高職院校辦公室印章管理標(biāo)準(zhǔn)探析

姚文溢

（閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院 辦公室 福建龍巖 364021）

高職院校辦公室印章管理標(biāo)準(zhǔn)探析

姚文溢

（閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院 辦公室 福建龍巖 364021）

高職院校辦公室作為學(xué)校行政印章的管理部門，有責(zé)任也有義務(wù)做好印章管理工作，保障印章的有效性和安全性。本文主要就辦公室印章管理中存在的問題展開分析，探討加強高職院校辦公室印章管理的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的方式方法。

高職院校辦公室 印章 管理標(biāo)準(zhǔn)

高職院校印章在學(xué)院日常管理以及參與社會濟活動中起著重要作用，它們是學(xué)校依法行使權(quán)利，發(fā)揮職能作用，參與公務(wù)活動，構(gòu)建對外聯(lián)絡(luò)關(guān)系的重要憑證和必要保證，是具有法律效力和身份權(quán)威性的印記，也是學(xué)校履行職能的合法象征。按照涉及業(yè)務(wù)種類劃分，高職院校的印章包括學(xué)校黨委印章、學(xué)校公章（含學(xué)院鋼印），學(xué)校紀委印章，學(xué)校黨政主要領(lǐng)導(dǎo)（黨委書記、院長）名章，黨群部門、各黨總支、黨支部印章，學(xué)校各個行政職能部門、各系（部、中心、所、館）印章。[1]

高職院校辦公室是學(xué)校行政類印章的綜合管理部門，日常負責(zé)學(xué)校行政類印章的審核、刻制、監(jiān)督以及使用等工作，主要管理學(xué)校印章（含學(xué)院鋼印），學(xué)校校領(lǐng)導(dǎo)名章，辦公室部門印章、機關(guān)黨總支印章等。印章管理是高職院校辦公室管理服務(wù)工作中的一項基本內(nèi)容。[2]

一、高職院校辦公室印章管理存在的問題

隨著高職院校的快速發(fā)展、辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，學(xué)校行政部門辦理的業(yè)務(wù)種類逐漸增多，印章的使用也日趨頻繁，涉印內(nèi)容非常廣泛，辦公室作為學(xué)校印章管理部門之一，在印章管理使用方面上，也遇到了許多亟待解決的問題。[3]

1.管理制度不夠完善，落實機制有待加強

在印章管理方面，一部分高職院校尚未針對印章管理制訂出完整的管理制度，沒有就印章使用程序作出說明；還有部分院校雖然出臺了相關(guān)的印章管理制度，但在實際工作中，制度往往形同虛設(shè)，并沒有在辦公室工作中發(fā)揮指導(dǎo)和規(guī)范作用，仍然存在憑經(jīng)驗、看人情使用印章的現(xiàn)象。

2.用印意識不夠嚴肅，缺乏法律效力認識

學(xué)院印章是學(xué)校履行職能的合法象征，是具有一定的法律效力和權(quán)威性。印章使用隨意，或是對印章效力輕視，不僅容易造成辦公室印章管理混亂，還容易對學(xué)校管理工作造成危害。例如，學(xué)校擬簽訂的合同、協(xié)議需經(jīng)學(xué)院法律顧問審核，院領(lǐng)導(dǎo)批示同意、簽字后才能申請用印，然而經(jīng)辦這些合同材料的老師，卻會覺得合作事項領(lǐng)導(dǎo)早就知曉，再找領(lǐng)導(dǎo)簽字很麻煩，直接蓋印就可以了，對于用印之后所附有的法律效力的認識很淡薄，卻不知隨意性的背后往往隱藏著法律風(fēng)險。

3.使用程序不夠規(guī)范，潛在隱患不夠重視

在使用印章方面，一方面涉及印章管理人員的使用規(guī)范，另一方面涉及申請用印人員的使用程序。印章管理人員在使用印章時仍然存在審核不嚴格，人情印章仍有蓋出的情況，使用后容易忽視蓋章登記和重要材料存檔。同時目前在辦公室印章管理工作中，有指定專門的管理印章管理人員，但同事其他同辦公室同事有權(quán)限輔助印章管理給予用印，這時的管理責(zé)任就出現(xiàn)了交叉，責(zé)任認定容易出現(xiàn)分歧。在申請用印人員方面，有出現(xiàn)求便捷，圖方便的用印需求，以個人意志簡化申請用印程序，要求印章管理人員馬上用印，嚴重忽視了印章的使用規(guī)范，也給學(xué)院辦公室印章管理工作帶了許多負面影響。

4.日常保管不夠嚴格，損壞遺失常有發(fā)生

通常，除了損壞、遺失或時學(xué)校更名等特殊情況，學(xué)校印章極少會去變更，主要的維護還是在于日常保管方面，如存放、拿取、施印方式。按要求規(guī)定，印章需要存放在辦公室的保險柜或是有上鎖的櫥柜中，但是有些印章管理人員會將辦公室所管理的印章隨意堆積放置，下班或是工作期間離崗時沒有及時將存放印章上鎖，施印后有時會遺忘在辦公桌上忘記收起來，有的是在施印過程中，不注意維護，沒有及時添加印油導(dǎo)致印記模糊，拿取印章時不夠小心將印章摔落在地上，印章重要性、安全性、嚴肅性嚴重缺乏認識。

二、高職院校辦公室印章管理標(biāo)準(zhǔn)探析

1.堅持原則，規(guī)范使用印章

辦公室印章管理人員在用印時首先自己就要堅定立場、堅持原則，堅決不蓋空白印章，不蓋人情印章，不蓋不符合要求的印章。對于需要用印的材料，用印前要認真審核是否符合用印范圍，材料是否完整、規(guī)范，是否經(jīng)過簽字審批，是否師生本人親自辦理，對符合要求的材料即刻給予用印，并指導(dǎo)申請用印人在“用印登記表”上填寫相關(guān)信息，施印人檢查后無誤后簽上自己姓氏，重要材料要及時存檔。[4]

2.用心服務(wù)，講解用印程序

辦公室印章管理人員要熱情接待、用心服務(wù)需要用印的師生。對手續(xù)不全、材料不完整不規(guī)范、一時不能給予用印的師生員工，應(yīng)耐心解釋，講清需要到哪些部門補辦哪些內(nèi)容。對不在用印范圍和不符合用印要求的申請用印人員，也應(yīng)耐心解釋，講清為什么不符合為什么不能給予用印。

3.規(guī)范使用，完善施印管理

用印時，辦公室原則上應(yīng)安排印章管理人員蓋印章，不將印章交給申請用印人自行加蓋印章。大批量用印時，印章管理人員可以指導(dǎo)申請用印人蓋印章，但必須執(zhí)行有效監(jiān)督，印章管理人員的視線不得離開印章。加蓋印章時，印章管理人員應(yīng)蓋在文件材料的指定位置，做到印跡清晰、章印端正、不壓正文。

4.妥善保管，做好日常管理

日常辦公室印章管理人員以及同事要做好印章保管工作，并要時時關(guān)注印章存放和使用情況。印章平日要存放在辦公室保險柜內(nèi)，每次使用后及時放回原處并上鎖。如遇到特殊情況需帶至辦公室外用印，要先經(jīng)過辦公室負責(zé)人審批，且人隨印走、印不離身，印章使用后要及時帶回辦公室保險柜，不在外停留、過夜。每天下班時檢查印章保管情況。印章?lián)p毀或遺失時，應(yīng)及時向辦公室負責(zé)人報告并依法公告作廢，做好補發(fā)印章工作。

結(jié)語

高職院校辦公室在印章管理工作中，要注意保障印章的法律性，日常要規(guī)范印章標(biāo)準(zhǔn)，制訂印章管理和安全存放的制度，建立印章使用流程，加強對用印材料的審核，及時做好印章使用登記和材料存檔，強化印章管理的法律意識，提高辦公室抗風(fēng)險能力，保證自身以及學(xué)院的合法權(quán)益不受侵犯。

[1]吳廣平.淺析如何做好辦公室印章管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(12).

[2]雷玉文.加強印章管理規(guī)范化及對策分析[J]. 管理觀察.2015(06)

[3]陳銀達.談?wù)勅绾伪９芎褪褂糜≌耓J].秘書,2000(3):26.

[4]強化印章管理的實踐探索[J].王淑潔.辦公室業(yè)務(wù).2012(22)