基于科技檔案管理信息化建設研究

文/十堰市疾病預防控制中心　黃卉

基于科技檔案管理信息化建設研究

文/十堰市疾病預防控制中心黃卉

【摘要】隨著互聯網時代的到來，傳統的手工管理已經無法適應現代檔案管理的需求。應運而生的科技檔案信息化管理恰到好處的解決了檔案數據數量激增、涉及范圍過大的問題，使檔案的整理和反饋上升到了一個新高度。本文就近年來社會各界對于科技檔案管理信息化的應用情況進行分析，結合科技檔案信息化管理的主要宗旨和實際目的，切實的研究科技檔案管理信息化建設的優劣性，為以后的信息管理更加快速、便捷提供理論基礎。

【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；必要性

一、檔案信息化建設的內涵

采用高端信息技術針對檔案工作進行信息化管理，意在提高工作效率，同時加大了對數據數量和范圍的整理結果要求。應運而生的科技檔案信息化管理恰到好處的解決了檔案數據數量激增，涉及范圍過大的問題，使檔案的整理和反饋上升到了一個新高度。隨著檔案管理品目的增多，很多21世紀多元化特色都逐漸展現。在這個信息社會，信息技術已是當代社會最具潛力的新的生產力。重新思考檔案管理的新情況，新原則與新理論，隨著信息化的發展，傳統的檔案管理模式已不能適應。不僅需要大量空間來完成數字化檔案管理的需要，與此同時也得到了廣泛的應用。傳統檔案管理工作，保存和利用需要，已經無法適應人們越來越快的生活和工作節奏，更跟不上經濟飛速發展的步伐。

二、科技檔案管理信息化建設的必要性

隨著互聯網時代的到來，必不可少有大量數據，各種各類的數據會集中在數據記錄部門。為了加快工作效率，提高工作質量，解放人力，響應國家科技發展戰略，新興的科技檔案管理信息化可謂是解決了這一大戰略性問題。因此使得檔案管理理論管理、手段及管理模式的競爭力逐漸提高。檔案存放空間不足等技術環境發生深刻的變革,抓住機遇準確地提供有建設性的提案。準確地提供相關科研信息,輔助領導進行科研管理決策，讓信息資源為各項管理和決策提供有效的保障?？萍紮n案管理信息化建設是適應科學研究發展,為科研管理人員開展工作提供便利的最佳法則。

基本的傳統的人工檔案管理模式工作效率低，無法適應工作量的增多，信息輸出量增大的綜合性特點。如今，信息來源的廣泛性，對檔案工作的要求也越來越高，傳統的人工檔案管理并不能實現科學研究和科研管理工作的銜接。因此，服務于科技檔案的工作人員，就必須努力加強科技檔案管理信息化的建設。需要以檔案為主體的企業實現科技檔案管理信息化，能通過科技檔案管理信息化建設。字跡蛻化等現象無法遏制，信息時代的到來管理成本較大。最大限度地實現檔案可以實現科研工作中心和科研管理的對接,為了社會的科技發展提供便利。

三、如何完善科技檔案管理信息化建設

（一）提高科技檔案管理信息化人員的綜合素質。科技檔案管理信息化的廣泛使用給社會帶來了巨大的實用性和經濟效益，隨之而來的某些實際操作性問題也逐漸顯露。只有不斷總結，不斷改善才能進步。從而，使得科技檔案管理信息化建設更加盡善盡美，為社會制造更大的福利。尤為突出的是電子檔案的安全性問題，例如光盤、磁帶、磁盤相當數量的草稿性電子文件，都還處于自生自滅的狀況。多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法，應看到自身素質與新形勢。對檔案工作需要的差距，以強帶弱的辦法。有計劃的選送檔案管理人員進行深造。

（二）完善和改進檔案信息管理的基礎設備。信息化水平是綜合國力的重要標志，電子檔案的信息化水平也是衡量一個單位管理水平的重要衡量標準。確立網絡環境中檔案管理、檔案服務的基本框架與基本方法，適應當今科學技術迅猛發展，并有利于節約自然資源、人力資源和社會資源，這一點已成為世界共識。信息化水平已成為現代化標準。除了要保證人員的高素質以外，還要做好清晰地索引。由于傳統科技檔案管理主要是利用人工對檔案實體進行收集，同樣用來記憶信息。內部電子計算機和其他人工計算工具的一個最重要的區別就是后者消耗的人力、物力較大，且工作進程緩慢?，F如今各個行業中信息資源已成為經濟發展的首要資源，在社會生活中發揮著巨大的作用，科技檔案管理中也要充分利用好信息化資源。目前的信息化管理系統運算時可以直接從存儲單元中獲得數據，極大地提高了工作效率；由于具有管理系統內部記憶信息的能力，不必每次運算都從單元外部去取數據。人在檔案管理工作上從工業社會向信息社會邁進，信息資源已成為國民經濟和社會發展的重要戰略資源。

（三）應用更快捷更迅猛的計算機軟件系統。為了提高檔案信息的利用效率，提升信息化檔案管理系統的運行效率，系統在運算過程中對信息與數據的處理最為關鍵，一定要應用快捷高效的計算機軟件系統。信息技術計算機中有許多存儲單元，如果僅僅局限于書簡之類的存儲方式，就無法提供高層次檔案信息服務與咨詢等多方面的能力，就需要更高效的軟件系統來輔助管理。軟件要注意及時升級，網絡環境下防范計算機病毒以及黑客的攻擊。檔案管理部門也要積極創造條件，對于先進的計算機處理技術檔案工作人員必須認真學習和掌握。

此外，還有很重要的問題是如何在確保電子檔案的安全的同時，信息操作人員必須具有進行檔案信息分析與研究的基礎設備和最為先進的系統。因為計算機網絡化的快速發展，電子存儲檔案最為便捷，存儲信息量大，而同時網絡上的病毒攻擊也很常見，一定要選用高性能的風險防范軟件進行維護。

四、結語

總之，在檔案管理工作中科技檔案管理信息化占用重要地位。而且，隨著網絡時代的逐漸盛大，這種方法會越來越盡善盡美，逐步達到更高的要求。為社會的發展提供不可預估的價值。

參考文獻：

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