信息化對民政檔案管理工作的影響及創新

張春楠

洮南市民政局，吉林　洮南　137100

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信息化對民政檔案管理工作的影響及創新

張春楠*

洮南市民政局，吉林洮南137100

信息技術已經滲透到各行各業中，要求民政局在檔案管理中也需要適應時代發展額需求，創新傳統的檔案管理模式，提高檔案管理的質量和效率。本文就信息化對民政檔案管理工作的影響和創新進行了簡要的分析。

信息化；民政局；檔案管理工作

隨著時代的不斷發展，信息技術在人事檔案管理中的應用更加廣泛，其對于提高檔案管理的質量和效率起著重要的作用。然而，目前民政局采用的檔案管理模式仍然是傳統的手工管理模式，其管理效率較低。信息技術的發展對于檔案管理工作有著重要的影響，要求民政局可以在信息技術的支持下進行檔案管理，提高管理的質量和效率。本文就信息化對民政檔案管理工作的影響和創新進行了簡要分析。

一、信息化對民政檔案管理工作的影響

(一)信息技術改變了檔案的載體

傳統的人事檔案管理中，民政檔案載體是紙質載體，工作人員在檔案管理過程中需要依靠純粹的手工來進行各項操作。信息技術的發明和使用將檔案管理的載體變成為電子文件，以虛擬的數字化載體形式取代了傳統的紙質實體載體。信息技術改變了檔案的載體，方便工作人員利用信息技術進行電子文稿和資料的檢索，檔案管理方式更加效能化和便捷化，具有較強的實用性。

(二)信息技術提高了檔案的利用率

傳統的人事檔案實際的效用并不強，因為人們如果要對檔案進行查閱需要經過多道手續，而且需要翻查許久。該時期的認識檔案利用率較低，因而也就導致了傳統民政檔案管理工作逐漸不受重視，最終影響了民政檔案管理工作的發展。而信息化檔案管理模式則能夠減少檔案的收集和查閱時間，大大提高了檔案的利用效率。

(三)信息化檔案突破了時空限制

傳統的人事檔案管理中，工作人員在收集檔案資料過程中經常需要花費大量的時間和精力，例如到外省去搜集資料或者尋找文件等。傳統的檔案收集和儲存需要花費較多的人力和物力，對提高檔案管理工作的效率和質量十分不利。尤其在檔案的保存過程中，管理人員一旦出現疏忽就有可能導致文件的損毀，導致檔案管理出現漏洞。而信息化檔案管理則能夠通過電腦和收集客戶端，用戶只需要通過輸入賬號和口令即可進行檔案存續或者檢閱，工作流程更加簡潔方便，也可以實現人機的對話，更加具有便捷性，能夠免受時空的限制。

(四)信息化提高了對民政檔案工作的要求

信息化檔案管理對民政檔案工作提出了新的要求，這也是信息化對民政檔案管理工作的影響之一。首先，信息化要求民政要及時實現檔案的更新，以幫助網民更好、更快地獲得新的檔案資料；其次，要求檔案信息要實現多樣化設置。民政檔案信息一般很少對外公開，即使實現了信息化檔案管理，民政管理人員也需要根據需要對資料進行調取。信息化檔案管理加大了信息儲存的空間，有利于幫助檔案管理人員及時查找或者進行檔案操作。但是為了更加有序的進行信息化檔案管理，管理人員需要將檔案信息進行分類，實現檔案信息的多樣化。

二、信息化對民政檔案管理工作的創新

(一)加強對信息安全的重視

信息化民政檔案管理工作能夠給檔案管理工作帶來不少的益處，幫助提高民政檔案管理工作的質量和效率，但是在此過程中，檔案管理人員也需要注意一些問題。首先，檔案管理人員需要加強對信息安全的重視。信息化民政檔案管理以信息技術為核心，其對信息技術和信息平臺的依賴性較高，要保證信息化民政檔案管理工作的質量和效率必須要先保證信息平臺和系統的穩定。因此，民政部門工作人員在工作過才能中必須要加強對系統數據的定期維護和檢查，防止電腦系統受到木馬和病毒的侵害，影響電腦內部的檔案數據。此外，民政部門恩怨還需要加強對信息平臺的安全維護，及時引進先進的防火墻軟件，建立數據備份和保密制度，切實保證民政檔案管理工作的有效性。

(二)建立更加開放的檔案服務平臺

隨著信息技術的不斷發展，計算機數據庫的發展態勢更加迅猛。民政局涉及到全國范圍，覆蓋的面積大，信息數據量也較大，為了使全面各地的民政局能夠取得更好的聯系和溝通，民政部門必須要想盡辦法，推廣容量更大的服務平臺。服務平臺容量的增大可以較好地避免查詢周期長、信息不準確等信息，這對于促進未來民政檔案管理信息化的發展有著重要的意義，也更加有利于提高民政檔案管理的質量和效率。

(三)實現三方運作模式

三方運作模式中，主要指的是政府能夠將民政檔案管理工作由民政局運作專項社會部門運作。這種運作形式實際上在90年代的美國和日本就已經有所發展，實現社會性質的檔案管理可以幫助實現全國民政信息的聯網，也有利于分散民政部門的工作壓力，將大量的民政檔案管理工作以外包的形式分給社會組織或個人，這樣不僅可以充分運用社會資源，實現資源優勢配置，還能夠更檔案用戶提供更加個性化的服務。

三、結語

綜上所述，信息化對民政檔案管理工作的影響主要體現在其改變了檔案的載體、提高了檔案的利用率、突破了時空限制并提高了對民政檔案工作的要求，要求民政局工作者能夠加強對信息安全的重視，建立更加開放的檔案服務平臺，并且實現三方運作模式，以更好地促進民政檔案管理工作的發展。

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張春楠(1988-)，男，大專，吉林省洮南市民政局，助理館員，研究方向：檔案管理。

D632；G271

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1006-0049-(2016)20-0192-01