“大數據”背景下招投標檔案數字化管理探析

?

“大數據”背景下招投標檔案數字化管理探析

徐晶晶

余姚市招標投標中心浙江余姚315400

[摘要]隨著社會經濟的不斷發展，大數據時代已經到來，信息化建設的進程在不斷地加快，信息化和現代化是檔案管理工作的發展方向。招投標檔案在大數據背景下應逐步朝著數字化的方向發展。本文分析了大數據時代背景下招投標檔案數字化管理面臨的問題及思考，以期促進招投標檔案事業的發展。

[關鍵詞]大數據；招投標；檔案；數字化管理

1.引言

隨著時代的發展，科學技術在不斷的革新,檔案工作也發生了很大的變化。各類檔案的數量隨著時間的推移大大增加，各種新型的檔案記錄方法以及信息介質大量出現，同時，由于檔案保管條件不理想、設備設施不完善以及管理方式不到位等因素影響，使得檔案時有受損。此外，隨著社會信息化進程的不斷加快,人們對信息的要求越來越高，檔案利用的傳統方法不能滿足人們的需求。信息獲取的深度與廣度、范圍與時效性需要進一步的提高,傳統的檔案管理方法受到了強烈的沖擊，因此，必須改善檔案管理的技術和物質條件,提高檔案管理的質量及效率,數字化檔案管理亟待研究。

2.檔案數字化概述

現如今，檔案的價值越來越高，社會對檔案管理的要求也越來越高了。傳統的檔案管理模式，歸檔資料多為紙質材料，立卷工作既繁瑣、量又大，隨著時間的推移，已經不能適應高速發展的社會。隨著計算機技術的引進，不僅減少了檔案工作人員的工作量，而且大幅度提高了檔案工作的效率，使檔案管理工作取得了較大進展。檔案管理工作要做到用好、管好，需將檔案管理工作與公文管理融合，做好各類信息資源的采集、整理、發放及歸檔工作，務必要想方設法使自身的管理水平提高，做好從傳統手工管理檔案的方式向現代管理方式的轉變。因此，加強檔案信息化建設，加快推進檔案管理現代化進程，是檔案事業應對全球科學技術迅猛發展形勢的必然選擇，檔案管理數字化為檔案信息資源的合理配置、科學管理，提供強有力的幫助。檔案數字化是一種新型檔案信息形態，它利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術、云計算技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個結構有序的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

3.大數據時代招投標檔案數字化管理面臨的問題

在大數據時代這一新形勢下，招投標檔案數字化過程面臨著各種問題和壓力，如何開展此項工作成為我們亟待解決的問題。一是素質需要提高。在信息化逐步加深的今天，傳統檔案已經無法與數字化檔案相比較，在傳統檔案管理中，檔案工作人員只要具備可勝任檔案管理工作的技能即可，但在大數據時代，檔案工作人員不能局限于檔案的收集、管理、利用，除了需要具備專業的檔案管理知識，還要掌握網絡信息技術的技能，保障電子檔案的可讀性、完整性以及安全性。有的檔案工作人員因一崗兼多職，沒有足夠的時間和精力從事檔案管理工作，直接影響了檔案管理工作的持續性和穩定性。二是設備需要升級。在大數據時代，檔案信息泛濫，檔案信息資源呈指數型增長，招投標檔案的數字化，在管理、收集、利用方式上發生很大的變化，具有較高的科學性及先進性。開展招投標檔案信息資源數字化管理，實現海量數據中對招投標信息進行分析、挖掘，離不開軟、硬件設備的支撐,但是部分單位的檔案管理配套設施不足、軟件開發思慮不足、性能不完善等問題，造成了招投標檔案數字化管理的信息系統不規范，無法建立多層次的檔案信息資源數據庫，使得檔案信息達不到共享性的相關要求，檔案數字化管理進程推進遲緩，阻礙了檔案數字化的發展。三是標準需要規范。隨著信息技術的不斷發展和辦公自動化的普及，招投標工作產生了大量的電子文件，但在《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國招標投標法實施條例》以及《電子招標投標辦法》等法律法規，對招投標檔案工作無明顯規定。雖然招投標事業發展迅速，但還處于不斷摸索、完善和提高的階段，法律法規沒有詳細對招投標檔案管理進行規定，使得各地招投標檔案管理方法不一，缺乏統一的規范和標準，使之不能與當前大數據環境下對檔案管理的新要求相適應，這在很大程度上抑制了檔案數字化的發展。

4.大數據時代招投標檔案數字化管理思考

大數據時代，我們需要用發展的眼光去認識了解招投標檔案，對招投標檔案數字化管理提出專業的要求和精深的標準。一是培養招投標檔案數字化管理人才。在大數據時代背景下，要加快招投標檔案數字化管理，根據本單位自身實際情況制定管理規范，加強組織內部的檔案數字化管理，使之科學化、規范化。檔案工作人員也要迅速反應，積極應對，不僅要有過硬的檔案專業知識，還要提高計算機操作技術能力和信息化管理素養，只有掌握招投標業務、精通計算機操作、熟悉檔案知識的檔案人員，培養一批既懂業務，又懂信息技術的復合型人才，才能夠應對大數據時代對招投標檔案數字化管理的挑戰。二是夯實招投標檔案數字化管理基礎。開展招投標檔案數字化管理工作，是以計算機等硬件基礎設施為依托，以檔案軟件綜合管理為手段進行全面控制。大數據時代下，信息安全至關重要，招投標檔案數字化管理存在兩方面的隱患，即檔案質量控制和檔案安全控制，需要重點加強各種網絡服務器設施的配置，切實解決檔案網絡化推廣中存在的實際困難和問題，通過監控技術、網絡安全技術等手段，保留檢索利用日志，加強保密管理，避免信息泄漏。檔案工作者需要與時俱進，熟練使用專門的操作系統軟件要求，掌握網絡信息技術等技能，努力成為專業的復合型人才，與此同時，檔案工作者還須強化安全意識，加強權限管理，增強防御能力，為深入開展招投標檔案資源數字化建設創造良好條件。三是拓展招投標檔案數字化管理形式。結合招投標工作和檔案管理工作以及數字化技術，積極改變傳統工作模式, 采用設置專業檔案管理部門，充分考慮各機構、各部門檔案數據的統一性，利用CA認證技術,將CA認證應用于電子招標前期資料、電子招標文件、電子投標文件、電子招標后期資料等備案確認，解決了實名認證和行為防抵賴問題，并且根據《中華人民共和國電子簽名法》的有關規定，使得這些電子資料都具備法律效力，維護了相關各方的合法權益，解決合同糾紛。同時，按照招投標檔案數字化管理標準化流程，設置相應程序，輕點鼠標就可將信息統一錄入，形成招投標檔案數據庫，實現電子文件的網上實時管理與利用,實現檔案信息資源數字化,檔案信息服務利用網絡化,檔案管理工作自動化,檔案信息管理法制化。

5.結束語

隨著社會信息化的不斷加速，采用數字化管理方式已經成為招投標檔案信息管理必然趨勢。然而，由于多種原因，造成招投標檔案信息數字化管理還存在一些問題，如何在大數據背景下，做好招投標檔案管理數字化工作是我們面臨的課題，將信息管理系統運用到招投標案數字化管理中，對招投標檔案更好的服務社會經濟發展大有裨益。

參考文獻

[1]姜亮,張宇陽.淺談數字化檔案管理[J].檔案信息化建設,2011(12).

[2]王穎.信息化環境下招投標檔案數字化管理的創新.黑龍江史志[J].2015(02).

[3]章劍軍.電力企業檔案數字化軟件系統選型的評價方法.大連理工大學碩士學位論文,2013(10).