淺談道路旅客運輸企業文書檔案的運用

文/海南海汽運輸集團股份有限公司三亞分公司 陳儒勇

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淺談道路旅客運輸企業文書檔案的運用

文/海南海汽運輸集團股份有限公司三亞分公司 陳儒勇

【摘要】企業行政事務領域的文書檔案工作，在維護企業正常生產中的運用，因企業的發展情況和企業領導人的重視等各種因素的影響而存在差別。尤其是在道路旅客運輸企業中，企業文書檔案運用在一定程度上依然處在比較滯后的狀態。

【關鍵詞】文書檔案；道路旅客運輸；運用

對普通企業而言，由于企業的生命力長短不一，使得企業行政事務領域的文書檔案工作，在維護企業正常生產中的運用，因企業的發展情況和企業領導人的重視等各種因素的影響而存在差別。尤其是在道路旅客運輸企業中，企業文書檔案運用在一定程度上依然處在比較滯后的狀態。這也許跟道路旅客運輸行業依賴駕駛員的駕駛技術，以汽車為主要原始運輸工具進行輸送旅客為主業，溝通省市、區際，不必擁有高尖端的科技含量等特點有關。如何在企業內部OA辦公軟件平臺運用日趨成熟的信息化背景下，提高道路旅客運輸行業文書檔案的企業信息化水平，是當前道路運輸企業亟待解決的問題之一。下面筆者就道路旅客運輸企業文書檔案的運用談幾點認識。

一、文書檔案在道路旅客運輸企業中運用的法律依據

目前，針對企業文書檔案歸檔工作運用廣泛的部門檔案規章是2012年12月17日公布，2013年2月1日起實施的《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局10號令）。該規定具體適用在道路旅客運輸企業，作為企業文件收集、整理、歸檔工作的重要依據。企業的文書檔案管理人有必要認真學習領會這個規定，并且運用好規定，準確掌握其中的文件歸檔范圍、年限，使之在集中要求歸檔的時間段內完成對各種文件材料的歸檔工作。

二、文書檔案在道路旅客運輸企業中運用的現實意義

各市縣檔案局（館）、部門專業檔案館和省直各單位一般作為省一級檔案局要求做好檔案工作的單位，非以上單位不作為檔案工作的執行和落實范圍。某些較大的道路旅客運輸企業，在進行企業股份制改革前后，集團總部的文書檔案需移交省檔案館，而對企業下設的分公司、子公司是不作要求的。然而，這些分公司、子公司在企業生產經營和管理活動中形成的各種有保存價值的文件，應如何處置？不能移交檔案館，造成企業各年份留存下來的文書檔案越積越多，是把它們丟棄還是保存？有沒有運用的價值？筆者認為：其一，這些文書檔案反映本企業的研發、生產服務、經營管理等各項活動和基本歷史面貌，依然對本企業各種活動的歷史研究具有利用價值，需要保存。其二，在企業活動中形成許多對維護企業、職工權益具有憑證價值的文件材料，需要保存。其三，本企業在設立、合并、分立、改制、上市、解散、破產過程中形成的文件材料和企業資產、投資、憑證、產權登記、融資文件材料，更需要保存。其四、各種請示、批復、審計、公正、裁定、合同協議等需要保存。

上述可知，企業文書檔案不管是省直單位，還是非省直單位，如集團總部下設分公司或子公司，其作用都非常重要。道路旅客運輸企業一般都有幾十年的發展歷史，更需要加以管理和利用，不能輕視，更不能擯棄。

三、文書檔案在道路旅客運輸企業中的運用現狀

隨著自動化、智能化被廣泛運用在社會生產、生活的各個方面，使得一種自動化、智能化產物的文件形式出現，即電子文件。這種變化，將讓電子文件逐步取代紙質文件。其產生，有它必然性、優越性和先進性。如某省檔案局2013年3月就下發通知推廣使用“電子公文歸檔管理系統”，采取了分階段推進的方式實現對電子公文的搜集、歸檔、管理和利用。這是時代進步的要求，對文書檔案歸檔工作提出更高的要求。為了更好地與時代同步，道路旅客運輸企業的文書檔案工作，要在使用原有OA辦公軟件平臺的基礎上，研發或升級符合道路旅客運輸企業文書檔案管理特點的OA辦公平臺，將文件處理和檔案管理結合在一起，使日常工作取得較好的效果。道路旅客運輸企業文書檔案工作中存在的問題，主要表現在：其一，設定崗位上。道路旅客運輸企業的文書檔案工作，主要交由企業中設立的檔案崗位人員落實，往往一人擔任。甚至有些集團公司下屬的分公司或設立的子公司沒有專職的檔案管理員，通常是由企業中其他崗位的人員兼職，從而使得檔案管理人員存在不穩定性。同時，檔案管理人員的自身素質也存在高低之別。出現兼職現象和無證上崗現象，使檔案管理工作不適應企業長期管理工作需要。其二，采用方法上。道路旅客運輸企業的文書檔案工作，主要采用紙質文件材料。這種傳統的歸檔方式，將與歸入歸檔范圍的無相應紙質或確實無法輸出成紙質的電子文件歸檔方式共同存在。道路旅客運輸企業行政工作中，較多的是運用OA辦公軟件平臺相互傳輸文件和尋呼。因現有企業管理層知識結構的不同，對操作OA辦公軟件平臺的水平各有不同，造成平臺互傳文件和尋呼掌握在熟練操作的人員手上。同時檔案管理人員為使文件得到落實并保存，不出現管理部門或工作人員之間相互推諉和扯皮現象，不得不將電子文件打印成紙質以方便領導批字、傳閱，甚至再復印分發各部門，大大降低辦公效率。其三，內部位階上。一些道路旅客運輸企業的文書檔案存在集團總部，充分運用現代科技手段如先進的電子公文歸檔管理系統或檔案局

研發的檔案系統，確保與上級接軌或同步，而對其下屬的分公司或設立的子公司并無過高的要求，對這些下屬單位的文書檔案只要符合一定的歸檔要求即可，不能充分運用這些科技創新手段。其四，保存環境上。道路旅客運輸企業中，大多數集團下屬的分公司或設立的子公司都沒有獨立、專用的檔案庫房，檔案柜直接放置辦公室，不具備防盜、防火、防塵、防有害生物的必要設備，目前現有的文書檔案保存環境與檔案工作要求的硬件條件差距太大。其五，領導重視上。很多企業領導人認為檔案工作主要是應付上級檢查，使得文書檔案工作只是那些管理檔案人員的事情。同時，認為企業文書檔案對提高企業經濟效益起不到什么作用，也是領導采取這種態度的原因之一。如某些企業辦公室存放著從1995年至今20年的文書檔案上萬件，這些年來極少有職工前來查詢、使用，只是企業領導人需要查找其任職情況時查找一下，投入大量人力物力，但是利用率太低。

四、增強道路旅客運輸企業文書檔案運用的幾點建議

（一）企業內部溝通上下一體。道路旅客運輸企業內部上至集團總部，下至分公司、子公司均充分依靠互聯網技術，在關鍵部位建立和運用內外網，連接各部位辦公平臺，形成信息良好的交流和溝通體系，從而使公司內部上下一體，企業內部人員均能進入這個平臺中了解、查詢已歸檔的文書檔案，使文書檔案在平臺中較好地運用起來。

（二）提高檔案人員的業務素質。檔案管理人員要繼續學習檔案專業知識，積極參加當地或省檔案局組織的各種檔案業務培訓，更新原有的知識儲備。通過學習，拓寬視野，了解文書檔案工作領域的現狀和發展動態，掌握處理電子文件、電子檔案的技術并具備這樣的能力，更好地服務企業。

（三）提高運用計算機的管理水平。檔案管理人員要積極參加全國計算機等級考試，提高計算機的運用水平。根據科技的發展可以預計，未來文書檔案的操作將使用計算機來完成，除了提升檔案管理人員對計算機的操作水平，也應當同步提升企業領導層運用計算機的能力，這樣才能打造一個適應現代社會信息萬變的企業管理隊伍。而單靠一個企業檔案管理人員一人之力做好所在企業的文書檔案工作，這種工作方式是不足取的。

（四）探索符合道路旅客運輸企業特點的文書檔案管理和利用方式，并將電子檔案與紙質檔案有機結合。在國家檔案局10號令中，針對電子文件的歸檔要求只有一個條款即第13條提及，可見紙質檔案在目前企業文書檔案中的重要地位。但是電子文件不應當僅限于歸入歸檔范圍的無相應紙質或確實無法輸出成紙質的電子文件。筆者認為，在文書檔案的歸檔工作中應當充分體現紙質文件利用電子技術實現文件歸檔工作，實現節省工作量、高效存儲、方便查詢、提高工作效率等積極性。只有揚電子檔案和文書檔案的長，避電子檔案和文書檔案的短，立足道路旅客運輸企業特點，并將兩者有機結合，將檔案工作做好。

綜上，道路旅客運輸企業在當今的運輸行業發展中，出現了自身擁有汽車與航空企業的飛機和鐵路部門的高鐵三種旅客運輸工具相互競爭又并存的局面，有很多運輸企業通過股改上市走資本運營之路，將國有資本推向市場，確保國有資產的保值增值。運輸行業的長足發展，促使道路旅客運輸企業必須提高內部管理，企業文書檔案工作也需要進一步發展。道路旅客運輸企業的繼續存在和在發展過程中對文書檔案工作的重視，積極做好文書檔案工作，就是對自身走過的光輝歷程和未來發展進行決策的重視，并將指引運輸企業走上健康、可持續發展之路。

參考文獻：

[1]范巧燕.企業檔案管理.經濟管理出版社，2008年3月出版.

[2]王麗華.關于對企業檔案數字化建設的一點認識[J].今日科苑2010（8）.