加強(qiáng)公路檔案管理的重要性

陶秀芳（甘南縣農(nóng)村公路管理站，黑龍江甘南162100）

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加強(qiáng)公路檔案管理的重要性

陶秀芳
（甘南縣農(nóng)村公路管理站，黑龍江甘南162100）

摘要：作為國(guó)家檔案的重要組成部分，公路檔案是對(duì)公路在規(guī)劃、建設(shè)、管理等方面的直接記載，為公路的建設(shè)與管理提供重要依據(jù)。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)腳步加快的背景下，我國(guó)的公路事業(yè)也在蓬勃發(fā)展。近年來，隨著我國(guó)公路建設(shè)等級(jí)的提升，公路檔案管理在公路建設(shè)中發(fā)揮著重要作用，公路檔案管理工作也變得越來越重要。

關(guān)鍵詞：公路；檔案；管理；

隨著我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，公路檔案管理工作對(duì)公路建設(shè)事業(yè)的健康發(fā)展有重要的作用。本文提出了新時(shí)期公路檔案管理工作的作用和意義，對(duì)公路檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并結(jié)合存在的問題，提出了做好公路工程檔案管理工作的對(duì)策。

1　公路檔案管理工作的作用與意義

1.1公路檔案管理可以為公路每個(gè)階段的發(fā)展提供憑證

公路的建設(shè)與管理是相當(dāng)復(fù)雜的，相關(guān)檔案的搜集與管理是從公路的籌建之日就開始的，此后，不論是項(xiàng)目開始建設(shè)之前的各種評(píng)估報(bào)告、工程圖紙、審批文件，還是項(xiàng)目施工時(shí)的財(cái)務(wù)報(bào)表、工程進(jìn)度表，等等，都需要進(jìn)行管理與存檔。這些由各種資料組成的工程檔案，很好地將公路建設(shè)每個(gè)階段的情況記錄下來，是公路建設(shè)的重要依據(jù)。因此，公路檔案管理工作具有重要意義，檔案管理可以為公路每個(gè)階段的發(fā)展提供憑證。

1.2檔案管理可以促進(jìn)公路企業(yè)的發(fā)展

公路企業(yè)的健康發(fā)展，需要對(duì)企業(yè)的管理進(jìn)行自我評(píng)價(jià)與總結(jié)，而檔案管理可以為公路企業(yè)提供資金方面、質(zhì)量監(jiān)管方面、成本預(yù)算與管理方面等多種方面的幫助，從而促進(jìn)公路企業(yè)的發(fā)展。與此同時(shí)，檔案管理作為企業(yè)文化管理的一部分，可以通過收集到的資料，為企業(yè)文化的建設(shè)提供服務(wù)，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)文化的發(fā)展。

1.3檔案管理為公路的養(yǎng)護(hù)提供基礎(chǔ)保證

由于公路建設(shè)具有復(fù)雜性，其涉及多個(gè)方面，相應(yīng)的，檔案的管理也會(huì)涉及多個(gè)方面，如設(shè)計(jì)方面、施工方面、監(jiān)督方面，等等。在公路項(xiàng)目竣工并投入使用之后，遇到一些問題是在所難免的，當(dāng)遇到問題時(shí)，就需要對(duì)公路建設(shè)時(shí)的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行查證，此時(shí)檔案管理收集到的大量資料不但為查證工作提供了便利，而且為公路的養(yǎng)護(hù)提供了基礎(chǔ)保證。此外，根據(jù)檔案管理收集到的資料，人們還可以很方便地對(duì)公路進(jìn)行分析與評(píng)價(jià)，進(jìn)而為以后的公路建設(shè)提供參考。

2　公路檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題

2.1過分注重工程建設(shè)，缺少對(duì)材料管理的重視

目前，我國(guó)的公路建設(shè)事業(yè)普遍存在一些施工單位因過分重視施工質(zhì)量與工期等工程建設(shè)方面的問題，而忽視對(duì)檔案材料的管理工作的現(xiàn)象，造成了公路檔案資料的嚴(yán)重缺失。還有一些施工單位只是單純地將關(guān)于公路建設(shè)的資料堆到工程即將結(jié)束時(shí)才處理，不但使公路檔案管理工作的工作難度加大，而且可能由于某些原因而導(dǎo)致最后整理的材料信息不準(zhǔn)確。例如，施工過程中臨時(shí)改變了方案，卻沒有在圖紙或其他材料中記錄下相應(yīng)的變更，如果到工程的最后時(shí)期才對(duì)檔案進(jìn)行管理，就很有可能保存下沒有變更的材料信息，因而不能保證檔案管理的準(zhǔn)確性。

2.2檔案管理制度不夠健全

一個(gè)公路的建設(shè)工作會(huì)有施工單位、監(jiān)管單位等多個(gè)單位參與其中，但是由于各單位缺乏檔案管理意識(shí)，就導(dǎo)致我國(guó)的公路檔案管理制度不夠健全。主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，檔案管理不規(guī)范，如文件、圖紙等資料的規(guī)格不統(tǒng)一。第二，對(duì)竣工資料的要求低，缺乏系統(tǒng)性。第三，沒有專人保管資料，又缺乏存放資料的庫(kù)房，各單位間交接材料時(shí)很可能會(huì)因?yàn)槭掷m(xù)不全、資料丟失等原因而給材料的歸檔帶來不便。

2.3檔案管理缺乏規(guī)范性

在公路的建設(shè)過程中，各單位都是將主要精力放在工程的建設(shè)中，雖然也在檔案管理工作中投入了大量的人力、財(cái)力，但是卻缺少對(duì)檔案管理的規(guī)范與統(tǒng)一。雖然目前我國(guó)已對(duì)檔案管理加以規(guī)范，但是，很多情況都是難以預(yù)測(cè)的，這就導(dǎo)致在規(guī)范檔案管理工作時(shí)時(shí)常遇到一些難題。

2.4缺少專業(yè)人才

通過調(diào)查研究，檔案管理工作雇傭的大多是兼職人員，不但缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，而且部分檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案的管理不上心，只是應(yīng)付了事。此外，雖然部分單位配備了具有高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員，但是由于對(duì)工程建設(shè)知識(shí)的了解不多，檔案管理與工程建設(shè)技術(shù)缺少有機(jī)結(jié)合，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量不高。因此，專業(yè)公路檔案管理人才的缺乏是導(dǎo)致工程資料文件不規(guī)范、質(zhì)量不高的重要原因。

3　做好公路檔案管理工作的對(duì)策

3.1完善公路檔案管理機(jī)制

針對(duì)檔案管理制度不夠健全的問題，相關(guān)部門應(yīng)制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)則，并且不斷健全和完善檔案管理機(jī)制，確保制定的檔案管理規(guī)則的順利實(shí)施，讓每個(gè)單位充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，明確檔案管理人員的職責(zé)，做到公路建設(shè)每個(gè)階段的資料都能被很好的管理。此外，完善公路檔案管理機(jī)制，可以從本質(zhì)上解決檔案管理工作存在的問題，確保工程資料的可靠性與真實(shí)性。

3.2重視公路檔案管理工作

加強(qiáng)對(duì)公路檔案管理工作的重視程度，可以從以下兩點(diǎn)入手：第一，通過培訓(xùn)、進(jìn)行宣傳教育等多種方式，讓人們認(rèn)識(shí)到公路檔案管理工作是保證公路質(zhì)量的重要憑證，從而加強(qiáng)人們的檔案意識(shí)。第二，公路建設(shè)之初就要求各單位貫徹實(shí)施檔案管理工作，做到檔案管理與工程的實(shí)施同步進(jìn)行。

3.3規(guī)范公路檔案管理工作

檔案管理工作貫穿公路建設(shè)的始終，為了保證公路建設(shè)的各個(gè)階段都有詳細(xì)而準(zhǔn)確的資料記載，規(guī)范公路檔案管理工作勢(shì)在必行。首先，要做好對(duì)檔案完整性與準(zhǔn)確性的審核，因?yàn)檫@樣不但能保證工程資料的真實(shí)性，確保資料能將工程真實(shí)的反映出來，而且對(duì)公路檔案管理機(jī)制的完善起著促進(jìn)作用。其次，要做到檔案的集中統(tǒng)一管理，并配備檔案庫(kù)房，由專人負(fù)責(zé)。最后，及時(shí)解決新形式下不斷出現(xiàn)的檔案管理問題，并將其進(jìn)行規(guī)范化處理。

3.4提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

要做好公路檔案管理工作，具有高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人才是必不可少的。針對(duì)目前檔案管理工作中人才方面存在的問題，新時(shí)期需要的公路檔案管理人員需要滿足以下兩點(diǎn)要求：第一，要熱愛這份工作，不但責(zé)任心強(qiáng)，而且具有良好的價(jià)值觀。第二，不僅要具備很高的檔案管理知識(shí)水平，還要了解與公路建設(shè)有關(guān)的知識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)二者的有機(jī)結(jié)合。

4　結(jié)語

公路檔案管理工作是十分重要的，但這項(xiàng)工作的實(shí)施面臨著諸多問題，需要有關(guān)部門及時(shí)解決，以提高公路檔案管理工作的質(zhì)量，確保存檔的工程資料的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，為日后公路的建設(shè)提供更多的依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

［1］焦雋.如何做好公路工程檔案管理工作［J］.現(xiàn)代商業(yè)，2011，（06）：231.

［2］趙蓓.對(duì)新形勢(shì)下如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的思考［J］.裝備制造，2009，（09）：185.

中圖分類號(hào)：F542

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：1674- 8646（2016）02- 0110- 02

收稿日期：2015- 12- 23