特殊載體檔案管理現狀及對策

駱違穎

特殊載體檔案包括照片、各種證書、獎狀、獎牌、獎杯、印章、錄音、錄像等。在對內進行職工思想教育、對外宣傳企業形象中真實、直觀的特性，是其他任何載體形式的檔案不能替代的，保存的完好與否，將直接影響到檔案利用的效果高低，廣大檔案工作者，必須加強對特殊載體檔案的管理，才能充分發揮其應有的價值。

1 特殊載體檔案利用形式及其效果

通過對檔案利用形式及其效果的統計分析，發現特殊載體檔案的利用頻率越來越高，在企業舉辦展覽、慶祝紀念活動，制作畫冊、拍攝記錄片以及編修史志等方面都大量地利用了特殊載體檔案，而且從利用形式來看，多數是以拍照錄像、翻拍、掃描、復印的形式加以利用。如淄礦集團埠村煤礦慶祝建礦50周年活動中，制作的大型畫冊《大地作證》及記錄片《為了新的掘起》，掃描、翻拍照片檔案45張、拍攝證書、獎牌等各類集體及個人榮譽23件，畫冊生動地再現了埠村煤礦50多年的滄桑巨變，記錄片的播放更是引起廣大干部職工強烈共鳴，深感企業今天的強大是多么的來之不易，立足本職崗位，愛崗敬業、踏實工作的豪情油然而生，不次于一堂生動、深入的職工思想教育課。淄博煤礦展覽館重新布館工程，復印、掃描、拍攝各類檔案資料85件，復印400多頁，截取新聞錄像時長達200余小時，翻拍照片30余張，仿真制作榮譽獎牌20余件。依托豐富、真實的檔案資源布置起來的13個展廳，布局精美、場面壯觀、氣勢宏大，吸引著廣大干部職工及社會各界人士前來參觀鑒賞，在社會上產生了深遠的影響。淄博市委辦公廳工作人員參觀后感慨地說：“這里不僅展示了淄博煤礦的發展歷程，也是淄博黨建史、革命史以及改革發展史的一個縮影，我們要將這里作為愛國主義教育和傳統教育基地，讓各級領導干部認真學習、借鑒”； 本單位職工觀看展覽館后意猶未盡地說：“作為淄礦的一員，在這里我用心體會了百年淄礦跌宕起伏、化蛹成蝶的難忘歲月，今后要勤奮工作，讓淄礦變得更美好”。可見，特殊載體類檔案的感染力之強，影響范圍之廣，社會效益之大是其他任何形式的檔案無法比擬的。

2 特種載體檔案管理現狀

（一）收集不全面。一是來源于企業重大事項、重大活動的錄像、照片檔案，由于參與活動的單位較多，各自職責不清，攝錄人員檔案意識薄弱、收集工作的相對滯后，導致錄像、照片檔案歸檔質量不高、數量不全；其二是重要的榮譽證書、獎狀、獎牌檔案，領取單位歸檔不主動，漏歸現象嚴重；三是錄像帶重復利用等諸多因素，造成錄像資料流失的現象十分嚴重。

（二）整理不規范。主要表現在照片檔案明的拍攝時間、背景、事由、照片中人物等說明不夠詳細，有些甚至沒有說明文字，極大的降低了照片檔案的真實可靠性，對利用者來說搞清楚照片的真實情況是個極大的挑戰。

（三）保存條件不達標。一是庫房通風條件差、溫濕度大，獎牌受潮生銹、彎曲變形現象；二是聲像檔案沒有專用的防磁柜，錄像光盤有消磁現象；三是獎杯沒有固定的擺放位置，受到外力碰撞，破碎損毀現象。

（四）數字化程度低。特殊載體檔案形式多樣，材質各異、大小不一，導致數字化方式不一，數字化的難度大。比如證書檔案，幅面小的可以掃描，幅面大的就只能拍照；獎牌、獎杯檔案只能拍照，但由于獎牌材質的特殊性，有些獎牌表面光亮如鏡，拍照難度相當大；錄像帶要轉換成光盤，必須有可用的設備；各種條件的制約，導致這類檔案的數字化程度非常低。

3 解決對策

（一）加大收集力度。檔案人員作為社會財富的管理者，本著對歷史和未來負責的精神，不僅要保管好現有的檔案資源，同時要對新生的檔案資料進行全面的收集、整理，使檔案在未來能夠更加全面真實的再現歷史。針對特種載體檔案收集難的現狀，在各種管理制度保障基礎上，檔案員要真正負起責任，與各相關部門多溝通、多聯系，關注企業的重大事項和活動，對事項和活動中能產生哪些檔案，哪些檔案應在什么時間收集，向誰收集做到心中有數，做到事前策劃，事中參與，事后跟蹤，保證及時完好的收集歸檔。其次，下大力氣做好宣傳工作，隨時隨地進行檔案意識宣傳，提高廣大干部職工檔案意識，促進其主動存檔。

（二）創新管理手段。利用現代化手段，對現有檔案進行數字化處理，對老照片進行掃描，證書、獎牌、錦旗等實物類檔案資料進行拍照，制作成電子檔案，直接掛接在檔案管理系統數據庫中；以數碼設備形成的照片，直接掛接在檔案管理系統數據庫中，實現實物與電子檔案同時存檔。另外對形成的所有電子檔案采用U盤、移動硬盤，光盤制作兩份備份，離線保存。其中一份可以直接向利用者提供，避免了每位利用者每次使用都要親自進行拍照、掃描工作，既可以節約時間，實現資源共享，又可以避免檔案原件外借，保證原件的完好無損，有利于提高檔案的管理水平。另外，由于榮譽檔案的利用者多數都是要求利用某一級別以上榮譽，因此，在檔案管理系統“實物檔案模板”中填加“級別”字段，這樣就能很快在數據庫中以“級別”檢索到所需級別的全部檔案資料。

（三）增加設施投入。檔案管理雖然不會創造直接的經濟效益，但所創造的社會效益和長遠價值卻不可估量。要做好檔案管理工作，不斷提高檔案管理水平，先進的軟硬件支持必不可少。因此，要加強對檔案設施的投入，給檔案管理工作創造一個良好的技術平臺。比如，針對獎牌、獎杯等各榮譽檔案易損的現狀，可以制作榮譽展示臺，把各類榮譽獎牌、獎杯擺放在固定位置，既美觀又能提高安全保管的可靠性。針對錄像帶重復利用，聲像資料流失現狀，給攝像部門配置刻錄機，將錄像刻錄成光盤保存，既能保證聲像資料的完整，又便于檔案管理人員在歸檔時利用電腦進行資料核實。針對照片檔案收集不全面的狀況，給檔案部門配置攝影器材，檔案管理者可以根據歸檔要求直接參與拍攝，及時填加注釋，說明錄入時間、地點、人物、事由、經辦人員，確保照片的說明文字真實、全面、完整可靠，既能保證照片的歸檔數量，又能保證歸檔質量。

（四）豐富知識儲備。檔案管理者要主動學習業務知識，積極涉足新的學科領域，提高自身整體素質。檔案管理既是一門專業性很強的學科，同時又與其它學科有著千絲萬縷的聯系。這就要求廣大檔案工作者，不僅要有豐富的檔案專業知識和工作技能，同時還要掌握其它相關學科的知識，隨著現代信息技術的發展，更是給檔案工作的發展帶來新的挑戰。因此，檔案人員必須要適應新形勢，解放思想，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統枷鎖和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。要不斷學習新知識，拓寬視野，熟悉電子計算機技術、網絡技術、信息技術、影像技術，在實際工作中做到觸類旁通，靈活運用，使自己由單一專業型向一專多能的復合型人才轉變，善于總結經驗教訓，大膽嘗試新的管理方式，不斷提高檔案管理水平。

由于特殊載體檔案的自身特點，在管理中難免出現這樣那樣的問題，隨著科學技術的迅猛發展，還會不斷出現各種新型載體檔案，如何采取科學的方法加以保管利用，需要廣大檔案工作者不斷進行深入的探討和研究。

參考文獻

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