以EXCEL為構建載體的現場材料管理電子臺賬開發和應用

摘 要：長期以來，傳統的紙制臺賬成為銅冶煉廠現場材料管理“木桶”上的“短板”。本人根據EXCEL在辦公軟件數據處理中使用普遍的特點，通過對其功能開發，設計出滿足管理需要的現場材料管理電子臺賬，提升了材料管理水平、材料成本大幅下降，取得良好的效果。

關鍵詞：EXCEL；現場材料管理；電子臺賬；開發；應用

一、前言

金川集團公司自2005年下半年在公司和廠礦間實施ERP系統管理后，實現集團公司物流、資金流、信息流統一管理。但對車間級材料庫存管理系統一直未開發，二級單位現場材料管理臺賬、報表等依然停留在傳統的紙質階段。

落后的現場材料管理成為材料管理“木桶”上的“短板”。為此，本人利用Excel在數據處理中使用普遍的特點，通過對其功能開發，設計出滿足管理需要的現場材料管理電子臺賬，不僅提升了管理水平，而且因EXCEL使用普遍、節約了大量設計、開發其它版本管理軟件的費用。

二、我廠材料管理現狀和問題

1.盡管2005年ERP系統上線運行，但未將現場材料庫存管理向下延伸，現場臺賬依然停留在紙制臺賬階段。

2.現場材料管理不規范。多年來盡管對車間嚴格要求、嚴格管理，但由于受傳統紙制臺賬所限，仍然存在不規范問題。主要表現為：臺賬填寫名稱、型號、計量單位等不嚴謹、隨心所欲填寫，存在一物多名、一名多物、物名錯亂、金額篡改、舞弊等不規范現象。

3.存在監管不嚴或缺失現象。現場材料管理由于是紙制臺賬，日常填寫由保管員負責，因此臺帳填寫的是否完整、準確、嚴格、規范，其他人不得而知，存在監管缺失。

4.存在賬、物、卡、資金不符現象。

5.紙質臺賬填寫量大、查詢不方便、更新遲緩且管理收效甚微。

三、以EXCEL為構建載體的現場材料管理電子臺賬開發

為了提升銅冶煉廠材料管理水平，筆者開發了以EXCEL為構建載體的現場材料管理電子臺賬，并應用到日常材料管理中。

1.體現效率、效益優先原則。ERP系統開發現場材料庫存管理，需要投入大量的人力（專業計算機軟件研發團隊）、物力（服務器、網絡等計算機設備、設施）、財力（因研發軟件支出的各項費用），且開發周期長（至少半年）。為了使銅冶煉廠材料管理盡快與目前運行的ERP計劃管理系統接軌，本人利用Microsoft office中Excel辦公軟件應用普遍、對數據處理功能強大等特點，開發出以EXCEL為構建載體的現場材料管理電子臺賬。

2.遵循系統性原理。材料管理是一項集人、財、物相統一的系統管理，在開發、設計時還要考慮計算機的優勢將稽核會計功能、統計功能、分析功能等自動融為一體考慮，并兼顧方便實用性。如圖所示。

3.體現精細化管理思想。在材料管理電子臺賬開發、設計中做了大量的限定和設置，使粗放式管理向精細化管理邁進。如對材料收入、發出要求從日期、憑據、領用人嚴格登記，做到“收有據、發有憑”，各級管理人員可以隨時審核監查，以此達到從源頭杜絕亂領、亂發材料現象；對日期做了限定，與生產日歷、各部門統計報表日歷相統一，以此達到數據統計口徑一致；通過在材料電子臺賬中設定最低儲備量、正常儲備量、最高儲備量，以此達到降低儲備、加快周轉、控制消耗的目的。

4.將ERP系統材料編碼導入其中，實現ERP系統管理與現場材料管理的手動對接。ERP系統對20大類、7萬余種材料逐一編碼。將ERP系統材料編碼導入到本人開發的材料管理系統中，設定公式，只要將材料編碼輸入，對應的材料名稱、規格、型號、計量單位、計劃單價等材料要素自動生成。

5.收、發、存管理環節由每月靜態變為實時動態管理。庫存情況隨時一目了然，使材料收、發、存數據由每月一次靜態盤點變為實時永續盤點的動態管理。

6.將“三定一明確”管理思想融入其中，有效預警。為了加強庫存控制，防止超儲積壓，要求各單位日常庫存管理堅持“三定一明確”原則，即定品種、定規格、定資金，明確使用方向和使用部位。在電子臺賬臺賬中通過設定和編輯公式，某些材料結存量由低到高呈現不同色彩變化，儲備量是否合理非常直觀。

7.自動鏈接功能。材料品種繁多，日常各材料查詢、點擊切換頻繁。通過對每一項材料單獨設定臺賬頁，在目錄中自動匯總，并且目錄中的每一項材料與相應材料臺賬頁之間自動鏈接，切換自如，大大提高工作效率。

8.統計、匯總功能。本電子臺賬利用計算機的計算功能，通過編輯大量的公式，對日常收入、發出數量只要在電子臺賬中認真填寫，金額、庫存數量、庫存金額等自動匯總，并且對當月、累計各類數據在臺賬頁自動匯總、在目錄頁中也自動匯總，實現報表自動化。

9.分析功能。在每頁臺賬末尾，設計出該項材料逐月動態匯總表，依此進一步設計出該項材料庫存動態柱形圖，圖文并茂，庫存動態顯而易見。

四、現場材料管理電子臺賬應用

1.培訓階段。首先編寫《銅冶煉廠材料管理臺賬系統使用說明》；其次對全廠材料員、保管員全面培訓。

2.建立電子臺賬階段。利用年終、年初全面盤點時機，要求全廠完成電子臺賬的初始化建立工作。

3.實施階段。第一，在專門會議發布，并進行宣講，要求全廠施行；第二，2013年1月份下發《銅冶煉廠關于進一步加強材料管理的要求》和銅廠發〔2013〕30號《銅冶煉廠關于材料費用指標分解及控制措施的工作安排》，規定現場材料管理要以電子臺帳為載體強化實施；第三，將電子臺賬實施作為材料專業檢查評比內容，強化推進。

4.提高改進階段。者經常與車間溝通，了解在使用過程中存在的問題，不斷改進。

五、結論和思考

2013年以來，通過以EXCEL為構建載體的現場材料管理電子臺賬開發和應用，銅冶煉廠材料管理水平提升、材料成本大幅下降，取得良好的效果。

1.材料管理水平得到提升。

（1）通過將ERP系統材料編碼引用，使材料名稱、規格、型號、計量單位、計劃單價等要素自動生成，實現ERP系統向現場材料管理延伸，使材料管理標準化；

（2）通過電子臺賬中各要素認真填寫，做到收有據、發有憑，使現場材料管理規范化；

（3）通過以計算機為載體的電子臺賬的構建，實現現場材料管理信息化；

（4）通過電子臺賬中設置大量公式、鏈接以及各項材料分析，實現管理自動化；

（5）通過對各項材料日常收發自動匯總，實現報表自動化；

（6）通過設置最低儲備、正常儲備、最高儲備限量，電子臺賬會呈現不同色彩并自動預警，使管理精細化；

（7）通過電子臺賬及時跟蹤掌握最基層組織領用消耗動態，實現材料管理集約化。

2.材料成本下降。2013年以后銅冶煉廠材料消耗指標較上年平均下降20%，費用得到有效控制；通過電子臺賬信息共享，盤活并有效利用各類材料800萬元。

3.本電子臺賬實用性強，不僅可應用于現場材料管理中，而且可在備件管理、辦公用品管理等物資管理中進一步推廣，也可在集團公司其他各二級單位物資管理中推廣應用。