新形勢下獨立學院教學秘書的定位與思考

喬寧寧

摘要：獨立學院教學秘書是教學管理隊伍的核心力量，文章從教學秘書的工作性質出發結合實際工作中的特殊性和局限性，分析教學秘書在教學管理過程中面臨的種種困境。進而提出在教學管理模式改革新形勢下教學秘書如何做好教學管理工作的切實性建議。

關鍵詞：獨立學院;教學秘書;教學管理模式;角色定位

中圖分類號：G451.8 ? ? 文獻標志碼：A ? ? 文章編號：1674-9324（2015）25-0055-02

獨立學院是依托母體高校和借助社會組織或個人出資興辦的本科高等院校[1]。獨立學院在發展初期很大程度上依賴著母體大學的各種教學資源，且大多目前仍維持著一級教學管理方式。一級管理模式下系（部）教學秘書是獨立學院教務處直接設置的管理各系（部）教學工作的行政教輔崗位，需要做好教務處與系（部）間的傳達和溝通工作，負責協助學院教學院長、系（部）領導、教研室主任等處理各項教學事務，承擔著所屬系部師生教學管理事務之重任，為保證課堂內外教學秩序的井然有序起著強有力的后勤支撐保障作用。因此正確把握教學秘書的角色定位，不斷提高自身業務水平，是實現教學管理規范化的重要保證。

一、教學秘書對其工作性質的充分認識

系（部）教學秘書直接接觸著各項一線日常教學活動的基礎教學管理工作，是宏觀教學管理工作的具體實施人員。教學秘書的工作職責主要包括協助系（部）領導修改制定教學計劃、落實學期課程的開課任務、征訂學期課程教材、下發教學科研文件通知、匯總上交文檔材料、辦理教師代調停課手續、反饋教學相關信息等日常教學過程的管理工作，還要協助做好科研課題項目等的申報、學生考試試卷成績的歸檔及畢業論文各階段的相關工作等。

一級教學管理模式下的獨立學院教學秘書身兼教務處、系部兩頭工作，并且一人往往承擔多個系（部）的教學管理工作，崗位小、任務重、責任大，負責的日常工作范圍寬泛、事務繁瑣[2]。又因為獨立學院行政崗位編制少，教學秘書既要負責教學常規管理還要承擔系（部）行政秘書、科研秘書工作。這樣的崗位特殊性帶來了較大的工作負荷，稍不注意就容易出現失誤和疏忽，甚至引發嚴重的教學事故，所以工作性質要求教學秘書心系師生，服務師生，增強自身的使命感和責任感，提高服務意識，充分認識其在高校教學管理工作中的重要性，在每個事務環節中做到高度的準確性和及時性，形成無私奉獻、助人為樂、不卑不吭的高尚品格。

二、獨立學院教學秘書實際工作中存在的局限性

在實際教學管理工作中教學秘書經常需要催交教師完成各項管理材料，一項工作的完成往往需要數次電話的溝通或是幾個工作日加班加點的整理，工作辛苦又不被人尊重。地位的特殊使得教學秘書在很多人眼中就是上下傳話的話務員、文件傳遞的勤雜工這等可有可無、打雜跑腿的崗位，如此的歧視使得整天忙在大量電話、文件、通知等繁雜的常規事務上的教學秘書，容易處于煩躁、壓抑、迷茫的情緒中。隨著獨立學院新專業申報成功，生源頻頻擴招，師資力量逐漸擴充，教學秘書工作量不斷加大，管理對象層次日趨多樣，崗位的特殊性要求教學秘書在工作中事無巨細地對待每一個環節，對做過的事宜再三核對，反復審查，擔心通知內容會出現遺漏、通知下達不到位等情況發生。長期緊張的工作狀態使得教學秘書表現出彷徨不安、面容疲憊、思維神經高度緊繃甚至出現消極抵觸、應付公事、調崗離職等不同程度的職業倦怠行為。

教學秘書職業的特殊性也決定了其工作的局限性。雖說教學秘書是系部領導的左右手、參謀官，卻又無權行使系（部）領導的學科規劃權和問題決策權，行事上更不可越俎代庖、自作主張，并且在教學管理過程中參與度不夠即是失職，管理過度則為越權，在信息傳遞過程中溝通過少會導致誤解產生，過度叨擾會引發矛盾沖突甚至遭到系（部）教師的冷遇排擠和指責，因此在工作中教學秘書往往會面臨著“有責無權”的種種局限，為確保在教學管理過程中主體地位的充分發揮，如何做好獨立院校教學管理工作的重要“樞紐”，如何扮演好教學秘書角色成為非常重要且值得思考的課題。

三、新形勢下獨立學院教學秘書在教學管理中的角色定位

在高等教育形式日益變化，教學管理過程中新問題、新情況層出不窮的今天，全國各地高校紛紛進行多方面、多角度的管理改革，獨立學院也勢必會迎來教學管理模式改革的新局面，新機制、新理念也會逐漸滲入到學院高校教學管理工作的方方面面。隨著獨立學院系部的逐漸壯大，原本學院教務處承擔的很多工作需下移到系部，構建二級教學管理模式成為大勢所趨。在這樣的未來前景下，面對新形勢和新挑戰，教學秘書應該結合自身崗位處境重新審視教學管理工作，走出傳統定位，擺脫迷茫困境，明確自身的職業發展方向，樹立適應獨立學院教學管理模式改革潮流的新形象、新目標。

教學秘書是獨立學院教學管理的中堅力量，在教學管理活動中不僅僅是管理者，還扮演著參謀者、服務者和協調者多種角色[3]。此外，教學秘書還充當著文件精神的實踐者、教學規范的推廣者、教學秩序的維持者和管理效果的反饋者多重身份。教學秘書雖職位不高卻是整個院校教學管理工作正常運行的重要環節，實行二級教學管理模式后，教學秘書將成為系部教學工作的直接聯絡員，在學院與系部間、系部與系部間、教師與學生間發揮著必不可少的橋梁紐帶作用。

四、對獨立學院教學秘書自身發展的思考與建議

筆者結合自身在教學秘書崗位上的工作體會，對獨立學院新形勢下教學秘書的自身發展進行了思考，并就如何做好獨立學院特殊時期的教學秘書工作，從自身和學院角度提出以下幾點建議和看法：

1.教學秘書要善于緩解工作壓力，調適內心情緒，克服自卑心理。俗話說“快樂并不是要擁有的多，而是要計較的少”，沒有任何工作是絲毫沒有壓力的，教學秘書首先需要做到的是增強心理承受能力，提高光榮感和自信感，遇到矛盾要有積極化解、善于化解的能力，培養豁達的心態和胸襟。只有構建和諧歡樂的工作氛圍，才能心情愉悅，工作順暢。在空閑之余多參加教師活動，休閑娛樂也是增進溝通的有效途徑。endprint

2.教學秘書要有強烈的使命感、敬業心，提升服務意識，充分發揮主人翁精神。在出現問題時不要由于害怕承擔責任而互相推諉，應迎難而上，克服墨守成規、循規蹈矩的守舊心理，發揮主觀能動性。管理之所以被稱之為一門藝術，它要求我們在管理過程中面對管理對象需做到因人而異、因時制宜，在工作中要想在前、看在前、做在前，形成早考慮、早下手的技巧性靈活管理方式，變被動為主動，勇于挑戰困難，更新優化老的管理觀念，促進教學管理工作更加合理化、能動化、科學化發展。

3.教學管理工作應緊抓實效，并從提高自身業務能力做起。首先，教學秘書要與時俱進，不斷加強教育學、秘書學、管理學等基本理論文化學習，提高自我修養。其次，語言表達能力、綜合分析能力、教學研究能力、信息歸檔能力和計算機操作能力也是教學秘書必備的基本職業技能要求。再者，提高工作實效性要求教學秘書要善于有計劃有條理地完成手頭工作，事無大小但有輕重緩急之分，做好工作紀要，事后多加思考，勤于總結。最后，每個教學秘書對應著不同的系部教學管理工作，對所管轄系部專業管理上也需有所見地，為教學管理模式的轉變做好準備，自當成為關注學科發展、投身系部建設的有心人。

4.教學秘書在教學管理過程中應敢于創新，加大民主實踐，體現人文關懷。拘泥于形式的教條管理勢必引發管理者和被管理對象的矛盾沖突，也會帶來教學管理工作的履步維艱、停滯不前，因而在管理過程中要“去行政化”，突破行政管理束縛。在執行教學計劃和組織教學活動的過程中參照規章制度規范教學管理的同時，在職權允許范圍內應注意收集群眾意見，開闊工作視野，提高民主參與度，注重創新管理理念的實踐。譬如，課表時段的排定、教學任務的落實、教學業績考核指標的確定等方面均可以加大民主意見的體現力度，以教師意愿為基礎的教學管理效果必然會事半功倍。當然，要創新還需要持有一顆平常心，能夠享受創新實踐帶來的喜悅成果，也要能夠在曲折探索中冷靜分析總結經驗教訓。

5.學院方面應明確教學秘書的工作職責，建立健全教學秘書培訓發展機制和職務晉升機制。完善崗位編制制度，配備專職辦公室行政秘書，將系部行政事務從教學管理工作中解脫出來，理順教學秘書工作職權歸屬關系，避免職責不清帶來的低效現象，使教學秘書有更多的精力更快更好地完成本職工作。目前高校管理崗位的招聘要求并不低，大多數要求碩士及以上學歷，獨立學院教學秘書應有更多的空間機遇充實自己。從學院長遠發展及保證教學管理質量的角度出發，要有一定的培訓制度保障其享有平等的研修學習與晉升深造的機會，提供科研支持平臺，鼓勵教學管理課題項目的申報。此外，需完善工作量化考核、評優評獎及多勞多得的薪酬制度，對教學秘書施以情感上的關心和理解，增強教學管理人員的職業成就感、幸福感和歸屬感，從而穩定學院教學管理隊伍。

五、結論

獨立學院要想長期穩定持續的發展必須要有成熟充盈的師資“集體”，這個“集體”也包含著優質的行政管理隊伍，作為基層教學管理工作者，具有良好綜合素質修養和前衛管理意識觀念的教學秘書對實現教學管理過程良性循環尤其不可或缺。通過教學管理模式改革新契機，獨立學院教學秘書應敢于迎接教學管理體制改革新浪潮，以教學管理方式的變革為起點，努力發展成為高效能、跨領域、懂變通、推創新的復合型教學管理人才。

參考文獻：

[1]張志煉.獨立學院教學秘書工作的主體地位及隊伍建設[J].長春教育學院學報，2011，27（8）：110-111.

[2]林征.論高校院（系）教學秘書工作的定位及功能[J].福建商業高等?？茖W校學報，2006，（3）：114-116.

[3]喬淑娟.獨立學院教務秘書素質的建設與培養[J].產業與科技論壇，2011，10（10）：241.endprint