淺談高校學(xué)生檔案管理者的基本素質(zhì)

馬海龍

（荊州理工職業(yè)學(xué)院 湖北荊州 434000）

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淺談高校學(xué)生檔案管理者的基本素質(zhì)

馬海龍

（荊州理工職業(yè)學(xué)院 湖北荊州 434000）

摘 要：學(xué)生檔案是高校檔案的重要組成部分，因此，學(xué)生檔案管理需要一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍。本文從幾個(gè)方面探討了檔案工作者應(yīng)具備的基本素質(zhì)。學(xué)生檔案作為高校檔案的重要組成部分，詳實(shí)記錄了學(xué)生在校期間課程學(xué)習(xí)、成績考核、行為表現(xiàn)、獎懲情況和身心發(fā)展等各方面內(nèi)容。本文試著從以下幾個(gè)方面就高校檔案管理者應(yīng)具備的素質(zhì)展開論述。

關(guān)鍵詞：學(xué)生 檔案管理 素質(zhì)

一、高校檔案管理的重要意義

高校檔案管理工作，是一個(gè)單位健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是高校管理工作的一部分，是提高高校工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)學(xué)校業(yè)績與管理水平的重要尺度。高校檔案記載著這個(gè)校發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本校的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。因此，做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展、不斷提升高校在社會中的競爭力具有重要意義。［1］

二、高校檔案管理者存在的問題

隨著改革開放不斷深入，高校檔案管理已成為高校建設(shè)工作中的重要內(nèi)容。高校檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)問題，將直接影響高校檔案事業(yè)的發(fā)展。本文試著從以下幾個(gè)方面展開論述。

1.檔案科班出身的專業(yè)人員較少

隨著高校的不斷發(fā)展前進(jìn)，當(dāng)前高校檔案管理人員基本具有大中專以上的文化程度，本科以上學(xué)歷的人員不斷地加入進(jìn)來。但是，大多數(shù)高校檔案管理人員并不是檔案學(xué)的科班出身，具有中高專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人員還是偏少。社會不斷向前發(fā)展，要求各行各業(yè)人員具備專業(yè)化知識。專業(yè)化的社會發(fā)展，同樣向檔案管理工作人員的隊(duì)伍素質(zhì)提出更高的要求。其中，檔案管理人員需要畢業(yè)于檔案專業(yè)，這是最基本的客觀要求。因此，當(dāng)前高校檔案管理工作的首要問題是不斷擴(kuò)大具備檔案專業(yè)知識的人才隊(duì)伍。［2］

2.缺乏應(yīng)有的檔案責(zé)任意識

由于高校的發(fā)展局限，加上經(jīng)費(fèi)不足，從而導(dǎo)致有一部分的高校檔案管理人員是屬于兼職性質(zhì)，自然缺乏應(yīng)有的檔案責(zé)任意識，對檔案管理工作的職業(yè)德道自然有所缺失。他們往往是臨時(shí)被領(lǐng)導(dǎo)分配到檔案管理工作，本來思想上就有點(diǎn)抗拒和不情愿，狹隘地認(rèn)為檔案管理工作并不是他們的分內(nèi)工作，做好自己的主職工作就可以了，至于檔案管理工作平時(shí)就丟在一邊，年底要檢查驗(yàn)收時(shí)就馬上突擊一下，應(yīng)付過關(guān)就可以了。由此可見，當(dāng)前不少高校檔案管理人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德素質(zhì)，責(zé)任心不夠強(qiáng)，奉獻(xiàn)和敬業(yè)精神都有所缺失。

3.有關(guān)檔案專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)還不夠高

不少高校檔案管理人員是半路出家的，不僅沒有專業(yè)水平，也沒有積極學(xué)習(xí)的動力。對于檔案管理的政策問題、檔案管理的基本準(zhǔn)則和方法，他們大多數(shù)都是一知半解，至于校園信息化、檔案管理管理信息化方面的管理技術(shù)，他們更是望而生畏。由于目前高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有所欠缺，所以業(yè)務(wù)工作經(jīng)常出現(xiàn)各種不足。［3］

4.創(chuàng)新和服務(wù)意識還不夠到位

現(xiàn)在，還有不少檔案管理人員片面地認(rèn)為檔案管理工作就是收集檔案、分類編排、歸檔保管等內(nèi)容，沒有什么創(chuàng)新可言。至于如何提高檔案分類的科學(xué)性，如何提高檔案使用的快捷性等進(jìn)步性問題，他們根本不會動腦袋去思考，更加不會從辦事效率的考慮，如何提高檔案的收集率和收集速度，他們只會坐在辦公室等著檔案編寫部門送上門，卻不會主動上門詢問和了解檔案的謄寫問題以及上交時(shí)間。由此可見，大部分高校檔案管理人員的服務(wù)意識還不夠到位，只會墨守陳規(guī)、自我封閉，不會主動地參與到檔案工作的全過程中去，以主人翁的地位去發(fā)現(xiàn)新問題、解決新疑難，不斷地提高檔案管理工作的效率

三、高校檔案管理者的基本素質(zhì)

1.政治素質(zhì)要合格 高校學(xué)生檔案管理者要樹立堅(jiān)定的政治信念，用科學(xué)的理論武裝頭腦。要堅(jiān)定不移地執(zhí)行黨的路線、方針、政策，堅(jiān)持正確的政治方向；要有高度的政治敏銳性和嚴(yán)明的政治紀(jì)律性，樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀；在工作中不徇私情、廉潔自律，真正維護(hù)社會、集體和個(gè)人的利益。 要有良好的職業(yè)道德和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。要堅(jiān)持實(shí)事求是，尊重歷史，在工作中要本著對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想的原則，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好本職工作。［4］

2.知識素質(zhì)要全面 科學(xué)文化知識是人類改造自然和改造社會的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，要成為本職工作的行家里手，就要優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，拓寬知識面。既要熟練掌握一定的專業(yè)理論知識，又要熟練掌握與檔案工作相關(guān)學(xué)科的基礎(chǔ)知識，具備多種新知識、新技能，成為復(fù)合型檔案專業(yè)人才。掌握檔案專業(yè)知識。檔案工作是專門業(yè)務(wù)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)到提供利用，有一整套的理論和工作方法，學(xué)生檔案工作人員只有學(xué)習(xí)掌握這些理論與方法，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效能，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案工作的科學(xué)管理。

3.業(yè)務(wù)素質(zhì)要精湛 管理者要樹立以人為本的服務(wù)意識。以提供服務(wù)為己任，各項(xiàng)工作都應(yīng)首先從利用者的角度來思考，一切服務(wù)都應(yīng)以利用者的需求為出發(fā)點(diǎn)。 明確自己肩負(fù)的責(zé)任，以主人翁的工作態(tài)度，嚴(yán)肅認(rèn)真的工作作風(fēng)，把高度責(zé)任心、事業(yè)心貫穿在學(xué)生檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。 學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)長期、艱苦、細(xì)致的工作，從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞到檔案的保管、利用，每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開求真務(wù)實(shí)，每一個(gè)過程都要求謹(jǐn)小慎微，任何一個(gè)細(xì)節(jié)的失誤都會給后面的工作帶來麻煩。

四、身體素質(zhì)要健康

學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)艱苦而繁瑣的工作。由于長期伏案工作、庫房空氣不流通以及整理檔案過程中吸入有害菌等原因，導(dǎo)致在學(xué)生檔案工作者身上出現(xiàn)了皮膚過敏、頸椎病、呼吸道疾病等各種難以根治的疾病。因此，要想做好檔案工作，就必須加強(qiáng)體育鍛煉，增強(qiáng)身體素質(zhì)。

作為新時(shí)期的學(xué)生檔案工作者，只有樹立遠(yuǎn)大理想，熱愛檔案事業(yè)，強(qiáng)化服務(wù)意識、法制意識，終生學(xué)習(xí)，豐富自身的知識結(jié)構(gòu)，始終立足于與時(shí)俱進(jìn)、改革創(chuàng)新，不斷提高自身整體素質(zhì)，才能成為新世紀(jì)檔案工作的復(fù)合型管理人才，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，適應(yīng)全面建設(shè)小康社會的新形勢，為社會的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的繁榮做出自己的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

［1］敖敏.高校應(yīng)注意學(xué)籍檔案管理人員心理素質(zhì)的培養(yǎng).內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì).2003.9.119

［2］劉曉紅.開發(fā)學(xué)生檔案信息資源提高管理人員自身素質(zhì).浙江海洋學(xué)院學(xué)報(bào)（人文科學(xué)版）.2001.9.60-62

［3］張虹.適應(yīng)入世 提高檔案工作者素質(zhì)至關(guān)重要.貴州檔案.2002.6.21-22

［4］李麗娟.談新形勢下檔案工作者的基本素質(zhì).一重技術(shù).2005.1.93-94