論企業檔案信息化建設中存在的問題及解決的辦法

張麗

摘 要：企業檔案信息化建設能夠為企業的可持續性發展創造發展的動力，企業檔案信息化建設也是企業運用信息更好的建設企業的不竭源泉。但是，目前我國企業檔案信息化建設還處于成長的初級階段，其各方面發展還有待提高，有許多問題會時常暴露出來。本文就企業檔案信息化建設中存在的問題及其解決辦法進行了探索。

關鍵詞：企業檔案；信息化；建設

隨著世界經濟形式的轉變和我國社會主義市場經濟堅定不移的繼續前行，現代企業制度得到廣泛地認可，我國加入WTO迎來更多的機遇與挑戰，市場經濟競爭日益激烈，要想在經濟發展的大潮中逆流而上，企業要擺脫傳統的經濟發展模式的束縛，引入并積極培育新的生產要素——信息。完善企業檔案信息化建設，從而高效率地利用原本復雜繁瑣的資源，推動企業充滿生機地大力發展是企業當前面臨的重要問題。當然，在此過程中也存在著諸多問題。

1 企業檔案信息化建設中存在的問題

1.1 國內各企業檔案信息化建設發展水平差異大

國內的大中型企業大都開展了檔案信息化建設，而小型微型企業與之相比則相對較少，甚至不曾進行。已開展檔案信息化建設的企業發展水平也相差甚遠，大型企業因產值高，對信息化建設較為看重，能夠將大量的精力傾注其中，企業的發展和信息化建設相互促進，企業的發展越來越樂觀。而那些規模小，效益并不可觀的企業，意識到信息化建設的重要性，但是難以投入足夠的資金人才，有計劃但是難以實施。還有部分企業想要通過裁員精簡企業，提高效率，因意識不到檔案信息化建設的重要性，檔案管理部門首當其沖受到威脅，企業的檔案信息化管理就更是不從談起了。總體而言，發展水平差異大阻礙了企業檔案信息化建設。

1.2 缺少必要的人力物力財力，基礎建設落后

由于當前許多企業不能夠理性清醒地認識到檔案信息化建設的重要作用，所以不愿在此投注過多，使信息化程度不盡人意。企業的檔案信息化建設缺乏基礎和設備的支持，相關的信息平臺不能夠滿足發展要求，企業檔案管理網站水平參差不齊，企業檔案信息化水平受到壓制。信息化建設缺乏資金支持，相關人才的數量和質量都難以滿足需要，相關從業者對企業檔案信息化建設方面的研究探索還遠遠不夠。

1.3 缺乏統籌規劃，盲目跟進

對企業檔案信息化的統籌規劃對于信息化建設來說至關重要，但是我國目前普遍存在盲目跟進的狀況。而且，我國的東西部經濟發展的不平衡，所以我國企業的信息化發展也是東部優于西部。企業內部一部分檔案管理的缺陷也會使另一部分出現困擾。企業間信息難以實現對接，造成了資源的大量浪費。企業在進行信息化建設時沒有目標，且對信息化的了解程度不夠，不顧自身技術，資金，效益等因素，忽視了信息化建設的長期性，難度大等阻礙性因素，投入大量的精力進行信息化建設加重了企業的經濟壓力，減緩了企業的發展速度。有的企業雖然已經基本實現了檔案的信息化，但是沒有實現對其的充分利用，建成之后，缺乏對系統的更新補充維護，使企業檔案信息管理系統形同虛設。

2 針對企業檔案信息化建設的建議

針對當前我國企業檔案信息化建設過程中出現的問題，相關部門必須重視起來，及時制定出相應的解決措施，從而為我國企業實現檔案信息化奠定良好的基礎。

2.1 國家出臺政策進行扶持

政府需要認識到企業檔案信息化建設的重要性，鼓勵企業的信息化建設，同時利用政策或資金支持的方式減輕企業檔案信息化建設的壓力。對于檔案信息建設存在技術性問題的企業，地方政府可以指派技術人員進行指導。另外，政府應當加強檔案信息化建設的宣傳力度，是私營中小企業了解檔案信息化建設的重要性和必要性。政府要保證支持政策及資金落實到實處，切實有效地為企業檔案的信息化建提供支持，同時采取規模企業帶動小微企業的政策，實現各企業的信息化建設進度統一。加強各規模企業間的聯系，實現信息資源的有效利用，實現資源共享，使各企業的信息化建設能夠齊頭并進，相互促進共同發展。

2.2 企業提高自身對檔案信息化建設的認識

企業只有認識到檔案信息化建設的重要性，才有改革的動力。在當前這種市場經濟日益激烈，產業科技含量越來越高的情況下，通過信息化的運用提高人員工作效率，完善企業經營，才能創造更大的收益，使企業在市場競爭中處于有利地位。首先可以通過信息化平臺的建設對企業的各項信息進行有效地整理，同時由于現當代信息化平臺具有共享的作用，這樣工作人員就可以隨時隨地通過平臺進行信息的調用，大大提高了其工作效率，節省了工作時間。對以往的紙質檔案材料加快其向信息化轉變的進程。

注重信息化人才的培養。企業檔案管理部門的高水平人才在企業檔案信息化建設中有著很高的地位，企業檔案管理部門的人員應該提高自身各方面的修養能力，包括個人能力和思想意識。企業注重高水平專業人才的引進，提高入職門檻，同時加強對在職人員的技能培訓，必要的情況下可以定期進行專業素質考核。同時為了督促從業人員，可以建立相應的獎懲制度，對于專業技能不過關的人員進行停職或減薪處理。檔案管理人員自身也要有危機意識，加強對信息化技術的學習和應用能力。

2.3 逐步推進綜合協調發展

改革的最終目的就是為了企業競爭能力的提高和經濟效益的提高，因而，檔案信息化的建設也不是一個獨立進行的過程，需要企業其他各部門的共同配合。企業的管理者需要站在整體的角度綜合分析，通過企業檔案信息化的建設推動現代化企業建設，進而推動企業的全面發展，解決企業現存的問題。企業管理者也需要協調好各部門，充分發揮每個部門的功能，同時各部門的分管人員需要加強部門人員的企業整體意識，通過部分推動整體的發展。企業檔案信息化建設是一個長期性的工作，要認真規劃好，組織好建設工作，綜合考慮各方面因素，步步推進，環環相扣，逐步實現。

3 結語

綜上所述，企業檔案是企業信息的重要內容，實現其信息化對于企業的長足發展具有建設性意義，這也是適應社會經濟發展的必由之路。當前企業的檔案信息化建設雖然面臨著諸多困難，但只要全面考慮各個擊破，定能大大促進企業的現代化建設。

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