高校教學檔案新型管理模式研究

文/湖南理工學院 文科

一、引言

教學檔案在高校教學中具有重要的作用，高校對教學檔案的管理也非常重視。高校教學檔案是高校在教學和管理過程中所積累的有保存價值的材料，與高校教學管理工作有著密切關系。教學檔案是反映教學和管理活動內容的客觀材料，是衡量教學水平和質量的重要依據，是高校建設和發展過程中的信息記錄。傳統的高校教學檔案大多以紙質材料為載體，當今網絡技術和信息技術的發展，為傳統教學檔案管理提供了新的發展機遇和挑戰。高校檔案管理要跟隨時代和高校的發展步伐，建立新型的高校教學檔案管理模式。

二、高校教學檔案管理存在的問題

信息化技術對傳統高校檔案管理帶來了巨大沖擊，傳統檔案管理模式的弊端日益明顯，具體表現在管理制度不完善、職責分工不明確、管理人員少且素質水平較低和沒有充分挖掘教學檔案的價值等方面。首先，高校對教學檔案管理的重視不足，管理意識匱乏并且沒有健全的管理制度規范檔案管理工作，缺乏專業人員監管檔案管理工作。其次，由于教學檔案具有數量龐大且比較分散的特點，各個部門缺乏及時有效的溝通，導致檔案管理的職責不明確。再次，高校擴招政策導致檔案管理的任務量不斷加大，而負責教學檔案管理的人員多是教學秘書，在繁忙的工作中常常無暇顧及檔案管理工作，導致檔案管理人員素質水平有限，工作不到位。最后，傳統高校教學檔案多是紙質材料，對材料的收集、整理、歸檔和檢索都很麻煩，很難發揮其在教學評估和日常教學需求中的應用價值。

三、建立高校檔案新型管理模式的具體措施

傳統檔案管理中的弊端日益明顯，建立新型教學檔案管理模式是學校教學運行和管理的要求，能對提高教學的整體水平具有積極作用。

（一）加強重視，完善教學檔案管理機構。要加強對教學檔案管理的重視，加大資金投入，不斷完善高校檔案管理體制，健全教學檔案管理機構。建立學校檔案管理的領導機制，在教學檔案管理中設置以學校為單位的校檔案室的一級檔案管理機構、以院系為單位的二級教學檔案管理機構和以科室為單位的檔案工作站,形成檔案管理網絡，從各個部門、各個環節不斷健全教學檔案管理工作。

（二）規范檔案內容的分類方式。教學檔案室教學活動的產物，具有數量龐大、內容復雜、分布分散和具有周期性規律的特點，教學檔案管理工作要依據其特點，遵循其規律，找到適合檔案內容的分類方法。可以從以下幾個方面規范檔案內容的分類，首先是以規章制度和管理文件為主的管理類文件，包括規章制度、工作計劃和總結、工作會議記錄等；其次是在教學活動過程和結果中產生的檔案，包括與理論課程、實踐課程相關的教學檔案，比如教案、教學計劃、實驗記錄等；還有與考試相關的檔案，比如成績單和試卷等；還有與畢業論文和畢業設計相關的教學檔案，比如開題報告、答辯記錄、優秀論文等。再次是教學科研成果類的檔案，包括科研論文，各種獲獎記錄。最后是教師、學生的檔案，包括教師的信息統計表、職稱和獲獎情況，學生的檔案、就業情況和考驗狀況等。

（三）加強高校教學檔案的信息化、數字化建設。高校教學檔案的特點增大了管理難度，借助先進的計算機網絡技術和計算機軟件,能夠實現教學檔案內容的數字化，減少傳統教學檔案在收集和管理中的工作量。要加快建設高校教學管理檔案的信息化資源平臺，完成傳統檔案載體由紙質到數字化的轉換，充分利用當今的掃描技術和數字處理技術，充分利用網絡的存儲和處理功能，建立高效、可靠的教學檔案管理新模式。

（四）明確崗位職責，打造高素質水平的教學檔案管理團隊。建立新型高校園教學檔案管理模式，首先要將教學檔案管理工作作為一個持續發展的動態過程，根據現階段的發展現狀和實際情況，持續改進管理制度。其次要明確各部門的工作職責，通過各個責任的具體化和明確化，從各個環節中改進教學檔案管理工作。最后，作為檔案管理人員，要不斷提高自身專業業務水平和綜合能力，打造高素質水平的教學檔案管理團隊。

四、結束語

總之，當今社會的信息技術和網絡技術為高校教學檔案管理工作創造了有利條件，高校檔案管理人員要抓住機遇，優化教學檔案管理辦法，建立高效教學檔案新型管理模式，充分發揮教學檔案的應用價值。

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