淺談醫院行政檔案在醫院發展中的作用

文／單縣中心醫院　馬茂盛

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淺談醫院行政檔案在醫院發展中的作用

文／單縣中心醫院馬茂盛

【摘要】醫院行政檔案產生于醫院形成之初，記錄了醫院發展歷程中的重大事件、重要決策，折射了醫院發展歷史，是醫院寶貴的文化資源。同時，醫院行政檔案既是一種行政管理性質的文書檔案，又是支撐醫院正常運行的理論工具，在醫院發展中起到重要作用。

【關鍵詞】醫院；行政檔案；發展；作用

一、醫院行政檔案

（一）醫院行政檔案的定義。廣義的醫院行政檔案是指醫院在進行黨群工作和行政管理工作時，所產生的具有保存價值的文字、圖表和聲像載體材料。狹義的醫院行政檔案屬于醫院文書檔案范疇，是醫院在進行行政管理工作時，所產生的各種行政性質的公文轉化而來的檔案，分為黨群類檔案和行政類檔案。具體包括：決定、通知、通報、請示、報告等公文，也包括醫院規章制度、中長期計劃、流程等。

（二）醫院行政檔案的歸檔。在醫院發展過程中，各個時期、各種類型的文件浩如煙海，但并不是所有的文件都會成為檔案，只有那些對醫院發展有查考、利用價值的行政類文件經過有序地歸檔、整理后，才能成為醫院行政檔案。

1.對醫院發展有查考、利用價值的行政類文件，是成為醫院行政檔案的必要條件。

需要貫徹執行的上級或同級機關公文，已辦畢后，可成為醫院行政檔案。向上級或同極機關報送的、具有問復性質的公文，在收到復文后，可成為醫院行政檔案。不需要辦復的知照性公文，在相關人員、相關部門傳閱知曉、遵照執行后，可成為醫院行政檔案。需要長期執行的公文，如醫院的規章制度、崗位職責、中長期規劃等，也屬于醫院行政檔案。以上文件是否具有查考利用價值，是其成為醫院行政檔案的決定性因素。

2.有查考、利用價值的醫院行政類文件，經過科學、有序的整理，才能成為醫院行政檔案。

運用科學的整理方法，以件為單位，將行政檔案按照裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒的順序整理歸檔。一般所采用的分類方法為：年度——問題——保管期限，即將已經歸檔的文件按其形成年度先行分類，然后每個年度下再按問題（黨群類文件或行政類文件）分類，最后在黨群類文件和行政類文件下按保管期限分類。

（三）醫院行政檔案對醫院發展的作用。醫院行政檔案是醫院文化的依托，體現了醫院傳統、醫院精神以及醫院管理理念，是醫院發展最忠實、最可靠的記錄者。充分開發利用醫院行政檔案，不僅能供提升醫院傳統文化內涵，同時也能創造更多的經濟效益，為醫院發展做出貢獻。

1.醫院行政檔案是醫院發展歷程的忠實記錄者。醫院行政檔案形成于醫院發展之初，在醫院發展各個重要時期，都會產生一些有重要史料價值、對日后工作有重大指導意義、能夠見證醫院發展歷程的行政檔案，這些檔案無疑是醫院發展最忠實的記錄者。醫院行政檔案同樣也是醫院文化的重要組成部分，反映了醫院文化的發展方向，是傳承醫院文化的重要載體。

上級主管部門下發的文件檔案、醫院頒布的規章制度等檔案材料中，可以反映出醫院的辦院宗旨、價值取向和管理理念，是醫院發展的基石。在醫院發展的各個重要時期，都會有相應的行政檔案以及規章制度等行政檔案，從中可以窺探醫院各個時期的發展情況及特點。做好檔案的收集整理工作，既能將醫院的優良傳統傳承下來，又能為今后醫院發展提供寶貴的素材，為決策層指導醫院發展提供科學依據，提高醫院的社會效益和經濟效益。

2.醫院行政檔案是醫院有序運行的理論依托。醫院行政檔案具有重要的現行價值和長遠價值，對醫院管理起到了重要的指導作用，是醫院有序運行的理論依托。部分行政檔案雖然已經歸檔封存，但是對醫院影響是深遠的，時至今日，醫院工作仍然以那些行政檔案做為理論依據，各項工作有序開展。

政策、指令性文件檔案，是醫院在一定時期內，必須遵照執行的文件，指導著醫院的發展方向，是醫院價值導向、管理理念的重要體現。規章制度、崗位職責等文件檔案，使醫院各項工作有序進行，是全院干部職工的行為規范，它們將在較長時期內，發揮著指導作用，為醫院發展保駕護航。

3.充分開發利用行政檔案，為醫院發展做出貢獻。醫院行政檔案貫穿于醫院發展始終，涉及到醫院管理的各個環節，具有可靠性、豐富性和適應性的特點，在醫院自身建設和發展中遇到的難題，都可以從中借鑒有效的解決辦法，是醫院集體智慧的結晶，有重要的史料價值和參考價值。

但由于對醫院行政檔案重視程度不夠，對其價值認識不足，在醫院行政檔案的管理工作中，存在“重保管、輕利用”的思想，醫院行政檔案的價值得不到充分發揮，對醫院建設和發展沒有真正起到指導作用。此外，在醫院檔案室建設及檔案管理人員培養方面也有欠缺，使得醫院行政檔案收集整理不充分，因此，提升醫院行政檔案管理理念，完善檔案室軟硬件設施，加強檔案管理人員培訓，是保證行政檔案有效保存的前提條件。

二、結語

綜上所述，醫院行政檔案是醫院檔案管理中的重要一環，收集好、整理好、保護好醫院行政檔案對醫院發展有至關重要的作用。醫院行政檔案不僅真實地再現醫院過去的發展歷程，同時也對醫院今后的發展起到了重要的指導作用和參謀作用，它既是醫院寶貴的物質財富，也是醫院文化傳統的奠基石。只有充分挖掘醫院行政檔案潛力，努力提高醫院行政檔案的社會效益和經濟效益，才能為醫院發展做出更大貢獻。

參考文獻：

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