大數據環境下對醫院檔案管理的冷思考

劉　琦

平頂山市第一人民醫院檔案管理科,河南　平頂山　467000

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大數據環境下對醫院檔案管理的冷思考

劉琦

平頂山市第一人民醫院檔案管理科,河南平頂山467000

摘要：大數據環境下，我國信息化水平不斷提高，信息技術得到突飛猛進的發展，醫院傳統的檔案管理已經不能滿足醫院的需求。如何利用現代信息技術，利用其改變醫院傳統的顯得陳舊、滯后的檔案管理模式，成為醫院新的命題。

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化時代；創新機制

隨著我國改革開放的進程不斷向前推進，國民經濟不斷發展，各種項目和工程的上馬，醫院的重要性越來越凸顯，醫院的工作飛速發展，醫院的規模普遍得到擴大，醫院的工程資料及其檔案管理的工作也變得越來越繁重，重要性也越來越大。信息化背景下醫院檔案管理急需要新的創新機制，利用信息化開發出一套科學的醫院檔案管理系統。

一、醫院傳統檔案管理

首先，傳統的醫院檔案管理，因為本身檔案較多，各個項目之間的檔案需要分檔，傳統的檔案歸檔內容十分復雜。各種資料有原始文件、圖表、圖紙等等眾多資料，而且因為一般工程或者項目時間較長，資料需要反復的查閱和使用，累積的資料比較多，檔案歸檔的步驟也相對會很復雜，所有的審批材料，施工備份，文檔不僅僅數量多，種類也多，醫院因為其規模擴大，工作量變大，庫存的檔案數據再利用傳統的方法進行管理，不僅僅容易出現一些錯誤，還會造成工作人員的巨大壓力，總體而言，時代發展，醫院傳統檔案管理已經不能滿足現在醫院對檔案管理的要求。

其次，時間跨度長，材料變更快，檔案本身體現了醫院的設計水平，許多項目建筑時間較長，時間塊度較大，而需要歸檔的治療不僅僅數量上很多，同時在施工階段因為一些問題，可能會臨時的對一些工程細節做出新的調整和設計，歸檔的資料需要翻閱和進行新材料的檔案入庫，傳統的檔案管理，主要是人工操作，這個過程將會浪費大量的時間和精力。一些項目變更情況，需要醫院進行相應調整的，增加了檔案管理歸檔工作的人力財力物力。

再次，檔案用戶的范圍較廣，設計檔案記錄著設計專業科學技術知識，醫院這些檔案有著航企的使用價值，設計檔案有一定的適應性，存在資料共享和相互借鑒的可能，在工程設計。施工、完工階段，及其后期進行新的項目擴建，這些資料都能夠提供一定的依據，一些項目后期會有維保，同樣這些資料也是可以使用的，因此醫院的資料可能會反復頻繁的再次使用和歸檔，傳統的人工方式針對這種情況，有著很大的壓力，浪費時間和相對應的項目資金，這對檔案管理提出了新的要求。

二、大數據環境下醫院檔案管理的方向

首先是檔案內容數字化，之前的檔案包括圖紙、圖表、各種相關材料，內容很多且相對駁雜，檔案的歸類和存檔工作量都比較大，信息技術的發展為檔案管理提供了新的契機，把這些材料有文字的、圖表的、紙質的編程數字化的，建立電子信息檔案，把這些紙質的檔案實現電子化，進行電子化的信息儲存、歸檔。建立相關目錄方便查詢和再次調用，紙質的檔案可以作為原始資料倉儲起來，進行科學的保管，電子化的檔案方便查閱，調集，同時可以打印出來，金少了工作人員的工作量，極大的提高醫院資料管理的效率。

其次，管理手段由人工項計算機應用轉變。傳統的檔案管理，人工分類、歸檔、儲存，不僅僅對人本身提出了很高的要求，同時對于場地的要求也很高，勞動強度較大，但是工作的效率卻很低，計算機應用技術利用與檔案管理，實現了網上自動歸檔，相關資料更加容易共享，提高了工作效率，工程進展不會因為檔案問題而增加不必要的成本。

再次，傳統的醫院管理工作，并不一定有專門的檔案管理人員來進行管理，有的就是項目或者工程的相關負責人來進行檔案的管理，著就讓管理相對比較混亂，傳統的檔案管理人員的素質要求也不太高，主要由人工進行管理，效率的要求和能力的要求相對現代信息化管理沒有那么高，但是計算機技術的應用，信息化管理體系的推廣，對于管理人員的素質提出了新的要求，大量的資料需要管理人員對于檔案管理有一定的專業知識，檔案管理需要一定的保密性質，檔案人員要指導相關的規定和法規，專業相關計算局操作，并能夠在檔案管理中不斷學習，不斷的完善其知識結構，滿足信息化時代對于復合型人才的要求。檔案人員要由以前的單一保管箱科學管理轉變。

三、信息化背景下醫院檔案管理創新機制

(一)加強宣傳，提高認識，增強社會整體的檔案意識

加強醫院內部的宣傳，提高認識，構建科學的宣傳機制，把宣傳常態化，于此同時醫院本身構建相關的宣傳平臺。重視檔案管理工作，把檔案管理腦如刀醫院的全年工作計劃中，充分調重各方面的力量，培養全體的檔案意識，把檔案管理和利用相結合。加強檔案管理人員和檔案使用人員之間的聯系。

(二)努力推進檔案管理的信息化和制度化建設

在檔案管理中，要改變傳統的檔案管理模式，利用信息技術，管理由人工變為以信息化為主。加大計算機應用技術的應用和信息化體系的建立，大大降低了檔案管理人員的工作量。建立電子信息檔案，把這些紙質的檔案實現電子化，進行電子化的信息儲存、歸檔。建立相關目錄方便查詢和再次調用，紙質的檔案可以作為原始資料倉儲起來，進行科學的保管，電子化的檔案方便查閱，調集，同時可以打印出來，金少了工作人員的工作量，極大的提高醫院資料管理的效率。同時還要建立起科學的管理模式，實施整體化的管理。在相關項目任務下達支出就建立相關的編號，等到資料進行歸檔，迅速的通過計算機實現檔案的錄入。具體的檔案部門根據其內容進行科學的分類，對這些資料進行分類處理，

形成完備、科學、易于查詢的電子檔案。同時要制定相關的標準，檔案歸檔要嚴謹和準確，符合國家的相關要求程序，紙質的材料要保證其保存的質量，制相關對于紙質材料保存標準要嚴格制定，檔案管理部門要嚴格按照其相關標準實施。硬件設施要完善，不僅僅是信息化管理體系的建立和計算機需要一定的運行速度，紙質的資料保護需要考慮防火、防盜、防潮等等各個方面，真正的做到資料的科學管理。

(三)要做好檔案資源的整合利用及人才儲備、服務質量的提高

整合檔案信息，優化資料，對檔案資料本身進行整合提煉，挖掘檔案的各方面價值。和里的檔案整合，可以分析出很多問題，如水利單位相關資料整合，可以完全變回一些基礎的資料，為工程第一線的后期維保工作提供最基本的便利。不用再浪費大量的時間為一些小問題去早相關的資料。進行治療的整合，可意識整個檔案的信息價值出現不斷的增值，現在大數據時代，數據的存在本身就是一種財務和資源，整合相關檔案，檔案慢慢由保管向利用方向轉變，將檔案本身變成一種可再利用的資源。

創新服務機制，檔案的管理最終的目的還是為了服務，但是因為傳統檔案的低效率，提供服務有著很大的困難，現在信息化檔案管理模式，需要我們的相關人員轉變檔案管理的思想，加強其服務理念。建立不同等級的數據庫。最后，還應該加強人才的培養，提高管理人員的整體素質和個管理員的綜合素質，滿足新形勢下對管理人員的要求。

四、結語

大數據環境下，我國信息化水平不斷提高，信息技術得到突飛猛進的發展，醫院傳統的檔案管理已經不能滿足醫院的需求。如何利用現代信息技術，利用其改變醫院傳統的顯得陳舊、滯后的檔案管理模式，成為醫院新的命題。所以，大數據環境下的醫院應該不斷改變傳統的檔案管理模式，推進信息化的管理模式不斷深入。

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中圖分類號：R197.3

文獻標識碼：C

文章編號：1006-0049-(2016)06-0227-02