高校檔案管理工作中存在的問題以及應(yīng)對策略

姚萍

摘要：在高校檔案管理工作中存在著一些的問題，作為高校檔案管理人員，不但要規(guī)范檔案管理工作，關(guān)注教學(xué)檔案管理的價值，還要創(chuàng)新教學(xué)檔案管理工作，加大檔案信息資源開發(fā)，讓檔案管理真正為教學(xué)服務(wù)。同時，院校專兼職檔案員要在院校提供的各種平臺中開展繼續(xù)教育，提高整體專業(yè)素質(zhì)以及個人專業(yè)素質(zhì)，以適應(yīng)新時代對檔案員的要求。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；存在問題；應(yīng)對策略

中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）07-0023-02

在高校檔案管理工作中，檔案管理員不但要努力維護(hù)高校檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性以及完整性，還要善于運(yùn)用檔案管理為有效提高教育教學(xué)質(zhì)量以及學(xué)校的管理水平提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)，幫助高校決策者進(jìn)行下一步的正確決策。作為高校管理員，要善于與時俱進(jìn)，逐步改變高校檔案管理工作中存在的問題，有效推進(jìn)高校檔案管理工作進(jìn)程。

一、高校檔案管理工作中存在的問題

1.高校檔案管理工作不規(guī)范，檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對滯后。在檔案管理工作中，盡管很多高校對院校的檔案管理工作重視程度已經(jīng)增強(qiáng)，但是從整體上來看，有些高校檔案管理工作的管理機(jī)制以及管理手段還存在著與高校事業(yè)不適應(yīng)的部分。有些高校的檔案管理工作還沒有真正納入科學(xué)管理以及法制管理的軌道，在檔案管理中還缺乏一定的規(guī)范[1]。而部分高校的檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)尚有不足，不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要。隨著信息時代的到來，高校的檔案管理工作已經(jīng)逐步走進(jìn)信息化時代。但是一些學(xué)校的檔案管理工作不管是從系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理形式，還是從檔案的功能實(shí)現(xiàn)程序都沒有發(fā)揮出應(yīng)有的功能。

2.檔案工作人員對檔案的重視程度不夠，檔案信息的利用率不高。有些高校的檔案管理工作人員對檔案管理的重視程度不足，認(rèn)為檔案管理工作不過是簡單的歸檔，只要把檔案歸好就可以。對于檔案管理為學(xué)校的教學(xué)以及科研工作所能做出的貢獻(xiàn)認(rèn)識不到，有些檔案管理工作人員甚至檔案意識淡薄，造成已經(jīng)完成的檔案歸檔材料缺失。而檔案管理人員多為兼職或者頻繁更換，檔案管理人員的參差不齊使得檔案管理工作難為院校提供高水平、高質(zhì)量的服務(wù)。而很多院校盡管已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是信息化檔案管理工作人員缺乏對檔案信息的深層次研究和開發(fā)，檔案的檢索效率不高，不能使高校檔案充分利用起來。檔案管理人員也缺乏系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，專業(yè)素質(zhì)有待加強(qiáng)。

二、關(guān)注教學(xué)檔案管理的價值，讓檔案管理真正為教學(xué)服務(wù)

1.關(guān)注教學(xué)檔案管理的價值，提高教學(xué)檔案的利用率。高校教學(xué)檔案來源于學(xué)校的教學(xué)科研當(dāng)中，不但記錄著高校教學(xué)進(jìn)程以及教學(xué)研究的發(fā)展，而且為高校的教學(xué)管理提供了考查憑證，在高校教學(xué)改革以及教學(xué)研究工作中可以為宣傳教育或者進(jìn)一步進(jìn)行教學(xué)科研提供可靠的憑據(jù)。作為高校檔案管理人員，應(yīng)該關(guān)注教學(xué)檔案管理的價值，提高教學(xué)檔案的利用率，讓高校教學(xué)檔案真正服務(wù)于高校的教學(xué)。高校檔案管理人員要促發(fā)教學(xué)檔案的主導(dǎo)地位，讓教學(xué)檔案可以服務(wù)于教學(xué)評估，幫助高校管理人員制定辦學(xué)方針，做好層次定位、目標(biāo)定位以及師生的教與學(xué)。一方面，高校管理者要在全院開展檔案管理動員，讓全校教職員工都在經(jīng)歷教學(xué)活動資料形成、收集、整理的過程當(dāng)中將已經(jīng)具備的資料歸檔，不但要讓教職工上交電子檔案，還要注意到紙質(zhì)檔案的搜集整理工作[2]。

2.讓高校教學(xué)檔案真正為教學(xué)服務(wù)。教學(xué)檔案的建立，不僅僅為為了記錄已經(jīng)完成的教學(xué)過程，更重要的是教學(xué)檔案的價值要充分發(fā)揮出來。教師的教學(xué)活動、教學(xué)改革與實(shí)踐信息在教學(xué)檔案中都有所反映，不但在教學(xué)評估中教學(xué)檔案的使用率非常頻繁，就是在教師的課題研究中教學(xué)檔案也被大范圍、大數(shù)量地利用。因此，高校檔案管理者可以利用電子網(wǎng)絡(luò)建立檔案檢索一點(diǎn)通，通過目錄、計算機(jī)等檢索工具可以將需要的教學(xué)檔案認(rèn)真仔細(xì)逐一查閱。在這個基礎(chǔ)上，檔案管理人員也要加強(qiáng)和建立教學(xué)檔案的二級管理體系，將二級院校提供的反映教學(xué)活動的具體資料如學(xué)生考試試卷及教師分析的材料、畢業(yè)論文等進(jìn)行及時的歸檔整理。需要存放在院校檔案室的要及時移交歸檔，不需要的可以按照要求存放在二級院校檔案室，并進(jìn)行歸檔整理。

三、規(guī)范檔案管理工作，提高專兼職檔案員整體素質(zhì)

1.提高專兼職檔案員的整體素質(zhì)。在高校檔案管理工作中不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)良莠不齊。有些檔案管理員是因?yàn)槟挲g大了就調(diào)到檔案管理處工作，有些檔案管理人員不擅長使用信息化管理，還有些檔案管理人員盡管業(yè)務(wù)素質(zhì)較為過硬，但是對于檔案的再利用認(rèn)識不到位，致使教學(xué)檔案只能存放在檔案室里不見天日。當(dāng)一線教學(xué)人員需要教學(xué)檔案進(jìn)行相關(guān)的課題研究的時候，有些檔案管理者不能準(zhǔn)確及時地找到相關(guān)的檔案資料。專兼職檔案員的整體素質(zhì)制約著院校教學(xué)工作的發(fā)展。因此提升檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)迫在眉睫。首先，院校要為檔案管理人員提供專門的繼續(xù)教育平臺，讓檔案管理者掌握電子檔案的管理工作，并在這個基礎(chǔ)上讓檔案管理者充分挖掘教學(xué)檔案的研究價值[3]，加大教學(xué)檔案的宣傳管理工作，讓檔案室與教學(xué)工作緊密結(jié)合起來，讓教學(xué)檔案真正為教學(xué)科研服務(wù)。要穩(wěn)定頻繁更換的檔案員隊(duì)伍，讓專兼職檔案管理人員能夠在檔案管理工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，努力提高檔案意識和檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.規(guī)范檔案管理工作，為院校整體教學(xué)工作保駕護(hù)航。檔案管理工作的規(guī)范與否直接決定著教學(xué)檔案的利用率，高校的檔案部門不但要承擔(dān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的職責(zé)，還要規(guī)范檔案人員的檔案管理工作。對檔案管理人員的日常檔案管理，要針對檔案管理工作中存在的問題開展崗位大練兵，讓檔案管理人員熟悉檔案管理的每一個步驟，改變手頭有什么歸什么現(xiàn)象，讓教學(xué)檔案管理真正走入規(guī)范化、系統(tǒng)化，使專兼職檔案員收集教學(xué)活動中形成的材料比任何時候都要仔細(xì)齊全，讓檔案部門與各職能部門開展檔案工作更和諧，更協(xié)調(diào)。對在檔案管理工作中遇到的實(shí)際問題以及實(shí)際困難，院校也要協(xié)同相關(guān)科室?guī)椭鉀Q，讓檔案管理盡可能地滿足每一位利用者的需求。對檔案情況不是很了解的檔案利用者在查找相關(guān)的教學(xué)檔案材料的時候，檔案管理者要及時向檔案利用者介紹，滿足檔案利用者的正確需求。

3.建立檔案工作考核機(jī)制，強(qiáng)化檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)工作。院校也要及時對檔案管理進(jìn)行定期檢查、考核，引導(dǎo)檔案管理向制度化方向發(fā)展。在這個基礎(chǔ)上，針對檔案管理工作人員的某些得過且過的現(xiàn)象，要消除檔案管理人員的消極情緒，在評職選模上也要有相應(yīng)的規(guī)定，明確提出在檔案管理工作中取得優(yōu)異成績的可以加入評優(yōu)選模行列。學(xué)校要建立部門立卷歸檔的考核制度，制訂院校檔案管理工作的考核的具體細(xì)則。對檔案管理人員的工作，高校檔案部門平時要按要求進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，定期進(jìn)行檢查或抽查，每年考核評比一次，并將檔案工作的考核結(jié)果與學(xué)校年終的部門和崗位考核掛鉤，進(jìn)一步規(guī)范院校和二級學(xué)院以及職能部門的檔案管理[4]。

四、創(chuàng)新教學(xué)檔案管理工作，加大檔案信息資源開發(fā)

1.創(chuàng)新教學(xué)檔案管理工作。高校檔案管理在形成檔案管理體系機(jī)制的基礎(chǔ)上要創(chuàng)新教學(xué)檔案管理工作，讓教學(xué)檔案管理能夠積極推進(jìn)學(xué)校教學(xué)管理工作發(fā)展。檔案管理人員在學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識的基礎(chǔ)上，要強(qiáng)化自身的電子檔案應(yīng)用技能，善于運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，跟上辦公自動化步伐。檔案管理人員要明確檔案管理的作用，熟悉每種檔案在高校管理中的位置，在進(jìn)行原始?xì)w檔的時候要將檔案資料收齊，對缺少的資料要聯(lián)系相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)齊，確保檔案信息的完整性。對科研作用較大的教學(xué)檔案，需要進(jìn)行分門別類，發(fā)現(xiàn)問題要及時解決。隨著教學(xué)的改革與創(chuàng)新，檔案管理也要與時俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理方式，讓檔案管理能夠跟得上教學(xué)改革的步伐。對紙質(zhì)文檔，要進(jìn)行細(xì)化，方便查詢；對電子文檔，要強(qiáng)化目錄索引功能，讓不同檔案資料需求的人員能夠迅速查找到需要的檔案資料。對重要的錄像帶、錄音帶、照片等要做好備份，確保電子文件的萬無一失。

2.拓寬教學(xué)檔案的信息資源收集范圍，加大檔案信息資源開發(fā)。在教學(xué)檔案管理工作中，檔案管理人員的檔案搜集管理工作隨著高校的擴(kuò)招變得豐富而寬廣。檔案管理工作人員不但要搜集院校教學(xué)工作的相關(guān)檔案資料，還要搜集來自學(xué)生社區(qū)甚至是與學(xué)校聯(lián)合辦學(xué)的企業(yè)的相關(guān)檔案資料[5]。對搜集到的檔案資料，要根據(jù)保密性原則，對院校相關(guān)人員有選擇的開放。對重要的教學(xué)檔案可以根據(jù)專題制作專題材料，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理，將封閉性的檔案管理實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案管理人員要與學(xué)校的教學(xué)一線人員加強(qiáng)溝通，主動出擊，為教學(xué)人員提供可用的教學(xué)檔案，將檔案中包含的教學(xué)信息傳遞給給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)職能部門，為領(lǐng)導(dǎo)者的科學(xué)決策提供依據(jù)；把檔案信息及時傳遞給教學(xué)科研人員，以促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量和科研水平的提高等。

總之，高校檔案管理工作中還存在著一些問題，這不僅需要院校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)同解決，還需要檔案管理人員與時俱進(jìn)，不斷提升自身的檔案管理素質(zhì)，讓教學(xué)檔案管理真正為院校的教學(xué)管理工作服務(wù)。作為院校專兼職檔案員，要在院校提供的各種平臺中開展繼續(xù)教育，提高整體專業(yè)素質(zhì)以及個人專業(yè)素質(zhì)，以適應(yīng)新時代對檔案員的要求。不但要規(guī)范檔案管理工作，關(guān)注教學(xué)檔案管理的價值，還要創(chuàng)新教學(xué)檔案管理工作，加大檔案信息資源開發(fā)，讓檔案管理真正為教學(xué)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]徐薇.談職業(yè)學(xué)院檔案工作建設(shè)[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2011，（19）.

[4]郭禹青.高校人事檔案管理工作存在的問題及解決對策[J].黑龍江檔案，2011，（04）.

[5]李進(jìn)豐.淺談檔案管理工作存在的問題及對策[A].檔案安全與檔案服務(wù)——2011年甘肅省檔案工作者年會論文集[C].2011.