檔案管理的安全保密及信息化檔案管理研究

文/無錫市環境監測中心站　李玲

檔案管理的安全保密及信息化檔案管理研究

文/無錫市環境監測中心站李玲

【摘要】信息化時代，檔案管理工作亟待加強信息技術應用研究，尤其是在檔案安全保密方面，必須積極采取行之有效的保護性措施，拓展工作思路，提高工作水平，切實解決我國當前檔案管理中存在的安全問題。

【關鍵詞】檔案管理；安全保密；信息化

檔案管理的最終目標是為社會提供相關的檔案信息，管理系統機構必須依據這樣的目標進行設置。在檔案管理信息網絡技術高度發達的今天，如何實現檔案信息在網絡上的存儲與傳播，并保障其安全，是目前面臨的一個艱巨的任務。在保障檔案信息網絡高速高效的前提下，大力開展檔案的安全保密工作研究可以有效地解決這一難題。

一、檔案管理安全保密與信息化檔案管理的必要性

檔案管理安全保密工作是以網絡、計算機、信息技術為手段，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學最新理論為指導，按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求、開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。

在信息化快速發展的今天，加快檔案管理的信息化進程是必須的，只有這樣才能對檔案管理進行充分的利用，從而促進社會的進步。而當下的檔案信息保密工作對于處于信息社會的檔案管理工作人員來講，也是其工作中重要的一環。這對于檔案信息管理中的安全體系的完善與檔案管理事業的健康、持續發展有著現實上的意義。檔案記錄國家或其服務機構的重要歷史活動，它與一般信息不同，其內容對于國家機密與國家安全的保護有著至關重要的意義。特別是在國家經濟、軍事、科技以及政治方面的內容，必須著重保護，一旦泄露被非法分子利用就會對國家及社會產生巨大危害與無法估計的損失。

二、現今在檔案管理安全保密與信息化檔案管理中存在的問題

（一）在檔案管理方面缺乏標準與規范。我國從事檔案管理中的工作人員目前的現狀是：對檔案管理工作熟練的人，信息化技術方面卻比較薄弱；而精通信息化技術的人，對檔案管理工作卻知之甚少。具備檔案管理與信息技術兩方面知識的專業人才十分匱乏，這一現狀，尤其突出地表現在基層檔案管理部門。由于這類人才的缺乏，導致檔案查閱、管理、保密等方面存在不便和漏洞，管理信息軟件的運用技術普及率低，更無法統一檔案信息化管理工作的標準，即便有一定標準也無法做到全面推廣，只可以在某一部分或某一專業應用。但“無規矩不成方圓”，不管是做什么工作，都需要一整套完善的規范與標準，這樣才能保證檔案管理工作健康有序的發展。同時也使得我國檔案管理、案卷管理的信息化的進程受到了制約，有關部門亟待出臺相對較為統一的檔案信息化管理的標準，開發兼容性較強、易于操作的相關軟件，不定期地組織相關人員培訓，逐步完成檔案管理信息化的進程。

（二）對檔案管理的重要性認識不足。檔案是指在各項工作中形成的、具有保存價值的、各種形式和載體的歷史記錄，是領導決策的依據，是對工作查考的憑證，也是科學研究和基礎設施設備建設的可靠資料。檔案管理是日常管理工作中的有機組成，其主要功能是為工作單位提供有關的資料管理服務。但現今的檔案管理工作伴隨社會的發展、市場經濟的進步，檔案管理人員大都存在著服務意識以及保密觀念不強的問題。究其原因，是那些能獲得直接經濟利益且進展快速、見效早的工作往往更被人們重視，如基礎建設，人們往往注重的是高樓大廈，而對建設高樓大廈的一些資料如圖紙、合同、各項政府批文等卻淡然處之，有關檔案工作就容易被人們忽略。

不少單位對于檔案管理工作的具體內容、工作性質以及工作內容也較為陌生，把管理文件的工作思路妄加于檔案管理，這就導致了其按照統一原則與辦法管理檔案的不可能性，工作單位也會因此導致在資源充分開發及合理利用上的短板。

（三）檔案管理的信息化水平偏低。轉變檔案管理模式，引入計算機、網絡等信息技術，對管理資源進行數字化轉換，就是當代檔案管理的信息化理念。目前，我國基層檔案管理的信息化程度普遍偏低，甚至有的還是許多年前的水平，給檔案的閱檔等帶來了極大的不便。當然，檔案管理的信息化進程不可能在朝夕之間完成，對于檔案管理信息化的建設是需要長期積累的，并且信息化的過程中也會面臨種種的難題挫折，不會一帆風順。這方面表現突出的美國有一種類型為各地方政府、院校、企業、社會組織等自行設立的檔案管理機構，它們形成了一種分散的、多元的、無中心的管理體制，彼此之間可以通過協會來溝通和協作。

雖然我國在許多領域高度信息化，但是由于檔案的特殊性，檔案管理的信息化轉變還處于剛起步階段，我國的檔案管理信息化水平與國外的相比較為落后，尤其是基層組織的檔案管理，更是如此。而且我國的檔案管理信息化水平的發展還不夠完善，導致我國的檔案管理軟件與很多工作機構的工作性質不適配，無法在檔案管理中體現出來，這種情況在一定程度上限制了檔案信息化在各工作單位的實行。

三、建議針對檔案管理中的這些問題應采取的對策

（一）加強檔案管理人員專業素質。加強對檔案管理人員的培訓是檔案安全保密工作與檔案管理信息化的重點。在進行陪訓時，應加強對保密工作相關知識的學習，并不斷提高檔案管理人員

的業務技能，使其檔案信息化管理中的實踐能力不斷提高，從而逐漸形成一支紀律嚴明、政治合格的檔案管理隊伍，切實提高檔案信息化管理水平。通過培訓，使檔案管理人員的安全保密意識得到加強，在加快信息化進程的同時，逐步建立健全安全保密制度。加強對檔案人員的教育和管理，使檔案管理人員充分了解國家的相關管理規定，并努力提高檔案管理軟件的應用水平，以滿足檔案管理現代化不斷發展的需要。

（二）加強檔案信息管理中的安全意識。相關機構應重視檔案管理在其發展中的重要地位，深刻了解其工作性質，并在檔案信息安全與保密工作方面，對檔案信息管理方面的從業人員加強部署，對于利用信息網絡偷取檔案信息的行為要保證高度警惕，做好在檔案信息管理中的安全工作。同時加快自身檔案管理的信息化進程，在保證了其安全保密的前提上，對其檔案信息管理進行科學管理，以達到對其資源進行充分利用的目的。

(三)加快我國檔案管理信息化進程。相關機構也應該提高自身的憂患意識，并對其行業改革的發展趨勢與市場競爭中的規律予以把握，加強在檔案管理信息化的發展環境下對檔案保密的規律性研究，憑借檔案管理技術與制度的創新來確保檔案信息的安全保密，并使自身的檔案管理條件更加與國家的檔案信息化管理軟件適配，加強檔案管理信息化的落實，不斷適應現代化建設的新要求，從而減少我國信息化進程中的難題，提高我國的檔案管理信息化進程。

四、結論

雖然一直以來檔案管理并未受到人們的重視，但是隨著社會的發展，檔案作為具有巨大價值的信息資源在當前所體現出來的價值也越來越重要。因此，在信息化快速發展的今天，對于檔案管理的安全保密工作就需要給予足夠的重視，在實現信息化檔案管理且提升工作質量與效率的同時，也要保證檔案信息化管理的安全性，對檔案管理中的有效途徑與有效措施加強研究，以達到實現檔案管理工作安全保密的最終目標。

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