公立醫(yī)院干部任期績效檔案庫的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

龔曉莉 席仁剛

摘 要：通過明確建立干部任期績效檔案庫的目的和作用，探索績效檔案庫建立和管理的原則、績效檔案編號的方式方法、歸檔保管運(yùn)用各環(huán)節(jié)的流程要求，整合本單位散在的干部評價(jià)信息，健全各級各類干部業(yè)績評價(jià)體系，為公立醫(yī)院核心人力資源的管理和建設(shè)提供充分的檔案依據(jù)。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院 干部 任期績效檔案庫 設(shè)計(jì) 實(shí)現(xiàn)

中圖分類號：F240 ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）10-261-02

醫(yī)院各級干部在醫(yī)院運(yùn)營中承擔(dān)著多維度的管理職能，是醫(yī)院的核心人力資源，干部隊(duì)伍整體素質(zhì)的高低直接影響著醫(yī)院的發(fā)展方向和戰(zhàn)略目標(biāo)，因此干部管理是醫(yī)院人力資源管理的重要內(nèi)容。湖北省中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院作為省衛(wèi)生計(jì)生委直屬的公立醫(yī)院，于2013年10月正式啟動(dòng)干部人事制度改革試點(diǎn)工作，試點(diǎn)項(xiàng)目為：任期+競崗+目標(biāo)管理，目的是探索建立與事業(yè)單位改革方向相適應(yīng)、績效管理相匹配的干部選拔任用機(jī)制，形成科學(xué)系統(tǒng)的干部人事制度體系。為給干部人事制度改革提供充分的依據(jù)，醫(yī)院經(jīng)過積極探索，成功設(shè)計(jì)并建立干部任期績效檔案庫，實(shí)現(xiàn)了干部評價(jià)信息的客觀性、全面性和可追溯性。

人事檔案是我國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，主要內(nèi)容為個(gè)人履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等文件材料，能記錄個(gè)人一般信息及成長發(fā)展的歷史，但是無法直接體現(xiàn)個(gè)人的工作業(yè)績，而干部任期績效檔案對干部個(gè)人業(yè)績有客觀、量化、動(dòng)態(tài)的記錄，可作為人事檔案的有效補(bǔ)充形式。

目前國內(nèi)建立干部任期績效檔案庫的單位非常少，基本無可借鑒的經(jīng)驗(yàn)，筆者所在的湖北省中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院在設(shè)計(jì)和建立績效檔案庫的過程中，從實(shí)際出發(fā)，研討并明確建立檔案庫的目的和作用，以此為導(dǎo)向確定建立和管理的原則，創(chuàng)新設(shè)計(jì)檔案編號，制定合理便捷的管理流程。經(jīng)過一系列的設(shè)計(jì)和籌備，全面建成干部任期績效檔案庫，建檔率達(dá)100%，正式啟用后運(yùn)行正常有效。在此，結(jié)合我院建立干部任期績效檔案庫的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，探討各單位建立任期績效檔案庫的思路和做法，為各單位管理干部評價(jià)信息提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

一、績效檔案庫的設(shè)計(jì)要點(diǎn)

1.分析目的和作用。檔案作為信息資源，是一種潛在的生產(chǎn)力，其價(jià)值體現(xiàn)在為醫(yī)院發(fā)展大局和群眾健康服務(wù)之中{1}。建立干部任期績效檔案庫最終目的是規(guī)范和健全干部的管理工作，但是各單位具體情況均不相同，同一家單位在不同發(fā)展時(shí)期對干部隊(duì)伍的管理要求也會(huì)不同，所以啟動(dòng)建檔工作，首先要分析本單位目前干部管理的現(xiàn)狀、優(yōu)勢和不足、確定本單位建立績效檔案庫的原則和思路。

我院作為干部人事制度改革試點(diǎn)單位，應(yīng)緊緊圍繞改革試點(diǎn)項(xiàng)目研討建檔的目的和作用，創(chuàng)新性地開展這項(xiàng)工作，為干部人事制度改革積累可復(fù)制的經(jīng)驗(yàn)。經(jīng)過調(diào)研，首先明確我院干部評價(jià)信息現(xiàn)狀和建檔的目的和作用，簡要分析如下：

2.明確原則和方法。通過調(diào)研分析，基于我院有較完善的績效考核體系，因此有較全面的干部評價(jià)信息，對于應(yīng)完善之處，可在干部人事制度改革中通過頂層設(shè)計(jì)得以實(shí)現(xiàn)。對于任期績效檔案庫，我院希望其能有效地實(shí)現(xiàn)信息整合，能夠滿足各部門對信息的需求，充分達(dá)成共享，建立一個(gè)完整的信息鏈{2}，但是如何將散在于各部門的信息進(jìn)行整合建檔，應(yīng)先明確建檔的原則和方法。我院建立績效檔案庫遵循以下三項(xiàng)原則：一是全面性原則，即應(yīng)建立每位在任干部的任期績效檔案。二是完整性原則，檔案應(yīng)包含干部任職期間每年的工作業(yè)績和獎(jiǎng)懲情況。三是便捷性原則，檔案編號和資料歸檔應(yīng)條理清晰、科學(xué)設(shè)計(jì)檔案編號、方便查找。

3.設(shè)計(jì)類別和編號。為實(shí)現(xiàn)干部任期績效檔案的科學(xué)性，我院檔案編號方法如下：一級類目依據(jù)醫(yī)院干部崗位特點(diǎn)，分為四個(gè)類別，即行政管理、臨床（含醫(yī)技）管理、護(hù)理管理和黨務(wù)管理，分別冠以字母簡稱：XG、LG、HG、DG;二級類目參照人事檔案案卷編號中的漢語拼音字母編號法，為干部姓名首拼音字母，與醫(yī)院人事檔案編號相同;在同類干部姓名首拼音字母相同時(shí)，設(shè)計(jì)三級類目，為二位制阿拉伯?dāng)?shù)字，按照任職時(shí)間先后進(jìn)行排序。另外，干部如兼任不同類別管理職務(wù)，每類均建立任期績效檔案。我院依據(jù)此種方式對全院中層干部進(jìn)行編號，一般情況下檔案編號由干部類別、姓名組成，編寫格式為：類別—姓名，如：XG-LHJ;出現(xiàn)同類干部姓名首拼音字母相同時(shí)，增加三級類目，編寫格式為：類別—姓名—序號，如：XG—LHJ—01。經(jīng)過一年多的實(shí)踐檢驗(yàn)，我院原創(chuàng)設(shè)計(jì)的檔案編號方法完全符合《檔案編制規(guī)則》中規(guī)定的唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性這5項(xiàng)要求。

4.理清內(nèi)容和要求。建立干部任期績效檔案庫是醫(yī)院管理的一項(xiàng)變革和創(chuàng)新，然而在變革和創(chuàng)新的過程中，應(yīng)制定明確的目標(biāo)，有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行變革，并將這些變革與日常管理工作緊密結(jié)合{3}。結(jié)合我院工作實(shí)際，從任期績效檔案需求出發(fā)，經(jīng)過研究討論，明確歸檔內(nèi)容為四大類評價(jià)信息：一是績效考核類，包含部門月度管理績效考核結(jié)果、部門年度管理績效考核結(jié)果、科主任月度績效考核結(jié)果、中層干部年度考評結(jié)果。二是評先獎(jiǎng)勵(lì)類，包含院級及院級以上獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)和表彰。三是處分處罰類，包含因違規(guī)違紀(jì)行為受醫(yī)院通報(bào)批評以上處分、對負(fù)次要及以上責(zé)任的三級及以上醫(yī)療安全事故、年度不良執(zhí)業(yè)行為的處分。四是其他類，目的是為干部評價(jià)信息的擴(kuò)充提供一個(gè)渠道，包含黨政聯(lián)席會(huì)督辦件明確要求記入績效檔案的事項(xiàng);醫(yī)院紅頭文件明文要求記入績效檔案的事項(xiàng)。

5.確定來源和時(shí)限。確定歸檔內(nèi)容來源的原則為“誰管理、誰負(fù)責(zé)”，即主管部門負(fù)責(zé)提供相應(yīng)的檔案資料，對于存在部門之間交叉的評價(jià)信息，應(yīng)在頂層設(shè)計(jì)時(shí)商議明確。對于不同檔案資料的歸檔時(shí)間，我院依據(jù)實(shí)際情況，明確了每個(gè)歸檔材料的上報(bào)時(shí)限，即：每年的4、7、10和次年的1月上報(bào)上一季度的資料;每年的2月上報(bào)前一年度資料，上報(bào)日期均為以上月份的5日前。

二、績效檔案庫的實(shí)現(xiàn)步驟

1.建立方法。首先應(yīng)確定檔案柜的存放和標(biāo)識，如單位有條件，可設(shè)立專門檔案室，我院因新大樓正在施工，檔案柜暫時(shí)放置在獨(dú)立的辦公區(qū)域里，由檔案管理員專人管理。對于信息變動(dòng)較大的標(biāo)識，如《中層干部一覽表》，我院特別定制一面開口的亞克力薄型方盒，內(nèi)置《中層干部一覽表》，可定期進(jìn)行更換。其次是確定合適的規(guī)格和內(nèi)容。依據(jù)實(shí)際情況，我院采用的是塑料檔案盒（31cm×23cm×1.5cm），歸檔資料是用拉桿夾按年度順序存放，為便于區(qū)分，對于不同類別干部的檔案資料，采用不同顏色的拉桿夾，XG為黃色、LG為藍(lán)色、HG為綠色、DG為紅色。每份檔案均填寫案卷目錄，案卷目錄可打印或用鋼筆正楷填寫，所有歸檔材料，都寫明具體頁數(shù)，如需變更或修改時(shí)，由檔案管理員注明。

2.管理流程。干部人事檔案管理工作只有認(rèn)真、規(guī)范，才能使干部的人事檔案全面、真實(shí)、連續(xù)，為開發(fā)干部檔案的信息資源、發(fā)揮干部的積極作用起到大力的推動(dòng)作用，為領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、提拔、重用干部提供有力的依據(jù){4}。同樣對于干部任期績效檔案的管理，也應(yīng)科學(xué)、規(guī)范，我院按照動(dòng)態(tài)性、規(guī)范性、安全性原則，制定任期績效檔案庫的管理流程，以維護(hù)其正常、高效的運(yùn)轉(zhuǎn)。一是收集歸檔流程。設(shè)立兼職檔案管理員一名，負(fù)責(zé)任期績效檔案資料的收集整理、分類編目、歸檔保存，歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，每季度第一月歸檔上一季度資料，每年2月份歸檔上一年度資料，檔案管理員按時(shí)更新檔案內(nèi)容，登記案卷目錄，保證績效檔案資料的連續(xù)性和完整性。二是借閱運(yùn)用流程。任期績效檔案運(yùn)用時(shí)必須嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，職能部門因工作需要借閱，需填寫《借閱檔案申請表》，報(bào)分管院長審核，經(jīng)院長審批后方可借閱。對于借閱的檔案，借閱者應(yīng)保證檔案的完整及注意安全保密，嚴(yán)格按照規(guī)定時(shí)間返還。三是存檔保管流程。干部任期績效檔案庫管理部門定期（暫定為3年）將績效檔案資料移交給人力資源部，人力資源部按照人事檔案管理要求進(jìn)行存檔保管，原則上任期績效檔案需保管至干部離職、辭職、調(diào)動(dòng)或退休。

三、建立和管理的經(jīng)驗(yàn)體會(huì)

1.建立任期績效檔案庫首先要明確目的。建立任期績效檔案庫雖然管理成本不太高，但是各單位決定開展這項(xiàng)工作首先要明確需要達(dá)到的目的，再確定建檔的覆蓋面、建立和運(yùn)行的模式和需要給予的支持，避免運(yùn)行時(shí)出現(xiàn)諸多問題。

2.歸檔內(nèi)容必須緊密結(jié)合實(shí)際管理現(xiàn)狀。不同單位干部管理模式和重點(diǎn)均不相同，歸檔內(nèi)容也要因地制宜。首先，應(yīng)梳理本單位所有的干部評價(jià)信息;其次，依據(jù)本單位管理導(dǎo)向，篩選出重要有代表性的評價(jià)信息作為歸檔內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)干部評價(jià)信息不全面，應(yīng)依據(jù)管理實(shí)際，設(shè)計(jì)并運(yùn)行新的干部評價(jià)體系。

3.以制度的形式將檔案管理工作常態(tài)化。檔案管理工作是一個(gè)長期、動(dòng)態(tài)的過程，各單位在進(jìn)行調(diào)研論證后，需制定相應(yīng)的管理制度，將此項(xiàng)工作用制度的形式固化下來，成為一項(xiàng)常態(tài)化的工作。

4.與干部人事檔案有關(guān)聯(lián)但應(yīng)獨(dú)立建檔。干部任期績效檔案不同于干部人事檔案，是現(xiàn)有干部人事檔案的一種有效的補(bǔ)充形式，各單位在設(shè)計(jì)檔案編號、歸檔內(nèi)容和管理流程時(shí)，要注意既可以有一定的相關(guān)性，又同時(shí)保持績效檔案庫的獨(dú)立性，不能混淆。

5.依據(jù)管理導(dǎo)向適時(shí)動(dòng)態(tài)調(diào)整歸檔內(nèi)容。建立任期績效檔案庫后，既要嚴(yán)格按照制度進(jìn)行動(dòng)態(tài)、規(guī)范的管理，同時(shí)應(yīng)周期性地進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，特別是歸檔內(nèi)容，應(yīng)依據(jù)干部管理導(dǎo)向定期進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，保證其適宜性。

6.績效檔案需要長期堅(jiān)持才能更有價(jià)值?？冃n案對干部的評價(jià)信息是起到整合、優(yōu)化的作用，雖然這些信息短期內(nèi)也可以從管理部門中獲取，但是較長的周期，各部門的評價(jià)信息就逐漸難以集中，所以干部任期績效檔案需要積淀2～3年，甚至更長時(shí)間，才能通過干部績效檔案反映干部不同時(shí)期的工作業(yè)績。

通過精心設(shè)計(jì)和規(guī)范管理，干部任期績效檔案可以動(dòng)態(tài)、客觀地反映干部履職能力，可作為干部選拔培養(yǎng)、競爭上崗、任用免職等人事管理的重要參考依據(jù)，各單位也可通過建立任期績效檔案庫，梳理整合本單位干部評價(jià)信息，依據(jù)管理需求，開發(fā)設(shè)計(jì)新的干部評價(jià)體系，以進(jìn)一步健全本單位干部業(yè)績評價(jià)體系?？傊⒏刹咳纹诳冃n案庫的目的應(yīng)是規(guī)范和健全本單位干部的管理工作，通過干部評價(jià)體系的完善促進(jìn)干部隊(duì)伍建設(shè)，這才是建立干部任期檔案庫的真正意義和價(jià)值所在。

注釋：

{1}李成修，林樂良，于復(fù)德，等.醫(yī)院綜合檔案的管理與利用[J].中國醫(yī)院，2009.13（10）：58-58

{2}趙明娟，孫海霞，王曉冬，淺談醫(yī)院檔案信息管理的作用與對策[J].中國醫(yī)院管理，2010.30（7）：58-58

{3}李玉紅，淺析綜合性醫(yī)院檔案管理運(yùn)行機(jī)制[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2015.（01）：11-12

{4}楊小清，柷琳，石星，衛(wèi)生系統(tǒng)干部人事檔案管理的矛盾分析與對策[J].中國民康醫(yī)學(xué)，2012.24（14）：1783-1784

（作者單位：湖北省中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院 湖北武漢 430015）

（作者簡介：龔曉莉，湖北省中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院改革辦公室;通訊作者：席仁剛，湖北省中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院）

（責(zé)編：若佳）