新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探究

紀勇江蘇省洪澤湖漁業(yè)管理委員會 223300

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新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探究

紀勇
江蘇省洪澤湖漁業(yè)管理委員會 223300

[摘要]新時期，事業(yè)單位檔案管理工作呈現(xiàn)出越來越多的弊端，在傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能適應時代要求的前提下，對其進行改革與創(chuàng)新是發(fā)展的必經(jīng)之路。本文通過對新時期檔案管理存在的問題進行總結，立足于創(chuàng)新與改革的意義，并在其具體踐行的原則之上，提出事業(yè)單位檔案管理工作的新思路。

[關鍵詞]檔案管理；改革創(chuàng)新；事業(yè)單位

作為以社會公益為主要目的的重要組織，如今事業(yè)單位的管理工作越來越受到人們的重視。然而，就目前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，其已經(jīng)嚴重落后于時代，無法滿足工作開展的具體要求。因此進一步規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理工作，并在其基礎上進行改革與創(chuàng)新，對其發(fā)展而言顯得尤為迫切。

一、新時期檔案管理創(chuàng)新與改革的意義

首先，加強對事業(yè)單位檔案管理人員的系統(tǒng)教育和培訓，能強化其檔案管理技巧掌握與方法應用，這有利于提升檔案管理的效率。

其次，引入與利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡檔案管理工具，能夠使檔案管理工作能夠獲得更為精細的數(shù)據(jù)，這不僅有利于提升事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)化及網(wǎng)絡化水平，也能夠間接提升其科學化水平。

最后，優(yōu)化檔案管理人員及工具配置，能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中所存在的問題，并以科學方法高效解決。這樣既能實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理體制在理論和實踐上的不斷完善，也有利于推進事業(yè)單位檔案管理工作走向更為現(xiàn)代化的道路。

二、新時期檔案管理存在的問題

首先，事業(yè)單位檔案管理的基礎業(yè)務較為薄弱。該問題產生的原因在于部分事業(yè)單位其本身對檔案管理工作缺乏系統(tǒng)且科學的認識，加之國家相關政策以及法律貫徹力度較低，致使檔案管理得不到應有的重視，間接導致了管理混亂、流程模糊、機制殘缺等問題。另一方面，部分事業(yè)單位空有檔案管理制度卻不予以貫徹和落實，不僅沒有特定人員負責，單位領導也沒有真正發(fā)揮過自身的監(jiān)督落實的職能，使得檔案管理的處境異常尷尬。

其次，方法陳舊，缺乏創(chuàng)新。隨著社會的發(fā)展與進步，事業(yè)單位的日常檔案信息管理工作愈發(fā)繁瑣，但面對如此局面仍舊沿用單一的管理方法，則必然導致管理效率的低下以及工作質量的落后。同時由于缺乏對現(xiàn)代設備的引入與運用，缺乏對管理方法和管理機制的創(chuàng)新，甚至導致信息更新落伍，大量資源丟失的不利結果。

第三，檔案資源開發(fā)利用率低。科技發(fā)展的日新月異，促使各行各業(yè)都在不斷引入最為先進的信息技術，并將其作用于自身的產業(yè)發(fā)展及企業(yè)管理過程之中。可是由于我國事業(yè)單位的檔案管理工作并未能被充分的重視，所以現(xiàn)代化設備的引入和利用率亦非常低。部分事業(yè)單位檔案管理設備不齊全、環(huán)境條件較差，直接造成了檔案資源利用率低的局面。

第四，檔案管理人員隊伍業(yè)務素質普遍不高。就事業(yè)單位來說，檔案管理人員的業(yè)務素質對其所從事的工作具有非常重要的作用。但從目前的現(xiàn)狀來看，真正專職從事檔案管理的專業(yè)人員少之又少，多數(shù)事業(yè)單位所采取的都是其它崗位人員兼職這一方式。專業(yè)知識以及業(yè)務素質的匱乏，導致其對檔案管理工作力不從心，久而久之消磨掉自身的工作責任心，從而在頻繁的工作變動中，影響了檔案管理工作的穩(wěn)定性。

三、新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新原則

事業(yè)單位作為國家機構的重要組成部分，其檔案是其所有信息的匯集中心，重要性不言而喻。故而新時期在對事業(yè)單位進行檔案管理創(chuàng)新的過程中，還必須堅守以下原則。

第一，規(guī)范、靈活原則。這意味著對事業(yè)單位檔案管理方法的創(chuàng)新必須堅持靈活性與規(guī)范性的統(tǒng)一，即在堅守事業(yè)單位總體相關規(guī)章制度的前提下，根據(jù)自身發(fā)展特點對檔案進行靈活管理。

第二，職責、權益原則。它是指在創(chuàng)新檔案管理制度的過程中，對相關領導干部以及工作人員的權利指責做到明確劃分、清晰定位，這樣做的目的在于，當檔案管理工作出現(xiàn)細節(jié)問題或紕漏時，能夠快速責任到人、得到公平處理。

第三，制定、執(zhí)行原則。它是指檔案制度的創(chuàng)新既要基于科學的前提，保證其合理性與系統(tǒng)性，還要保證其具備可執(zhí)行性。任何制度的設立，只有在具體落實的過程中才能得到進一步穩(wěn)定和不斷晚上。

第四，動態(tài)、靜態(tài)原則。指的是事業(yè)單位的檔案管理，需要在保證其穩(wěn)定發(fā)展的同時進行科學創(chuàng)新，通過與國際接軌的方式，吸納和引入最為先進的管理方法，提高其科學化水平。

四、新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革路徑

首先，強化檔案管理人員業(yè)務能力，創(chuàng)新培訓機制。

隨著信息化、數(shù)字化時代的紛至沓來，事業(yè)單位的檔案管理人員更需要不斷強化自身的業(yè)務素質，提升業(yè)務能力。這就需要建立全新的檔案管理人員培訓機制，同時結合單位以往對于檔案管理制度的落實、實施情況，打造一套集網(wǎng)絡和實體培訓于一身的新型培訓機制。依靠加強對其技術、知識的培訓，以提高有關理論的檔案管理實踐能力。

其次，加強檔案管理的信息化建設。

現(xiàn)代化信息技術的高速發(fā)展，促使越來越多的事業(yè)單位想要將信息手段作用于檔案管理過程中，以實現(xiàn)便捷、高效的管理過程。鑒于此，事業(yè)單位需要集合自身的實際發(fā)展現(xiàn)實，引入適于本單位的檔案管理的軟硬件施設；在能夠確保檔案信息準確傳遞、及時傳遞的前提下，使用掃描儀、計算機等現(xiàn)代科技技術對各類檔案進行電子文檔和圖片格式類的數(shù)據(jù)保存，使檔案收集集紙質與電子數(shù)據(jù)于一體。同時，事業(yè)單位在確保企業(yè)信息安全的條件下，可以利用網(wǎng)絡向社會提供或汲取可用的信息資源，實現(xiàn)資源優(yōu)勢共享。

第三，加強檔案管理服務，提升利用率。

據(jù)社會調查顯示，目前我國各產業(yè)領域、事業(yè)機關當中，檔案利用率低是一種極為普遍的不利現(xiàn)象，事業(yè)單位也是如此。事業(yè)單位對檔案管理工作的習慣性放逐，促使其得不到足夠的重視，進而導致利用率低下；另一方面，檔案利用率低，又會反作用于檔案管理事業(yè)，促使其得不到相關領導及單位整體的重視，長此以往形成難以突破的惡性循環(huán)。鑒于此，事業(yè)單位應該創(chuàng)新管理服務職能，比如利用內部局域網(wǎng)，加強檔案的信息檢索功能；開發(fā)和建立高效的在線服務功能系統(tǒng)，提供優(yōu)質的在線服務，借以提高檔案的利用率。

最后，從根本上創(chuàng)新檔案管理制度，加強檔案管理能力。

完善的檔案管理制度是保證事業(yè)單位各項工作質量以及的基本，根據(jù)我國當前事業(yè)單位在檔案管理工作過程中所呈現(xiàn)出的現(xiàn)狀和問題，創(chuàng)新檔案管理制度，建立并不斷完善一套適于單位發(fā)展的全新的管理制度就顯得尤為必要。具體說來需要：①結合單位檔案管理工作的自身特點，建立與之相適應且科學化的管理體系。明確檔案管理機制創(chuàng)新的方向和內容，尤其是對檔案管理過程中的機構和崗位設置要進行明確規(guī)定；②創(chuàng)新檔案管理制度，需要堅持“約束的地位平等”，即既要約束檔案管理人員，也要約束事業(yè)單位領導，以此來保證檔案管理的規(guī)范性和獨立性。③明確過失、賞罰分明，獎勵檔案管理工作過程中高度負責的員工，懲罰那些趨于自身利益對于檔案信息進行非法行為的人員，培養(yǎng)管理人員的工作積極性和責任感，以促進事業(yè)單位的健康發(fā)展。

綜上所述，新時期事業(yè)單位要想從根本上改變目前檔案管理過程中所呈現(xiàn)的各種不利因素、加強檔案管理工作，最需要的步驟就是創(chuàng)新。唯有從管理機制、人才培養(yǎng)、服務體系以及現(xiàn)代化技術運用等角度加大創(chuàng)新力度，才有可能保證事業(yè)單位檔案管理建設工作走向平穩(wěn)、高

效的發(fā)展道路，才能更好的服務于事業(yè)單位自身和整個社會的人民大眾。

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