地方本科院校教學秘書隊伍現狀的調查與分析

唐慶+曾云燕

摘要：以湖南人文科技學院為例，從教學秘書的配備、學歷、年齡結構、工作年限五個方面對目前教學秘書團隊現狀進行分析，指出了教學秘書工作任務重、心理壓力大、激勵機制欠合理三個方面存在的問題，同時就如何加強教學秘書隊伍建設提出了幾點建議，為地方本科教學秘書隊伍的建設提供了一些參考。

關鍵詞：教學秘書;隊伍建設;現狀調查;分析

中圖分類號：G645 ? ? 文獻標志碼：A ? ? 文章編號：1674-9324（2015）20-0015-02

一、引言

高校教務管理是一項以客觀教學規律和科學管理理論為指導，面向全體教師和學生，為促進教育教學改革、提高教學質量和辦學效益，運用一定的現代化信息管理技術對整個教學活動的全過程進行系統地計劃、指導、控制、決策和評價，以達到既定目標的復雜的管理活動[1]。高校教學秘書是學校教學管理系統的有機組成部分，各項教學管理工作的基層執行者和組織者，在行政上受學校教務部門以及院（系、部）領導的雙重領導，同時為教師和學生服務，緊密聯系著學校與學院，教師與學生，是學校教學工作正常進行的樞紐。因此，正確認識現階段我國高校教學秘書隊伍建設的重要性，分析當前我國高校教學秘書隊伍中存在的問題及原因，從而建設一支政治強、業務精、人員穩定的教學秘書隊伍具有重大的理論與現實意義[2]。

目前，雖然很多學者對高校院校教學秘書隊伍建設中存在的問題及對策進行了分析與研究[3-6]，但注意到大多數的分析與研究都是以自身所在的院校為對象，由于不同層次、不同類型的院校之間存在較大的差別，因此這些研究成果一般只能為其他院校加強教學秘書隊伍建設提供一定的參考，很難直接推廣到其他高等院校。另一方面，通過對大量相關文獻進行分析發現，在討論教學秘書隊伍建設存在的問題時，以實際調查數據為依據從本質上分析教學秘書隊伍建設存在的問題及對策的研究較少，因此大部分文獻所取得的成果往往很難直接為高校教學秘書隊伍的建設提供具體的依據。基于以上考慮，本文主要以湖南人文科技學院為例，對教學秘書隊伍的現狀進行了調查與分析，并提出了幾點自己對改善教學秘書隊伍建設的建議，為我校及其他地方本科院校教學秘書隊伍的建設提供一些參考。

二、湖南人文科技學院教學秘書隊伍現狀分析

湖南人文科技學院現有15個基層教學單位，結合學校教務處對各二級院系教學秘書配備情況進行的統計和作者的相關調查。

大多數二級院系都配有1～2名教學秘書，其中生命科學系、教育科學系、政治與法律系、物理與電子信息系、化學與材料科學系、思政部都配備了1名教學秘書;機電工程系、數學與計量經濟系、美術系、信息科學與工程系、中文系、音樂系配備了2名教學秘書;體育科學系、外語系和經濟與管理系配備了3名教學秘書，其中體育科學系、信息科學與工程系和外語系還承擔著全校公共必修課。

從知識結構分析，現任的27名教學秘書，擁有專科及本科學歷的有20人，擁有研究生學歷的有7人，兩種學歷所占比例分別為74%和26%。這說明在我校，教學秘書的知識水平處于較合理的水平，這在一定程度上能夠保證以本科教育為主的地方本科院校的教學管理質量。

從年齡結構分析，現任的院系級教學秘書的年齡在30～50歲占的比例為93%，50歲以上的占到總數的7%，這說明我校的教學秘書隊伍是一支以中青年為主的工作隊伍。這保證了教學秘書有充足的精力和體力應對教學工作的需求。

從工作時間分析，現任院系教學秘書中，從事教學秘書工作時間在5年以上的有21人，占總人數的78%;任職時間在1～5年的有4人，占總人數的15%;還有2人任職時間不足1年，只占到總人數的7%。其中最長的達到了29年，這說明在我校教學秘書隊伍任職時間較長，整體人員相對穩定。

三、湖南人文科技學院教學秘書隊伍存在的問題

1.工作任務重。從表1中可以看出，配備了一名教學秘書的院系中，除了生命科學系學生人數不足600人、思政部沒有學生外，其他院系的學生人數都超過600人，有的還超過了800人;配備兩名教學秘書的院系中，機電工程系、美術系和信息科學與工程系的學生人數超過了1200人;經濟與管理系雖然配備三名教學秘書，學生人數達到了2336人;教學秘書人員配備不足，在很大程度上加重了教學秘書的工作壓力。

院系教學秘書的日常事務非常繁雜，一切日常教學管理工作都是以教學活動為中心。其工作主要包括：新生名單、學籍注冊管理、教材征訂、選課組織和申報、學科競賽組織與管理、學生成績管理、畢業生資格審查、畢業實習與畢業論文組織與管理、組織學生座談。在教師方面的工作包括：教學大綱、考試大綱、實驗大綱、教學日歷等教學任務下達，專業教學任務和調整、編排課表，考試組織與安排，教師工作量統計，教學巡查，教師課堂教學質量評估，聽課記錄，精品課程建設，教改，實驗室改革，特色專業建設，申報新專業，教學會議記錄，教學情況通報，教務系統，上傳下達教學文件與通知，所有教學工作材料的發放、收集、整理與歸檔。面對如此繁重復雜的工作，絕大多數教學秘書都感到力不從心。

2.心理壓力大。正由于教學秘書的工作煩瑣，大多數教學秘書為了確保各項工作的順利開展，很多工作都是在非工作時間完成的。教學秘書一方面要嚴格按照學校教學管理制度和時限開展工作，另一方面長期以來松散的人際管理，對教學、人才培養的自由度較大，這種現狀使得教學秘書與任課教師的人際關系緊張，稍不注意就會得罪人。教學秘書的工作事關整個學校的教學工作能否正常有序地進行，一旦出現錯誤，就會產生極壞的影響。從而教學秘書會感到身心俱疲，造成巨大的心理壓力。

3.激勵機制欠合理。教學秘書目前處于非常重要但又很不被重視的一個崗位，地方本科院校教學秘書的晉升空間小，在工資分配上得不到應有的報酬，整體待遇偏低，在職稱晉升等方面受到學校制度的限制。在我校，教學秘書屬于管理崗位，不能參與評職稱，而且不能調到教師崗位和其他能評職稱的崗位。這就意味著不管在崗多久，薪資都不會改變。在評選優秀時，也不會把教學秘書崗位考慮在內，與學校對教師和輔導員及其他技工崗位的獎勵機制形成鮮明對比，導致教學秘書在工作中缺乏進取心，只求完成任務不求質量。

四、改善湖南人文科技學院教學秘書隊伍現狀的對策

1.根據學生人數，確保教學秘書配備數量。地方本科院校應該根據學生人數按比例配備教學秘書，很多院校雖然有相關的規定，但大多數院系沒有配備足夠的教學秘書，使得教學秘書在實際工作中忙于應對各項教學事務，沒有時間去研究、思考。只有教學秘書配備齊全，才能保證教學管理的正常運行。

2.重視專職培訓，科學化管理，提高工作效率。隨著科學技術的不斷進步和發展，教學管理應采用高效規范的模式來適應高校教育和現代社會的發展。為了進一步提高教學管理工作的質量，學校教務處應定期開展教學管理崗位培訓和教學秘書座談會，為教學秘書創造學習和交流的機會，開拓視野，提高工作能力和研究能力。如果學校有條件，可以讓教學秘書走出校門，參加教學方面的研討交流會，學習他校的先進教學管理經驗，逐步轉變觀念，提高技能，改變靠經驗進行教學管理的模式，為提高和完善教學秘書業務水平創造機會，適應高效率、規范化、科學化的教學管理趨勢。

3.完善人事政策，激發教學秘書的工作積極性。高校的人事政策往往對教師有著詳細的規定，對于教學秘書卻沒有政策支持，導致其工作積極性不高。一支優秀的教學秘書隊伍離不開有效的激勵機制，對工作成績突出、業務水平高的教學秘書應提拔使用。反之，對工作馬虎、責任心不強的應給予相應的懲罰。實行目標績效管理，獎優罰劣，以獎為主，給予先進工作者表彰和物質獎勵，對不能勝任的人員更換崗位。

地方本科院校還可以給予教學秘書享受與政治輔導員和其他行政人員相同的行政待遇。譬如，具有本科及以上學歷的教學秘書工作四年給予副科級待遇，在教學崗位滿七年可享受正科級待遇，做滿十年則可以享受副高級待遇。教學秘書在崗達到一定年限愿意轉崗的，可優先安排其他行政崗位。對于有研究生學歷的教學秘書，達到相應年限，可以有機會轉成專業教師，并享受跟教師系列同樣的職稱評定，這有利于教學秘書的自身發展，保證教學管理工作的順利開展。

五、結語

優秀的高校除了擁有優秀的師資隊伍外，還擁有卓越的教學管理隊伍，教學秘書作為最基層、最直接的教學管理人員，具有不可替代的地位。在教學秘書建設上，應尊重教學秘書的工作，發揮教學秘書的特長，建立有效的管理機制，為教學秘書促進良好的工作環境，使教學秘書自身得到不斷提升，從而更好地為地方本科高校教學工作服務。

參考文獻：

[1]高強.新建本科院校提高教務管理水平之思考[J].常熟理工學院學報（教育科學版），2007，（12）：7-10.

[2]袁其波.淺談高校教學秘書隊伍現狀及其對策[J].科教文匯（下旬刊），2012，（6）：9-10.

[3]趙霞.以人為本建設高校教學秘書隊伍[J].中國成人教育，2011，（24）：74-75.

[4]吳學梅，張少文.獨立學院教學秘書工作現狀及其對策分析[J].科技信息，2012，（31）：209.

[5]謝曉光，楊小紅.淺析高職院校教學秘書工作[J].教育教學論壇，2013，（44）：186-188.

[6]徐文華.在學分制視域下對高校教學秘書工作的思考[J].教育教學論壇，2014，（1）：23-25.