淺議行政事業單位檔案管理的創新思路

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淺議行政事業單位檔案管理的創新思路

曹芮馨

齊齊哈爾市碾子山區市政設施管理處

[摘要]本文從行政單位檔案管理建設的重要性出發，分析了檔案管理的定義、檔案的概述、檔案建立需要具備的條件以及檔案管理內容需要注意的問題，進而提出檔案管理工作的創新側率，對行政單位檔案管理工作的后續發展和建設具有一定的指導意義。

[關鍵詞]行政事業單位；檔案；管理；創新思路

隨著我國行政事業單位的轉型、重構和重組取得顯著效果，其檔案工作也面臨新的挑戰。《中華人民共和國檔案法》1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第22次會議通過，根據1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第20次會議《關于修改〈中華人民共和國檔案法〉的決定》明確指出我國檔案工作的基本原則是“統一領導、分級集中地管理國家全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。”但是從目前行政事業單位檔案管理工作所反應的問題看，如何盡快找到最新最科學的檔案管理辦法是十分必要的。人事制度改革反應到檔案工作上涉及到很多問題，特別是在現今檔案專業人員缺乏，各單位管理檔案的人并非檔案專業畢業的專業人才而是其他科室調派的人這樣的普遍情況下，如何規范行政單位檔案管理工作，如何建立檔案管理工作的長效性、保密性和可持續發展性，我們急需解決的問題還有許多。

一、檔案概述

研究檔案管理首先要知道檔案的起源。檔案的產生與文字有密切的關系，它是人類社會發展到一定階段的必然產物。從古老型載體檔案如甲骨、金石、簡牘、縑帛檔案，到后來的傳統型載體檔案如紙質檔案，再到現在廣為宣傳的新型載體檔案如感光材料與磁性材料形成的檔案，如影片、照片、磁帶、磁盤、光盤等。檔案管理的介質一直在更迭變換。但是它背后的意義，卻在不同的時代背景下，披上了不同的含義。目前，對檔案一次的定義是：檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的，保存備查的文字、圖表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。一份文件想要轉化為檔案需要具備三個條件：一是辦理完畢；二是有查考利用價值；三是按一定規律保存。

二、檔案管理內容及需要注意的幾個問題

一份檔案的建立，需要經過八個業務環節：收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研、利用。從事檔案工作應注意的幾個問題有這樣幾個方面：1.檔案與文件的關系問題（文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿）。2.反映基本職能活動的檔案與其它檔案的關系（突出前者）。3.檔案的“動”與“靜”的關系（檔案具有潛在價值）。4.檔案工作同資料、情報、圖書工作的關系（一體化）。5.檔案室與檔案館的關系（積累輸送、無償進館）。6.傳統管理與現代化管理的關系（人員素質、電子文件、雙套制）。7、管理工作中人與物的關系。

三、檔案管理的創新策略

1、提升檔案管理意識，宣傳檔案管理法律法規。

檔案管理工作遵循有法必依，依法必嚴的原則，各級行政事業單位需要提升整體檔案管理意識，利用網絡等新媒體手段大力宣傳檔案管理法律法規，端正單位內對檔案管理的重視態度。尊重其嚴肅性、服務性、政治性和科學管理性的特性。端正檔案管理的政治態度是其創新策略的根基，也是后續一切規范制度的根基。

2、規范檔案管理職責，建立長效考評機制。

行政單位領導應明確檔案管理職責，建立檔案管理跟蹤負責小組，確保責任落實到人，避免交叉做事的情況，科學建立長效考評機制，避免人員更迭引起的責任無人承擔情況出現。嚴格執行獎懲制度，鼓勵對檔案管理工作獻計獻策的工作人員，對其在檔案管理工作的吐出貢獻可考慮作為后續一切工作提升的考核業績。嚴懲在檔案管理工作中投機的工作人員，嚴懲推脫職責不務實的工作人員。控制好各個檔案管理崗位的工作銜接，參考國內外先進檔案管理工作經驗建立檔案管理工作的長效考評機制。

3、確保檔案管理經費投入，構建健康檔案管理環境。

行政單位領導應建立檔案管理工作固定維護經費，為檔案管理工作構建健康的工作環境。檔案管理工作是一向專業的，涉及單位人事等保密的細致工作。其電子和紙質檔案材料需要定期進行維護更新，需要單位投入固定的維護經費。目前，各行政事業單位從事檔案管理工作的多數不是固定的檔案管理人員，人員流動頻繁，整個檔案管理環境非常不穩定，對單位整體的檔案建設工作影響十分不好。各行政事業單位應設立確定的檔案管理崗位，進行專人負責，建立專門的檔案管理部門，形成階梯式人才隊伍建設，構建穩定、健康的檔案管理環境。

4、完善檔案管理相關工作人才隊伍建設。

對已在檔案管理工作崗位的人才進行檔案管理專業只是培訓，從現代化管理手段、管理理念、管理技巧、管理保密性等各個方面進行培訓，在保留這批有經驗的檔案管理人員的前提下，灌輸最新的管理知識。對新進的檔案管理人員，人事部門應明確檔案管理專業的大前提下進行聘用，并逐漸形成老、中、青的培養形式，為單位整體的檔案管理建設建立專業的檔案管理人才隊伍。

5、特殊宣傳行政事業單位檔案管理保密工作理念。

行政事業單位工作因其體制建設的需要，其檔案管理工作多數都是涉密的。檔案管理工作需要有保密理念。杜絕一切泄密行為。

6、規范電子檔案編號，建立科學、高效、現代化的檔案管理流程。

當前，紙質檔案管理材料因其查找不方便以及保存占用空間等制約因素，其使用正受到限制。檔案管理整體偏向建立電子檔案管理。我國行政事業單位進行電子檔案管理的建立需要嚴格遵循檔案管理的特性條件下，還要注意形成具有我國行政事業單位可持續發展特色的管理體制。

結語

行政單位有其獨特的體制建設過程和體制建設特點，檔案管理是記錄整個單位建設歷程和人事歷程的檔案存檔工作，其科學的建立和可持續的維護事關整個單位的建設成績。具有不可替代的作用。各級行政事業單位需要高度對其進行重視。本文對行政事業單位檔案管理工作的創新性提出的幾個策略是結合日常檔案管理工作提出，旨在希望在行政事業單位內建立一支高效、科學、嚴謹、專業的檔案管理人才隊伍，形成一種健康、可持續發展的檔案管理體系，希望對后續檔案管理工作的開展具有拋磚引玉的作用。

參考文獻

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