以EXCEL為構(gòu)建載體的現(xiàn)場(chǎng)材料管理電子臺(tái)賬開(kāi)發(fā)和應(yīng)用

摘 要：長(zhǎng)期以來(lái)，傳統(tǒng)的紙制臺(tái)賬成為銅冶煉廠現(xiàn)場(chǎng)材料管理“木桶”上的“短板”。本人根據(jù)EXCEL在辦公軟件數(shù)據(jù)處理中使用普遍的特點(diǎn)，通過(guò)對(duì)其功能開(kāi)發(fā)，設(shè)計(jì)出滿足管理需要的現(xiàn)場(chǎng)材料管理電子臺(tái)賬，提升了材料管理水平、材料成本大幅下降，取得良好的效果。

關(guān)鍵詞：EXCEL；現(xiàn)場(chǎng)材料管理；電子臺(tái)賬；開(kāi)發(fā)；應(yīng)用

一、前言

金川集團(tuán)公司自2005年下半年在公司和廠礦間實(shí)施ERP系統(tǒng)管理后，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司物流、資金流、信息流統(tǒng)一管理。但對(duì)車(chē)間級(jí)材料庫(kù)存管理系統(tǒng)一直未開(kāi)發(fā)，二級(jí)單位現(xiàn)場(chǎng)材料管理臺(tái)賬、報(bào)表等依然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)階段。

落后的現(xiàn)場(chǎng)材料管理成為材料管理“木桶”上的“短板”。為此，本人利用Excel在數(shù)據(jù)處理中使用普遍的特點(diǎn)，通過(guò)對(duì)其功能開(kāi)發(fā)，設(shè)計(jì)出滿足管理需要的現(xiàn)場(chǎng)材料管理電子臺(tái)賬，不僅提升了管理水平，而且因EXCEL使用普遍、節(jié)約了大量設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)其它版本管理軟件的費(fèi)用。

二、我廠材料管理現(xiàn)狀和問(wèn)題

1.盡管2005年ERP系統(tǒng)上線運(yùn)行，但未將現(xiàn)場(chǎng)材料庫(kù)存管理向下延伸，現(xiàn)場(chǎng)臺(tái)賬依然停留在紙制臺(tái)賬階段。

2.現(xiàn)場(chǎng)材料管理不規(guī)范。多年來(lái)盡管對(duì)車(chē)間嚴(yán)格要求、嚴(yán)格管理，但由于受傳統(tǒng)紙制臺(tái)賬所限，仍然存在不規(guī)范問(wèn)題。主要表現(xiàn)為：臺(tái)賬填寫(xiě)名稱(chēng)、型號(hào)、計(jì)量單位等不嚴(yán)謹(jǐn)、隨心所欲填寫(xiě)，存在一物多名、一名多物、物名錯(cuò)亂、金額篡改、舞弊等不規(guī)范現(xiàn)象。

3.存在監(jiān)管不嚴(yán)或缺失現(xiàn)象。現(xiàn)場(chǎng)材料管理由于是紙制臺(tái)賬，日常填寫(xiě)由保管員負(fù)責(zé)，因此臺(tái)帳填寫(xiě)的是否完整、準(zhǔn)確、嚴(yán)格、規(guī)范，其他人不得而知，存在監(jiān)管缺失。

4.存在賬、物、卡、資金不符現(xiàn)象。

5.紙質(zhì)臺(tái)賬填寫(xiě)量大、查詢(xún)不方便、更新遲緩且管理收效甚微。

三、以EXCEL為構(gòu)建載體的現(xiàn)場(chǎng)材料管理電子臺(tái)賬開(kāi)發(fā)

為了提升銅冶煉廠材料管理水平，筆者開(kāi)發(fā)了以EXCEL為構(gòu)建載體的現(xiàn)場(chǎng)材料管理電子臺(tái)賬，并應(yīng)用到日常材料管理中。

1.體現(xiàn)效率、效益優(yōu)先原則。ERP系統(tǒng)開(kāi)發(fā)現(xiàn)場(chǎng)材料庫(kù)存管理，需要投入大量的人力（專(zhuān)業(yè)計(jì)算機(jī)軟件研發(fā)團(tuán)隊(duì)）、物力（服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)等計(jì)算機(jī)設(shè)備、設(shè)施）、財(cái)力（因研發(fā)軟件支出的各項(xiàng)費(fèi)用），且開(kāi)發(fā)周期長(zhǎng)（至少半年）。為了使銅冶煉廠材料管理盡快與目前運(yùn)行的ERP計(jì)劃管理系統(tǒng)接軌，本人利用Microsoft office中Excel辦公軟件應(yīng)用普遍、對(duì)數(shù)據(jù)處理功能強(qiáng)大等特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)出以EXCEL為構(gòu)建載體的現(xiàn)場(chǎng)材料管理電子臺(tái)賬。

2.遵循系統(tǒng)性原理。材料管理是一項(xiàng)集人、財(cái)、物相統(tǒng)一的系統(tǒng)管理，在開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)時(shí)還要考慮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)將稽核會(huì)計(jì)功能、統(tǒng)計(jì)功能、分析功能等自動(dòng)融為一體考慮，并兼顧方便實(shí)用性。如圖所示。

3.體現(xiàn)精細(xì)化管理思想。在材料管理電子臺(tái)賬開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)中做了大量的限定和設(shè)置，使粗放式管理向精細(xì)化管理邁進(jìn)。如對(duì)材料收入、發(fā)出要求從日期、憑據(jù)、領(lǐng)用人嚴(yán)格登記，做到“收有據(jù)、發(fā)有憑”，各級(jí)管理人員可以隨時(shí)審核監(jiān)查，以此達(dá)到從源頭杜絕亂領(lǐng)、亂發(fā)材料現(xiàn)象；對(duì)日期做了限定，與生產(chǎn)日歷、各部門(mén)統(tǒng)計(jì)報(bào)表日歷相統(tǒng)一，以此達(dá)到數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑一致；通過(guò)在材料電子臺(tái)賬中設(shè)定最低儲(chǔ)備量、正常儲(chǔ)備量、最高儲(chǔ)備量，以此達(dá)到降低儲(chǔ)備、加快周轉(zhuǎn)、控制消耗的目的。

4.將ERP系統(tǒng)材料編碼導(dǎo)入其中，實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)管理與現(xiàn)場(chǎng)材料管理的手動(dòng)對(duì)接。ERP系統(tǒng)對(duì)20大類(lèi)、7萬(wàn)余種材料逐一編碼。將ERP系統(tǒng)材料編碼導(dǎo)入到本人開(kāi)發(fā)的材料管理系統(tǒng)中，設(shè)定公式，只要將材料編碼輸入，對(duì)應(yīng)的材料名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、計(jì)量單位、計(jì)劃單價(jià)等材料要素自動(dòng)生成。

5.收、發(fā)、存管理環(huán)節(jié)由每月靜態(tài)變?yōu)閷?shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理。庫(kù)存情況隨時(shí)一目了然，使材料收、發(fā)、存數(shù)據(jù)由每月一次靜態(tài)盤(pán)點(diǎn)變?yōu)閷?shí)時(shí)永續(xù)盤(pán)點(diǎn)的動(dòng)態(tài)管理。

6.將“三定一明確”管理思想融入其中，有效預(yù)警。為了加強(qiáng)庫(kù)存控制，防止超儲(chǔ)積壓，要求各單位日常庫(kù)存管理堅(jiān)持“三定一明確”原則，即定品種、定規(guī)格、定資金，明確使用方向和使用部位。在電子臺(tái)賬臺(tái)賬中通過(guò)設(shè)定和編輯公式，某些材料結(jié)存量由低到高呈現(xiàn)不同色彩變化，儲(chǔ)備量是否合理非常直觀。

7.自動(dòng)鏈接功能。材料品種繁多，日常各材料查詢(xún)、點(diǎn)擊切換頻繁。通過(guò)對(duì)每一項(xiàng)材料單獨(dú)設(shè)定臺(tái)賬頁(yè)，在目錄中自動(dòng)匯總，并且目錄中的每一項(xiàng)材料與相應(yīng)材料臺(tái)賬頁(yè)之間自動(dòng)鏈接，切換自如，大大提高工作效率。

8.統(tǒng)計(jì)、匯總功能。本電子臺(tái)賬利用計(jì)算機(jī)的計(jì)算功能，通過(guò)編輯大量的公式，對(duì)日常收入、發(fā)出數(shù)量只要在電子臺(tái)賬中認(rèn)真填寫(xiě)，金額、庫(kù)存數(shù)量、庫(kù)存金額等自動(dòng)匯總，并且對(duì)當(dāng)月、累計(jì)各類(lèi)數(shù)據(jù)在臺(tái)賬頁(yè)自動(dòng)匯總、在目錄頁(yè)中也自動(dòng)匯總，實(shí)現(xiàn)報(bào)表自動(dòng)化。

9.分析功能。在每頁(yè)臺(tái)賬末尾，設(shè)計(jì)出該項(xiàng)材料逐月動(dòng)態(tài)匯總表，依此進(jìn)一步設(shè)計(jì)出該項(xiàng)材料庫(kù)存動(dòng)態(tài)柱形圖，圖文并茂，庫(kù)存動(dòng)態(tài)顯而易見(jiàn)。

四、現(xiàn)場(chǎng)材料管理電子臺(tái)賬應(yīng)用

1.培訓(xùn)階段。首先編寫(xiě)《銅冶煉廠材料管理臺(tái)賬系統(tǒng)使用說(shuō)明》；其次對(duì)全廠材料員、保管員全面培訓(xùn)。

2.建立電子臺(tái)賬階段。利用年終、年初全面盤(pán)點(diǎn)時(shí)機(jī)，要求全廠完成電子臺(tái)賬的初始化建立工作。

3.實(shí)施階段。第一，在專(zhuān)門(mén)會(huì)議發(fā)布，并進(jìn)行宣講，要求全廠施行；第二，2013年1月份下發(fā)《銅冶煉廠關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)材料管理的要求》和銅廠發(fā)〔2013〕30號(hào)《銅冶煉廠關(guān)于材料費(fèi)用指標(biāo)分解及控制措施的工作安排》，規(guī)定現(xiàn)場(chǎng)材料管理要以電子臺(tái)帳為載體強(qiáng)化實(shí)施；第三，將電子臺(tái)賬實(shí)施作為材料專(zhuān)業(yè)檢查評(píng)比內(nèi)容，強(qiáng)化推進(jìn)。

4.提高改進(jìn)階段。者經(jīng)常與車(chē)間溝通，了解在使用過(guò)程中存在的問(wèn)題，不斷改進(jìn)。

五、結(jié)論和思考

2013年以來(lái)，通過(guò)以EXCEL為構(gòu)建載體的現(xiàn)場(chǎng)材料管理電子臺(tái)賬開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，銅冶煉廠材料管理水平提升、材料成本大幅下降，取得良好的效果。

1.材料管理水平得到提升。

（1）通過(guò)將ERP系統(tǒng)材料編碼引用，使材料名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、計(jì)量單位、計(jì)劃單價(jià)等要素自動(dòng)生成，實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)向現(xiàn)場(chǎng)材料管理延伸，使材料管理標(biāo)準(zhǔn)化；

（2）通過(guò)電子臺(tái)賬中各要素認(rèn)真填寫(xiě)，做到收有據(jù)、發(fā)有憑，使現(xiàn)場(chǎng)材料管理規(guī)范化；

（3）通過(guò)以計(jì)算機(jī)為載體的電子臺(tái)賬的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)材料管理信息化；

（4）通過(guò)電子臺(tái)賬中設(shè)置大量公式、鏈接以及各項(xiàng)材料分析，實(shí)現(xiàn)管理自動(dòng)化；

（5）通過(guò)對(duì)各項(xiàng)材料日常收發(fā)自動(dòng)匯總，實(shí)現(xiàn)報(bào)表自動(dòng)化；

（6）通過(guò)設(shè)置最低儲(chǔ)備、正常儲(chǔ)備、最高儲(chǔ)備限量，電子臺(tái)賬會(huì)呈現(xiàn)不同色彩并自動(dòng)預(yù)警，使管理精細(xì)化；

（7）通過(guò)電子臺(tái)賬及時(shí)跟蹤掌握最基層組織領(lǐng)用消耗動(dòng)態(tài)，實(shí)現(xiàn)材料管理集約化。

2.材料成本下降。2013年以后銅冶煉廠材料消耗指標(biāo)較上年平均下降20%，費(fèi)用得到有效控制；通過(guò)電子臺(tái)賬信息共享，盤(pán)活并有效利用各類(lèi)材料800萬(wàn)元。

3.本電子臺(tái)賬實(shí)用性強(qiáng)，不僅可應(yīng)用于現(xiàn)場(chǎng)材料管理中，而且可在備件管理、辦公用品管理等物資管理中進(jìn)一步推廣，也可在集團(tuán)公司其他各二級(jí)單位物資管理中推廣應(yīng)用。