集約化管理措施在不動產登記檔案管理工作中的實踐探討

文/李甲　濟寧市國土資源局任城區分局　山東濟寧　272099

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集約化管理措施在不動產登記檔案管理工作中的實踐探討

文/李甲濟寧市國土資源局任城區分局山東濟寧272099

【摘要】目前越來越多的地方開始了不動產統一登記制度的改革工作。將分散在各個部門的登記責任和資料都歸到國土部門，這種舉措推動了集約化管理方式不動產登記中的應用。本文就是從這個角度出發，分析探討了集約化管理的內涵極其優勢，為不動產登記檔案管理工作提供思路，保證檔案工作的順利、有效開展。

【關鍵詞】集約化管理；不動產登記；檔案管理；實踐

一、前言

隨著《不動產登記暫行條例》、《不動產登記暫行條例實施細則》頒布實施，我國不動產統一登記制度基本建立，將分散的不動產登記職責歸到一個部門負責。這意味著全國的房屋、土地、海域和林地等需要由國土資源部負責統一登記，意味著需要建立一個統一的信息管理平臺，實現所登記的不動產在各分散部門之間實現信息共享，意味著需要加快建立不動產登記信息依法公開查詢系統的步伐，以此保護群眾的切身利益，營造安全的不動產交易環境[1]。

二、集約化管理的內涵

集約化管理是時代發展的產物，指的是將人財物及管理等生產要素集合起來，價值取向是約束、節儉和高效，對生產要素進行集中統一調配，從而降低成本、高效管理，保持核心競爭力，獲得可持續增長。集約化管理不等同于集中式管理，它是在統一思想下的集中，在集中下的優化。

集約化管理可以對組織機構、人員、物資進行集中統一管理，避免了重復利用，提高管理成本，優化資源配置，尤其是稀缺的資源例如土地資源和房屋資源[2]。在檔案管理過程中，通過對檔案材料進行數字化存儲、整理和檢索，或者通過業務外包或者協同合作的方式，可以更大限度地集中各類資源，方便查閱。

三、集約化管理在不動產登記檔案中的工作模式

1.通過集約化管理，對歸檔業務流程進行了重新梳理。傳統的檔案管理方式是被動的接收，而且各類檔案分散在不同的部門，檔案的利用部門也出現多個接口，不僅增加了檔案管理的成本，降低了檔案利用服務的質量，同時也對檔案工作的科學化和規范化提出了質疑。檔案是貫穿于整個業務工作或管理流程。從業務的申請辦理，到受理，再到最后的辦結和歸檔，這是一個完整的過程。如果一個部門的檔案集中到一個部門承擔，那么檔案的種類將增多，對檔案專業化的要求也隨之提高。檔案部門與多個部門對接，對這些文件資料來源部門進行集中統一管理。

當然，檔案管理方式的改變或者檔案進展的發展也在一定程度上檢視了不動產登記業務流程的不足，例如可以簡化某些業務流程，減少不必要的簽字審批流程，減少重復勞動，節約單位管理成本，提高工作效率。

2.充分發揮集約化管理的優勢，利用現代信息技術管理檔案。現當代的科學技術步伐加快，信息技術所覆蓋的領域越來越廣，隨之出現了諸如大數據和云計算等高端信息技術。信息技術的到來，給人們的生活帶來了很多的便利，也給工作帶來了巨大的影響。對不動產登記檔案的管理工作也帶來了深刻的變化。首先是檔案信息系統的到來，各部門和相關部門人員可以通過檔案信息系統在符合要求的前提下找到屬于自己的資料；其次是檔案數字化進程加快，集約化管理方便了人們將眾多的紙質檔案信息轉化成為電子文件或者電子檔案；第三，信息技術節省了許多存儲空間和手工操作成本，真正實現檔案收集、整理、保管、利用的信息化和自動化。集約化管理對檔案管理環境也提出了要求，對于符合條件的，經濟允許的范圍內集中建設庫房，珍惜稀缺珍貴資源，對不符合條件的，可以通過周轉的方式進行暫時性集中管理。

3.通過集約化管理方式，需要統一的檔案機構和順暢的管理機制。一方面，需要強有力的檔案部門，才能對各分散機構的檔案管理工作進行統一指導和督促，才能建立規范性文件，才能對不動產登記檔案的歸檔流程進行細化并且設計符合工作實際的歸檔標準，提高歸檔質量和水平。通過集約化的方式匯總管轄范圍內的各類數據資源，建立統一的不動產登記信息查詢系統[3]；另一方面，集約化開展需要構建兩級分工明確的管理體制，根據實際工作的不動產登記的數量來配備相應的檔案庫房和檔案業務人員，確定充足的一線管理人員，設置查詢窗口，并根據工作人員的流動性，檔案管理工作應當有一定程度的伸縮性。

四、推進集約化管理的構思

隨著檔案工作內容的不斷擴展和豐富，集約化管理的優勢可以在不動產登記檔案管理中得到充分發揮。在實施過程中，應當做到以下兩點，循序漸進地進行。第一，要梳理并理順上下兩級檔案工作部門，在上一級機構設立不動產登記文件數據中心或者是檔案館，并配備一定的人員和設施對不動產檔案進行集中操作和專業化管理[4]。第二，要制定一定的檔案依據和規范，雖然我國早已發布了檔案法，但是不動產登記屬于特殊類型的檔案，檔案法只具有普適性，不具有針對性，因此應當有契合實際的建檔規范和歸檔手冊，上級單位要加強對下級單位的監督、指導與培訓。

結語：

綜上所述，集約化管理措施就是通過建立統一的標準和規范，梳理基礎業務流程和檔案管理流程，在文件和檔案之間進行有效鏈接，對分散的不動產登記檔案進行集中統一管理和協調，以此提高檔案工作效率和工作質量。同時，需要借助現代先進的信息技術手段，對資源進行有效整合，建立全方位的檔案管理和利用服務體系。

參考文獻：

[1]賴俊峰.不動產登記檔案集約化管理[J].中國檔案,2014，(02):50-51.

[2]莫曉蘭.對不動產登記檔案管理的思考[J].蘭臺世界,2014，(06):55-56.

[3]賴俊峰.北京市不動產登記檔案集約化管理[J].中國檔案,2015，(04):26-27.

[4]李艷.淺議不動產登記檔案整合管理[J].國土資源,2016，(02):38-39.

作者簡介：

李甲（1984.11），男，山東汶上人，山東省濟寧市國土資源局任城區分局，館員，碩士研究生，研究方向國土資源檔案管理。