，提高檔案管理的真實性、準確性和完整性

長期以來，高校人事檔案管理內容較為側重職工的思想面貌和社會經歷，反映出來的歷史事跡較多，近期狀況少；刻板的材料多，生動的材料少，對個人的能力、愛好、專長和工作也就等有價值的信息反映較少，且籠統。工作人員因自身缺少專業知識的積累，不能及時對檔案進行鑒別和歸檔，致使檔案材料缺失，或是當事人將檔案放置加重作廢，而無法發揮其效用。為此，必須建立健全的人事管理機制。

首先，建立達標考核機制，對人事管理工作進行定期、不定期的考核，分級指導和對人員升降工作進行動態管理，使檔案管理工作更加規范化。

其次，要對管理制度進行完善，根據人事檔案管理實際需求和社會需要，完善人事檔案接收與管理工作制度，明確工作細節并落實。

最后，要完善人事檔案計算機輔助管理制度，收集、整理和歸檔、進轉的檔案各環節必須進行演的的審查，將虛假材料杜絕在源頭，確保人事檔案整理和歸檔工作有序進行，同時也能確保材料的真實性、準確性和全面性。

三、注重信息化建設，提高人事檔案接收與管理總體水平

信息化和網絡化的發展，促使高校人事檔案接收與管理工作信息化成為時代發展的必然選擇。然而，目前部分學校管理員信息化意識還不夠，思想還不夠先進，仍停留在傳統的滯后狀態；大部分管理工作仍是紙質建檔和保管，管理的重點還是實體管理，管理狀態簡單且重復，人事統計工作多數用手工完成的，管理人員多數時間用于材料整理和裝卷，這在一定程度上造成了人員浪費。一些高校的檔案接收和管理工作中，也配置了計算機，但是僅限于打印檔案目錄，而未建立人事檔案數據庫，人事信息無法進行檢索和查詢，計算機形同擺設。還有一些高校初步建立了電子數據庫，然而軟件功能較為單一，與上級配發的軟件不兼容，無法對復雜的人事檔案信息進行篩選、排序、分類、匯總，更無法實現紙質檔案和電子檔案共用的局。這種情況下，必須強化人事檔案信息化進程，將紙質文件轉化成以電子信息數字化為依據的動態信息，首先，將個人信息錄入計算機中，為高校每一個職工建立一個以姓名、性別、籍貫、身份證號和本人照片等信息為基礎的檢索，并將個人的目錄作為條目鏈接，便于根據實際需求增加崗位調整、職務變動、考核、獎懲及教育成果等資料，逐漸形成較完整的數字信息化檔案，便于快速、及時、全面的查閱個人信息，確保信息的真實性和準確，進而提高管理人員的工作效率。其次，通過計算機網絡進行人事檔案管理創新，不涉及保密的部分信息可以實現網絡共享，從而向社會提供高質量人才檔案信息服務，實現資源共享，同時也能提高管理人員效率。

四、結束語

高校檔案接收與管理工作涉及的內容比較多，上文簡要的對管理人員素質、檔案真實性和完整性、信息化建設進行分析，其他方面應該注意的細節，在以后的工作中還要繼續研究。同時也需要國家、高校和社會共同關注高校人事檔案接收與管理工作，使越來越多的人重視人事管理工作。

參考文獻：

[1]侯賢祥.芻議高校人事檔案管理中的問題及對策[J].高等教育.2011 (03):97-98.

[2]劉冬梅.高校人事檔案管理工作:意義、研究現狀與創新[J].吉首大學學報(社會科學版).2011(05):141-143.

[3]牛莉俠.高校人事檔案管理的若干思考[J].產業與科技論壇.2013(12): 243-244.