示范校項目建設資料管理體系構建的探索與實踐

謝長建

摘要：國家中等職業教育改革發展示范學校項目建設周期長，涉及內容多，所形成的項目建設資料管理難度大。本文以重慶市機械高級技工學校為例，通過對示范校項目建設資料管理現狀、原因及示范校項目建設資料特性的分析，系統介紹該校形成的“1245”的資料管理體系。

關鍵詞：示范校項目;建設資料;資料管理體系

中圖分類號：G712 ? ? 文獻標志碼：A ? ? 文章編號：1674-9324（2015）23-0130-02

國家中等職業教育改革發展示范學校建設計劃是國家大力推進中等職業教育改革創新、全面提高辦學質量的一項重大舉措。建設計劃以項目為載體，要求立項學校在兩年的建設周期內，完成由教育部、人力資源和社會保障部、財政部三部委批復的建設方案和項目任務書中的全部建設內容。由于整個項目建設周期長，涉及內容多，形成的項目建設資料數量大，種類多，來源廣，使得項目建設資料管理工作成為一個難點。因此，在示范校的建設過程中，構建行之有效的項目建設資料管理體系，確保資料的完整性、規范性和準確性，提升項目建設的質量和工作效率，顯得格外迫切和重要。

一、示范校項目建設資料管理現狀及原因分析

示范校建設項目是一項高標準、高要求的質量工程，示范校項目建設資料是示范校建設工作的重要組成部分，是國家示范校項目建設過程的真實記錄和原始憑證，是檢查、驗收國家示范校建設項目的重要依據。但由于示范校建設工作是一個全新課題，項目建設資料管理無可借鑒的經驗，使得很多示范校建設單位普遍存在資料收集與建設工作脫節、項目資料收集不完整、資料質量不高、資料歸檔不準確等一系列的問題。示范校建設資料管理工作出現這一現狀的原因主要有以下幾個方面。

1.資料存檔意識薄弱，對資料管理工作重視度不夠。由于示范校項目建設任務重，要求高，涉及面廣，立項單位往往會把大量的精力集中用于開展各項建設活動，忽視資料管理工作的重要性，認為工作做完后再來補資料，造成資料收集與建設工作脫節。同時，項目組的大多數成員對資料管理工作的重視度不夠，資料歸檔意識不強，導致資料不能及時歸檔，造成資料的不完整。

2.資料管理工作業務指導不到位。一般示范校建設單位項目負責人及相關工作人員沒有資料管理的工作經驗，業務不熟，對建設中的資料歸檔內容不明確，范圍把握不準，再加上他們還要承擔其他的大量工作，投入到資料管理的時間有限，且沒有必要的資料管理工作業務指導，難免會影響到項目資料歸檔的質量和數量。

3.未建立資料管理工作機制，工作流程不明確。在資料管理的實際工作中，未建立行之有效的工作機制，對資料收集人員職責、資料收集時間、資料收集內容及資料歸檔范圍等具體事項未做出規定，工作流程不明確，使資料的收集和歸檔存在隨意性，嚴重地影響資料管理工作。

二、示范校項目建設資料的特性

1.示范校項目建設資料具有很強的專業性。根據《教育部 人力資源和社會保障部 財政部關于實施國家中等職業教育改革發展示范學校建設計劃的意見》（教職成[2010]9號）的文件精神，國家中職示范校建設的主要任務是以重點專業建設和特色項目建設為載體，推動辦學模式、培養模式、教學模式、評價模式、教育內容、師資隊伍、內部管理的改革與創新，從整體上促進學校內涵式發展。其中，示范校重點專業建設包含人才培養模式與課程體系改革、師資隊伍建設、校企合作、工學結合運行機制建設等方面的工作，人才培養模式與課程體系改革又包含行業需求調研、典型工作任務分析、課程體系構建、課程標準制定、教學內容開發、教學環境設計、評價模式改革等工作內容，因此記錄這一示范校建設過程的資料具有很強的專業性。

2.示范校項目建設資料形成的分散性。示范校項目建設資料形成較為分散，主要表現為兩個方面：一是資料來源分散。由于建設內容涉及面廣，牽涉部門眾多，示范校建設過程中產生的資料往往分散在各個部門，使資料來源很是分散。二是資料形成時間分散。由于各項建設任務的完成時間不一致，使資料在形成的時間上也很分散。

3.示范校項目建設資料載體形式的多樣性。示范校建設工作任務重，內容多，記錄這一建設過程的資料載體形式多種多樣，如文字、圖表、照片、掃描件、幻燈片、視頻等，因此示范校建設資料的載體形式呈現多樣性。

三、示范校項目建設資料管理實踐

示范校項目建設資料是示范校建設工作的重要組成部分。做好示范校資料管理工作，真正讓資料管理工作日常化、正規化，已成為完成每項示范校建設工作任務不可缺少的工作環節。重慶市機械高級技工學校根據首批示范校建設資料管理中存在的問題，結合示范校項目建設資料的特性，構建出“1245”的資料管理體系，即遵循一個“原則”。強化兩個“同步”，建立“四維一體”的運行機制，實施“五定”管理模式。

1.遵循一個“原則”。學校在示范校建設初期就意識到資料的重要性，明確要求建設工作必須遵循“建設任務的完成以資料的提交為準”的原則，因此按照示范校建設的月工作計劃，把每月月底作為資料定期收集時間，只有完成相應資料的提交，才能確認任務的完成。

2.強化兩個“同步”。為了確保示范校建設資料的質量，學校在資料管理工作上提出強化兩個“同步”，即下達建設任務計劃與提出資料的歸檔要求同步，資料收集與資料的跟蹤檢查、整改同步。

3.建立“四維一體”的運行機制。為了有序地推進資料的管理工作，學校建立“四維一體”的運行機制，即周例會制、定單驗收制、資料延時機制、內審機制。①周例會制。周例會制是指學校將每周四定為示范校項目建設資料員工做周例會，由示范校項目辦資料管理員組織，各項目專職資料員及內審小組工作人員參加，進行現場辦公，主要解決資料工作中存在的問題、遇到的困難，通報資料的完成和整改情況，及時補充、下發需要提交的臨時性建設任務資料驗收表，確保資料不被遺漏。②定單驗收制。為加強對資料管理工作的業務指導，對建設任務實行定單驗收制，即由示范校項目辦針對每項建設任務計劃擬定建設任務資料驗收表，羅列每項建設任務需要提交的相關資料，并對資料的規格提出要求，切實將業務指導工作落到實處。③資料延時機制。它是指對資料的完成情況進行監管和督促。示范校建設的每項任務都有明確的完成時間和要求，按照“各建設任務的完成以資料提交為準”的資料管理原則，任務完成時間即資料的提交時間。如果在規定的時間內不能按時完成任務，項目負責人須填寫示范校建設工作任務延時確認書，寫明延時原因、采取措施及擬延時完成時間，資料提交后才能給予相應延時。④內審機制。為確保示范校建設工作的質量，學校成立國家示范校建設項目內審工作組，負責對國家示范校建設項目的過程資料和成果資料進行分層內審，即通過校內初審，確保過程資料的完整性、規范性、準確性;通過校際審核和專家審定，提升成果資料的質量。endprint