淺議我國檔案數字化建設實踐與發展策略

郭蕾

摘 要：目前我國社會經濟已經得到了全面且快速的發展，在此情況下，我國的電子計算機信息水平與技術水平亦得到了顯著提高。由此，我國各方面的檔案管理中逐漸引進了數字化管理模式。檔案管理實際上是我國一項較為基礎的管理工作，與國家的安全生產等息息相關。檔案數字化建設將能夠使得我國檔案管理更加符合時代發展需求。為了探究目前我國檔案數字化建設的實踐與發展策略，本文主要對檔案數字化概念及其建設內容進行了闡述。在此基礎上分析了個別存在與檔案數字化建設實踐中的問題，并提出了兩點發展策略。

關鍵詞：檔案數字化；檔案管理；數字化建設

檔案當中記錄了我們日常生活當中的基本資料，檔案管理是我國信息資源管理工作之一。現今人們的生活水平隨著經濟發展已經得到了顯著提高，檔案的形式、內容以及種類均逐漸增多。采用傳統的管理方法進行檔案管理已經不能夠滿足現今時代發展的需求。因而，我國需要采用先進的、科學的數字化管理方式進行檔案管理。通過數字化管理，實現檔案資源的共享，且保證檔案資源的完整性。在該方面，我國已經取得了一定成績，但是仍舊需要不斷深入進行研究，以便及時發現問題，制定發展策略。

1 檔案數字化概念

伴隨先進的計算機網絡技術與網絡信息通訊技術的發展，數字化技術得到了快速的發展。我國各個行業中均出現了數字化技術的身影，檔案管理工作中亦涉及到了數字化技術，即檔案數字化。檔案數字化主要是指在檔案管理中，管理人員將檔案當中的資料與信息均以數字化的形式，通過計算機系統和程序進行存儲。如此便能夠節省大量的實體檔案資料存放空間。存儲與計算機信息系統中的檔案資源能夠直觀、簡單且便捷的進行查找。并且能夠通過網絡通訊技術實現資源共享。由此有利于資源的調動，最終實現了檔案資源的優化配置。

2 檔案數字化建設內容

檔案數字化建設的內容可以分為三個不同角度進行理解。第一，就檔案數字化的應用程度而言。首先包含了檔案管理部門的目錄索引數據庫建設，便于管理人員進行檔案資料的查找。其次包含了檔案全部內容數據庫的建設，其中涵蓋的目錄索引、檔案數據庫等更加完整和全面。第二，就檔案數字化的應用對象而言。首先，表現為紙質檔案。該部分檔案需要進行數字化處理，進而上傳到檔案網絡管理系統中。其次，表現為高校、企事業檔案[1]。高校和企事業單位均需要建立檔案數字化管理系統，便于進行檔案信息的存儲，以保證其具有真實、準確和及時性。第三，就檔案的應用過程而言。檔案數字化建設中應該包含收集、整理、上傳、存儲以及查詢等多個方面功能。

3 我國檔案數字化建設實踐存在的問題

3.1 人們檔案數字化觀念較為落后

目前人們仍舊比較習慣采用傳統的紙質檔案形式進行檔案管理。該部分紙質檔案目前仍被采用了目錄式、柜架式的保存形式。該種傳統的檔案管理方法不僅占用了大量的實體存儲空間，亦產生了較高的管理成本。同時，在管理當中若發生了保存不當現象，將會使檔案資料出現嚴重的損毀。雖然個別單位已經采用了先進的數字化管理模式，但是僅僅對檔案的目錄級別進行了管理，并未將紙質檔案進行數字轉化。因而在實際的使用過程中，仍舊需要在檔案庫房中進行查詢。該種方式并不能夠稱為檔案數字化。

3.2 檔案數字化管理盲目性較大

我國為了加強檔案數字化建設，建立了諸多數字檔案館。政府對其網絡工程的建設力度逐漸加大，已經加快了數字化建設的步伐。在此情況下，部分傳統的檔案館均開始積極籌備資金，準備展開檔案數字化建設工程。但是，對于大部分正在建設或未開始建設的檔案館而言，均存在著技術性問題難以良好解決、資金投入不足等問題[2]。由于上述問題的存在，使得建成投入使用的檔案數字化并不能夠真正發揮其重要作用。大部分檔案館僅能夠提供檔案的一級或者二級目錄搜索，并不能夠對檔案進行有效查閱。

4 我國檔案數字化建設的時間發展策略

4.1 加大檔案數字化建設的人才培養力度

未來的檔案數字化建設中，需要大力引進優秀人才，并且要加強優秀人才的培養力度。通過優秀人才對檔案數字化的建設，逐漸提高建設水平，改變人們的傳統認知。在選擇人才時，傳統檔案管理工作人員并不能夠符合要求，其并沒有符合時代發展的數字化建設意識。因而需要挑選更加專業的檔案數字化建設、人才，將其分布于檔案數字化建設的管理與技術執行等方面，以便更加有效的配合工作。選擇人才時，首先要考慮人才是否具有檔案管理的能力。其次，在培養人才的過程中要逐漸發現其優點以及特長，發揮其工作的積極性和帶動性，逐漸帶領人們認識檔案數字化建設的優勢，實現檔案數字化建設。

4.2 正確處理檔案數字化建設的技術性問題

檔案數字化建設中存在技術性問題將會導致建成后的檔案數字館難以有效發揮其作用。在進行建設的過程中，必須綜合考慮到檔案數字化適用性與技術之間的重要管理[3]。涉及到的每一項技術均需要提供大量資金進行支持。一般面對該情況，檔案管理部門均會采用技術外包的形式進行建設，以便獲得有力的技術支持。外包的形式主要依靠企業進行計算機信息網站以及數字檔案建設工作。但是，采用技術外包的形式需要大量的費用，大部分傳統檔案館均難以承受。因而，在進行檔案數字化建設時，可以采用主要技術和相關技術外包的形式進行建設，以此將此建設成本。

5 結論

綜上所述，現今人們生活水平的提高產生了各種類型和形式的檔案。檔案管理工作面臨著重要的挑戰。但是在計算機信息技術以及網絡通訊技術的發展下，檔案管理將逐步實現數字化管理。在檔案數字化建設中，必須注意避免建設觀念落后、建設資金投入不足以及建設技術性問題難解決等問題。必須重視依靠優秀的建設人才，以及先進的建設技術進行檔案數字化的建設，以便保證投入使用的數字化檔案館能夠提供安全、有效、簡便的檔案信息共享。

參考文獻

[1]李蔚，羅蘭.數字檔案館建設的窘境分析[J].大眾文藝，2015，11（14）：263.

[2]劉承愛.檔案信息安全存在的問題及管理措施[J].黑龍江史志，2015，08（14）：68.

[3]張美芳，劉丁君.我國縮微技術標準化建設可持續發展的策略研究[J].數字與縮微影像，2014，18（04）：26-29.