改進高校院系教學秘書工作的幾點思考

劉黨輝

(新疆大學，新疆 烏魯木齊 830047)

改進高校院系教學秘書工作的幾點思考

劉黨輝

(新疆大學，新疆 烏魯木齊 830047)

提升高校院系教學秘書工作重要性認識，有利于教學院系更好地開展工作。這是因為教學秘書崗位是學校與院系溝通的橋梁，學院課程安排實施的重要環節；也是學校教學檢查的重要組織者和實施者。高校應在充分認識到院系教學秘書崗重要性的基礎上全面深化管理改革，通過政治素質、業務素質、心理素質等培養，提高院系教學秘書工作水平。

高校院系；教學秘書工作；思考

在高等學校中，院系教學秘書是協助教學院長處理教學管理工作，并承擔教務處、教學院長交辦的各項教務工作的教學管理人員。院系教學秘書的職責主要有：參與院系教學管理、掌管教學日常事務、撰寫教學質量報告等。 教學秘書工作是現代高等院校教學管理中的重要內容。隨著21世紀高等院校教學改革的全面深化，教學評估的全面普及，時代對教學管理者提出了新的更高要求，教學管理方式向現代化、實用化、信息化的發展趨勢，要求高校全面深化教學管理工作改革，建設一流的教學秘書隊伍。在社會主義高校建設發展背景下，充分認識高校院系教學秘書崗位重要性，多措并舉提高院系教學秘書工作水平。

一、高校院系教學秘書崗位責任重大

院系教學秘書作為基層的教學管理人員，是高校教學過程中的重要環節。高校日常教學管理工作離不開院系教學秘書的辛勤勞動、合理安排。教學秘書的工作質量和效率直接影響院系教學工作的進行。沒有較高事業心、責任心的教學秘書，不可能做好教學管理工作，院系的教學質量也無法得到提升。

(一)高校院系教學秘書是學校與院系溝通的橋梁

院系教學秘書要將高校教務處等上級教學主管部門的規章制度、相關決定和材料，及時準確地告知教學院長、各教研室、各實驗室、院系教師、班主任以及全(院)系學生，保障教學工作的有序進行，可以說“與教學相關的一系列活動都與教學秘書息息相關”[1]。院系領導與學生間溝通有一定的距離，高校領導、教務處與各院系教師、學生間溝通更有一定的距離。上級與下級、教師與學生之間的信息傳遞與交流的任務，需要教學秘書公正、合理、高效地完成。在全國大多數高校中，教學秘書每學期會在期中教學檢查與學期結束時，及時向教務處提供教室聽課評價表、學院學生座談會工作總結等資料。教務處也會通過教學秘書將教務系統中的學生評教結果發送給每位教師，保障學校各項工作的有序開展。

(二)教學秘書是學院課程安排實施的重要環節

“排課”是教學管理中復雜且重要的工作，課程安排過程中要解決的問題主要為課程的時間、地點與相關教師、學生沖突問題。在排課環節中全面實現課程編排合理是十分困難的，因為不同高校、不同院系、不同學生、不同教師，認為“合理”的定義不同，高校理想的課程安排應是能夠滿足學校、院系、教師、學生的大部分“合理”要求的。學期開始前，教學秘書應統籌院系師資配備、學生數量、專業設置、教室布局等具體情況，按照教務處提供的培養計劃，為學生和教師進行排課，并不厭其煩的進行調整以實現課程安排合理化。排課是否合理直接影響著院系的教學質量。

(三)教學秘書是學校教學檢查的重要組織者和實施者

教學管理與實踐環節中形成的具有一定保存價值的文字、聲音、圖像等不同載體的材料均屬于教學檔案，他們直接反映了高校教學水平的高低。在院系中，教學檔案主要包括：學生成績、學籍資料、課程大綱、培養方案、教學質量報告、學生與教師評教材料、考試試卷等。每學期結束時，教學秘書都應及時帶領教務員進行教學檔案的收集和管理，高校教務處、人事處等部門也應隨時對教學檔案的歸檔情況進行檢查，并以此作為學校教學檢查和評估的一項重要內容。

作為主持學院教學工作的教學院長，往往承擔著教學管理負責人，和授課、科研多重工作。因此，大量教學日常事務管理工作主要由院系教學秘書來完成，這就需要教學秘書充當好教學院長的得力參謀和助手。學期期中教學檢查開始前，院系教學秘書應撰寫期中教學檢查計劃，由教學院長查看后交至教務處。在檢查過程中，教學秘書負責組織與協調院系學生座談會、同行教師聽課等工作。在期中教學檢查后，教學秘書也會及時協助教學院長撰寫期中教學檢查總結，并提交教務處。在每學期結束時，教學秘書應及時配合教學院長進行巡考、試卷歸檔檢查等工作，并起草相應教學質量報告。

二、多措并舉提高院系教學秘書工作水平

時代發展“對我們教學秘書的素質提出了更高的要求”[2]。作為稱職的院系教學秘書，僅僅熟練掌握教學管理基本技能是不夠的，也要掌握部分教育學、心理學、社會學等知識，加快知識結構調整與更新，不斷提高自身服務水平。因此，高校應全面深化管理改革，多措并舉提高院系教學秘書工作水平。

(一)教學秘書政治素質的培養

政治素養是人的綜合素質的核心和靈魂，決定著一個人的的價值和動力方向。做好院系教學秘書工作要注重思想政治建設，不斷提高政治素養，在工作之中能夠遵紀守法、以身作則、團結教師與學生、尊重領導，同時保持樂觀進取的態度，對做好教學管理工作、提升院系教學質量充滿信心。

不斷加強教學秘書隊伍政治素質培養，對當今高校意義重大。教學秘書崗位經常進行機密或絕密文件的整理與存檔，如試卷管理、院系教學方面的一些重要事情的謀劃與決策、院系科研項目評審記錄等。教學秘書缺乏較硬政治素質，容易出現怠工、懶政、違規操作等問題，影響學院各項教學工作的開展。如，2015年新疆某高校就出現了教學秘書通過操作教務系統更改學生成績的事件，嚴重影響教育公平與學校聲譽。高等院校在招聘政治素養較高的人員擔任教學秘書的同時，也應定期對教學秘書進行政治素養的培訓。部分高校在每學期開學所進行的教工政治思想培訓取得了很好的效果，起到了較好的示范作用，應繼續堅持和加強。定期組織教學管理人員到地方黨校進行短期培訓也是提高教學秘書政治素質的重要手段。

(二)教學秘書業務素質的培養

“高校教學秘書的專業素質，是誘發其工作能力并創造工作奇跡的基礎”[3]。高校院系教學秘書作為院系領導的主要參謀和助手，一方面要主動為領導出謀劃策，另一方面需要將自身建議融入領導決策中。這要求院系教學秘書必須要有較強的業務素養，如寫作能力、 組織調度能力、創新能力、應對能力等。

較好的業務素養是建立在文化知識基礎之上的。“千里之行，始于足下。”達不到業務能力要求的文化知識水平，會使教學秘書思想境界受到局限，業務水平與專業能力也無法得到提升。當前，我國高校院系教學秘書專業素養水平與高校的發展不相適應，嚴重阻礙了教育水平的提升。在這一領域，新疆大學等211高校較為重視教學管理隊伍的建設，教學秘書主要從各高等院校碩士學歷優秀畢業生中選拔，并給與相應編制。這些新入職的教學秘書專業知識較為扎實，便于與教務處、院系進行溝通，有利于教學管理水平的可持續提升。但也有部分高校沒有充分認識到教學秘書崗位的重要性，在社會中招聘非專業人士擔任，并不解決編制問題，教學秘書到崗后也不進行相關技能培訓，致使院系教學管理較為混亂，嚴重影響教學質量。教學秘書專業素養極為重要，不熟悉院系各學科基本知識、課程體系，不熟悉教學大綱與課程間的聯系，不了解教學具體過程與教學規律，是不能有效協助院教學院長處理好教學管理中存在的問題的。只有較深入了解本專業，對課程基本內容和體系較為熟悉，在編排課表時才能尊重教學規律，才能做好各項工作。當然，當前我國教學秘書的總體專業素養正在不斷提升，這是較為可喜的一面。以新疆大學為例，新疆大學2016年教學秘書碩士研究生比例為67%，較3年前59%的比例有了較大提高。

提升教學秘書專業素養必須積極進行教學秘書相關業務培訓。高校應制訂常態有效的教學秘書隊伍素養的培訓及再教育實施計劃，多方面、多渠道做好教學管理培訓工作。針對高校教學秘書，可定期組織教育管理學、秘書學、行政管理、心理學等方面的培訓以提升其專業素養。定期開展教學秘書崗位計算機操作培訓及邀請相關專家為院系教學秘書作專題講座是幫助教學秘書適應信息化教學管理的有力手段。以新疆大學為例，新疆大學教務處每學期都會組織不少于2次的教務人員培訓，此外新疆大學也積極鼓勵各院系教學秘書參加“全國高校微課、慕課與翻轉課堂教學暨教師信息技術能力提升研修班”等校外培訓活動，為學校教學秘書素質業務素質的提高提供了較好的平臺。

(三)教學秘書健康心理素質的培養

院系教學秘書工作是復雜而繁重的。教學秘書的行政級別較低，處于行政管理配角地位，要經常服務于辦公室主任等行政負責人的工作安排。教學秘書崗位要求教學秘書克服功利思想，甘為人梯，認真工作，默默奉獻。教學秘書崗位的特點是經常在領導間、領導與教師間、教師與學生間工作，經常遇到別人難以理解的問題，容易被人誤解。如教學秘書在安排考試時，要在教務處考試安排內綜合考慮學生、教師、教室的空余時間，致使考試多在下午最后兩節進行(此階段課程較少)，部分教師因未考慮到各種條件限制認為時間是可調的，教學秘書往往多番解釋也難以讓教師和學生理解。沒有較高思想境界和健康陽光的心理素質與足夠的耐心，不可能做好這一工作。

俄國教育家烏申斯基說過，“教師的人格就是教育工作者的一切，只有健康的心靈才有健康的行為”。繁雜的工作容易使教學秘書產生煩躁、緊張、自卑等心理問題。為避免這些問題的發生，高校應積極為教學秘書隊伍進行心理健康培訓與心理問題咨詢，并適當開展針對這一群體的心理健康教育。教學秘書自身也要樹立正確的觀念，積極向先進榜樣學習，提升自身心理素質水平，全身心的投入工作，促進自身的發展和院系教學質量的行穩致遠。

(四)切實提高教學秘書待遇水平

一直以來，高校對教學秘書工作崗位缺乏合理的認識，忽視教學秘書在學校發展中的重要性。

院系教學秘書的工作多為從屬性、服務性的，不享有實質性的權力，致使高校本身沒有認識到教學秘書的重要性，進而不重視教學秘書群體的利益訴求。院系教學秘書自身也對這一崗位重要性認識不足，缺少光榮感和使命感，致使工作積極性和責任感較低。院系教學秘書較其他行政崗位而言，工資較低、職稱評定難度大，致使高校人員不愿從事這一崗位。以新疆大學、新疆師范大學為例，教學秘書的工資水平均低于科研秘書、輔導員等行政崗位，在職稱評定上，兩校教學秘書只能參加社科類研究員職稱的評定，但因其非專業研究崗，在職稱評定方面相對其他研究系列具有明顯劣勢。較低的待遇水平，必然造成教學秘書心理不平衡，尤其是新入職的教學秘書看不到崗位的前途和希望，甚而產生了轉崗的念頭。當前，國內多數高校出現了教學秘書人員流動較大、工作幸福感不高等現象，不利于高校教學管理的穩定性與教學質量的提高。

“只有更好地表達和維護教職工的合法權益，才能體現‘以人為本’，才是對‘以人為本’的踐行”[4]。高校應采取多種措施，切實提高教學秘書待遇水平。第一，應切實提高教學秘書的的工資待遇水平、增加崗位津貼以激發其工作積極性。高校可劃撥專項經費，用于提高教學秘書隊伍的工資待遇和各項福利。在工資待遇的基礎上，應給予教學秘書更多的相關獎金分配。第二，與相關部門進行聯系，在職稱評定工作中切實考慮教學管理崗位的特殊性，改革教學秘書職稱評定標準。第三，應對教學秘書進行合理工作定位，給予應有的工作待遇，為其制定相對完備的晉升渠道，發揮其工作主動性。第四，在工作量計算辦法上，引入教學管理工作量計算方案，如實反映教學秘書較重的工作量，并以此作為年終考核的重要標準。

小結

院系教學秘書工作能否積極、高效、質優的開展，對于高等院校教學質量影響巨大。在全國高校綜合實力不斷提升的今天，應更為重視和加強院系教學秘書隊伍建設，全面深化改革、多措并舉、積極高效地改進院系教學秘書工作，充分發揮其在維護教學秩序的穩定、促進教學改革發展等方面的積極作用，為高校發展的行穩致遠提供持續動力。

[1]鄭文.人文社科教育教學課程研究與實踐[M].北京：知識產權出版社 , 2012:266.

[2]王賀勝，沈亞平主編.歷史傳承與時代創新：新時期高等學校學籍管理及其改革研究[M]. 天津：天津人民出版社,2005：348.

[3]譚向勇主編. 現代大學理念與實踐[M]. 北京：首都師范大學出版社 , 2007:289.

[4]王魯男主編.高等教育教學改革研究(第2輯)[M].重慶：重慶出版社,2014:450.

2016-10-30

劉黨輝(1988-)，男，山東青島人，碩士學位，新疆大學地質與礦業工程學院教學秘書。研究方向：教學管理研究。