試論高校學生檔案管理工作的新機制
——基于棄檔死檔的視角

王　琨

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試論高校學生檔案管理工作的新機制
——基于棄檔死檔的視角

王琨

學業檔案作為大學生整個求學歷程的記錄與見證，對就業、晉級、晉升、調遷等具有如影隨形的重大功用。由于大學生檔案意識較薄弱，檔案進出口工作做得不夠扎實，檔案管理員責任心不強，檔案電子化網絡化程度不夠，導致高校學生檔案中棄檔死檔現象時有發生。改變這一困境，需要形成檔案知識教育、檔案進出口工作、檔案日常管理服務和檔案電子化網絡化管理新機制。

檔案管理；新機制；棄檔

學生檔案管理是高校檔案管理工作的重要組成部分，也是一項重要的基礎工作，高校的學生管理工作建立在該基礎上并圍繞其展開。學生檔案綜合記錄了高校學生在校期間的學習成長經歷、綜合表現，更是就業時用人單位選拔畢業生的重要依據，對學生、高校和社會三個層面都具有很重要的意義。近年來，根據國家人才流動中心及各省人才交流服務中心不完全統計，全國人事檔案至少有60多萬份與主人失去聯系，存放時間最長的達20年，僅長江師范學院目前棄檔死檔份數就有近千份。因檔案失聯引發了一系列社會后果，不僅給檔案當事人帶來不便，也給高校、用人單位、人社部門等造成較大干擾。針對這一現象，筆者認為有必要就其原因、影響作多方位分析，并就解決這一難題予以對策性論證。

一、高校學生棄檔死檔的原因分析

學生檔案是大學生整個求學歷程的記錄與見證。對于學生本人就業、晉級、晉升、調遷等具有如影隨形的重大功用。現實中，因高校學生檔案中棄檔、死檔現象帶給檔案管理部門、用人單位的工作壓力，以及造成檔案本人在上述過程中的系列困擾，分析原因主要有以下四個方面：

1.大學生檔案意識普遍淡薄

所謂的檔案意識，是對檔案及檔案工作的認知程度，特別是對個人檔案的性質、作用以及對個人未來產生何種影響的理解和態度。遺憾的是，大學生普遍檔案意識淡薄，主要表現在兩個方面：一是檔案法制意識不強。高校大多數學生對現行的《檔案法》不了解，不知道其頒布有何作用及意義，不清楚檔案管理體制。二是不明白檔案的重要性，對建檔管檔意識模糊。筆者在與本校部分學生交談之中了解到，有30%的學生不知道自己的檔案放在哪里；有25%的學生認為檔案可有可無，檔案與本人無關，是學校的事；有20%的學生認為自己將來選擇自由職業，覺得檔案不重要。由于以上認知，導致不少學生高考錄取后放棄讀書，對檔案去向漠不關心，導致高中檔案丟失或無人認領；新生入學后，高中檔案是否移交到檔案管理部門不清楚；學生退學或中途休學后不復學又未辦理任何離校手續，任檔案留在學校不予及時處置；部分畢業生畢業后檔案托管到人才交流中心等機構，學生從未去報到并對其置之不理；甚至有的學生把檔案留在自己手上或不小心丟失。

2.檔案進出口工作做得不夠扎實

按規定高校學生檔案起始于新生入學報到之初，學生入學前各方面的情況是通過高中檔案進行記錄，是高校學生檔案的重要組成部分。目前新生進校時的檔案轉遞存在以下幾種情況：一是部分省市是檔案由學生在入學時自行攜帶到校。這種方式容易造成部分學生因不夠重視或其他原因使檔案遺失；二是部分省市招辦通過郵寄形式將學生高中檔案寄到大學，但也存在檔案丟失或學生放棄入學，任由檔案在大學里一直無人認領的情況；三是有些省市招辦直接省略了紙質檔案，發函給學校招生辦公室，讓高校直接將電子的高中檔案打印出來裝到學生檔案里。這樣造成了學生高中檔案信息不完善。而學生檔案“出口”的階段與學生畢業息息相關。高校畢業生的檔案內容十分豐富，圍繞著學生的個人經歷，包括了學籍卡、黨團材料、畢業生登記表、畢業體檢表、大學各階段的成績單、獎懲情況等，這些內容真實地反映了學生在高校期間重要階段各方面的表現情況。高校如果沒有嚴格把握學生檔案“出口”這一關，缺乏對畢業生相關檔案知識培訓，就會導致大部分畢業生沒有認識檔案對自己的重要性，往往會在檔案的“出口”關犯以下錯誤：一是畢業時完全忽視檔案的存在，不辦理也不關心檔案的轉出手續；二是任由自己的檔案郵寄或托管到了相關單位，從不過問，等到出現急需檔案的情況時才回頭查找；三是把檔案置留在自己手上保管，時間一久造成檔案的遺失和損壞。

3.檔案管理相關人員缺乏責任心

目前，筆者所在學校學生檔案管理采取的是校院兩級管理模式。學校由招生就業工作處負責對學生檔案實行統一管理和業務指導，二級學院的輔導員則做好檔案的收集、整理、查閱、利用等工作。因高校輔導員崗位的變化非常快，如果檔案管理部門對學生檔案管理政策宣傳缺失，沒有定期召集輔導員進行檔案業務培訓，新輔導員就不知道學生檔案里應該裝什么材料，也不知道學生檔案應該存放何處，如何整理歸檔。同時，檔案管理人員也有素質參差不齊情況，部分檔案管理人員對學生檔案管理缺乏高度的責任感，在工作中容易對學生檔案持無所謂的態度，有時學生檔案交接不當或不及時，造成學生檔案遺漏或丟失。另一種情況是畢業生檔案郵寄到生源地就業主管部門或接收單位后，單位相關人員不知如何接受或處置檔案，有的企業接收了檔案又不按正規的檔案管理程序來辦理，而是隨意亂放檔案，造成畢業生檔案丟失。按規定畢業生檔案必須經過機要形式投遞，但很多單位與機要局沒有建立投遞關系，導致畢業生檔案沒人簽收被機要局退回。有的學生畢業后更改了聯系方式，學校無法與他們聯系，有時即使聯系到了學生也不及時回校領取，造成了退回的檔案在學校長期積壓，容易丟失。

4.檔案電子化網絡化應用程度不夠

傳統高校檔案管理服務手段以手工檢索為主，難以跟上信息化社會的發展步伐。目前，大部分高校的學生檔案管理還停留在紙質階段，忽視了檔案的電子化和網絡化應用，也引發了一些問題。一方面現在的學生檔案管理模式還比較分散，紙質學生檔案材料由各院系和招就處保管，學生因學籍變動遇到升學、休學、退學等情況時，如果檔案管理人員責任心不夠，就容易造成檔案丟失，如果沒有將檔案進行電子化保管的話，學生想去補檔案是非常麻煩的事情。另一方面，學生畢業后，需要咨詢學校檔案管理部門，了解自己檔案的去向。隨著畢業生人數不斷增加，就業方式多元化，檔案投遞單位復雜化等，造成檔案管理部門工作繁重而效率低下。面對這些變化，傳統的檔案觀念已跟不上新形勢的要求，只能走科技創新的道路。檔案管理電子化、網絡化是現代檔案管理工作的發展趨勢和實現目標，

二、棄檔死檔的主要影響

1.對學生個人的影響

對學生個人來說，出現“棄檔”現象，檔案就終止了對個人人生經歷的記錄，無法見證學生在學校和社會上的“成長”歷程。在校大學生如果高中或大學檔案丟失，會造成學生的個人信息不完全，對畢業后就業帶來巨大影響。近幾年，國家出臺措施，要求畢業生在未找到工作前，或就業單位沒有接收檔案，畢業生檔案可以托管到當地的人才交流中心或就業指導中心。但很多畢業生不了解或不關心這方面的政策，沒把檔案當回事，就業后不到用檔案的時候不會關心過問，造成檔案與自己“失聯”，也影響自己工作的轉正、定級、工齡計算、職稱評定等，有的甚至影響到工作和就業。檔案是辦理相關的人事、勞動、社會保障服務的重要依據。大學生就業后都面臨辦理社會保險等問題，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務以及社保參保年限等都是主要依據。目前，社會競爭激勵，大學生工作頻繁更換，因檔案缺失造成諸多問題，給當事人帶來較大困擾。

2.對各級檔案部門的影響

高校和各級人才市場的檔案管理部門作為直接管理者，需要花費大量的人力物力成本管理棄檔和死檔。這類檔案每年呈上升趨勢。以長江師范學院為例，每年出現的棄檔數量有10多例，經多年的累積目前已有棄檔近千份。而這類檔案盡管當事人沒來辦理相關手續，也未交納任何費用，但檔案里面記錄的是個人的真實經歷，非但不能銷毀還必須妥善管理，這給檔案管理部門的管理和資源的占用造成了極大的浪費。

3.對學校及社會和諧穩定的影響

大學生是國家未來發展、富強繁榮的重要支柱和棟梁。高校畢業生就業工作在新時期事關整個國家的穩定大局，國家也采取了很多有力政策鼓勵大學生就業。但如果因為檔案的丟失使大學畢業生找不到工作或對工作及個人利益造成了影響，他們則可能會做出一些危害他人或社會的行為，影響國家和社會的穩定與發展。

三、加強高校學生檔案管理的新機制

1.形成高校大學生檔案知識教育的新機制

高校需加強宣傳，普及學生檔案基礎知識。一是檔案管理部門可以利用宣傳展板、QQ群、微信公眾號等新媒體，通過知識小貼士、公眾投票、知識競賽等形式，深入廣泛地加強學生檔案知識教育。讓大學生及時了解檔案的重要性，讓新生進校交檔案時就知道自己的檔案是跟隨自己的一生的重要資料，認識到檔案對自己以后學習和工作的重要性。二是將檔案知識納入新生入學教育內容之一，讓學生從進校起就知道學生檔案包含什么內容，保管年限多久，對自己有什么影響。可以通過舉辦檔案法制講座，使更多的大學生了解《檔案法》的精神實質和規定，懂得自己的權利和義務，合理的利用檔案信息資源。三是建立檔案管理機構實習基地，讓學生現場了解檔案館的工作職能及服務流程，使學生更好地愛護檔案、珍重檔案和利用檔案。四是納入畢業生教育活動之一，開辟畢業生檔案知識專題講座。也可以邀請人才交流中心檔案管理部門介紹其工作流程和服務職能，讓畢業生了解檔案的重要性，轉遞的基本常識及查詢途徑，預防畢業生棄檔死檔現象的發生。

2.形成檔案“進出口”管理的新機制

首先“進口”方面需要進一步改進檔案轉遞方式。目前，高校新生檔案來源不一：部分高校自行從招生系統中導出新生數據，打印成紙質件，但打印件在辨別真偽上存在局限性；部分高校新生檔案由學生自帶，一些學生因沒有檔案安全意識造成檔案遺失，甚至還出現私自將檔案拆封，對資料進行涂改或偽造等情況。為避免上述情況發生，應對現有檔案轉遞方式進一步完善。全面規范轉遞方式，即由生源所在地的招生主管部門直接郵寄新生檔案，并要求高校接收檔案后將回執寄回，保證檔案在郵寄途中無丟失。其次“出口”方面需要進一步加強責任意識。由于學生畢業后報道單位不同，導致了檔案歸屬不同，需要高校檔案管理人員準確掌握派遣政策，把握好畢業生的各類實際情況，正確處理好學生檔案“出口”的問題。例如，已考研的學生，在6月左右要將學生檔案轉遞到錄取學校；對已落實就業單位的學生，應積極聯系用人單位，認真核實其接受學生檔案的途徑和具體寄送地址；對暫沒有就業的畢業生或用人單位無接收檔案權力的情況，高校應把檔案轉至學生生源地人才交流中心或托管在當地就業指導中心，便于畢業生就業后能及時辦理手續。高校還應建立起與各省市級檔案管理部門的聯系機制，共享畢業生檔案信息資源。與檔案管理的各部門之間保持定期溝通，對畢業生檔案管理過程中遇到的問題及時解決，并探索長期互助管理模式，通過有效溝通，既能減少重復勞動，還能隨時掌握畢業生檔案的動態信息，避免“死檔”“錯檔”等現象的發生。

3.形成檔案管理日常考核的新機制

要做好高校學生檔案管理工作首先要學校領導重視，成立檔案管理組織機構。把學生檔案管理工作作為重要系統工程，成立涉及檔案館、招生就業、學工、教務等各職能部門和二級學院都參與的學生檔案管理工作領導小組。落實責任清單，對學生檔案的全過程包括建檔到日常資料補充，以至畢業后檔案的流轉等環節層層落實到人。二是形成檔案管理規范制度。為避免學生檔案因管理人員變換、經辦人員無責任心等原因而造成的檔案混亂，必須建立一套行之有效的學生檔案管理制度，全面規范學生檔案管理流程。比如，長江師范學院就在學生檔案管理辦法中明確規定，檔案實施院系兩級管理。學校由招生就業工作處負責對學生檔案實施統一管理和業務指導，招生就業工作處主要負責學生檔案的接收和傳遞工作，負責對二級學院學生檔案管理的監督、檢查和評比工作。學生處、教務處、團委、組織部、招就處、校醫院等職能部門以及各二級學院是學生檔案材料的形成部門。二級學院是學生檔案二級管理機構，二級學院輔導員負責對學生檔案實施全程管理，包括接收、歸檔、整理、查詢、轉遞等工作。三是加強日常考核。學生檔案管理部門在指導過程中要加強培養二級學院檔案管理人員的政治素質和工作責任心，強化服務意識，加大日常考核力度，可與績效工資掛鉤。在學生遇到檔案問題時，檔案管理人員應及時、耐心的為學生提供指導和幫助。若出現因工作人員造成的重大失誤應嚴肅問責。社會方面各級人才交流中心應減少檔案托管辦理的煩瑣手續，改善服務態度，拓展服務功能。比如，開展網上查詢、網上交費功能等。積極與現有死檔的當事人聯系催促他們辦理相關手續領取檔案，對一直未前來辦理相關手續的檔案進行妥善保管。另一方面應降低檔案的托管費用，采取靈活收費的辦法，對應屆畢業生可以兩年之內免收檔案托管費，只收取他們的人事代理費用。人事代理不止是保管檔案，對于畢業生轉正定級、計算工齡、職稱評定都幫忙辦理好，這樣對于未就業或暫時就業的畢業生以后單位變化造成的檔案缺失或中途不計工齡等有很大好處。

4.建立學生檔案電子化網絡化管理的新機制

新生一入學，在規范學生紙質檔案的基礎上，建議通過掃描方式建立學生電子檔案，將學生的高中檔案首先掃描保存。入學時將《學生登記表》中的基本情況及相關信息通過網絡版學籍管理軟件錄入數據庫中；上學期間由各院（系）負責記錄動態的檔案信息輸入，根據學生平時歸入的各種信息材料，及時錄入更新數據庫。畢業時再由有關部門提交各種材料。比如，畢業論文、成績單、素質測評、獎懲記錄、資格證書等情況，由畢業生輔導員統一錄入，形成大學生在校期間一套較為完整的檔案信息。在學校門戶網站建立專門的檔案數據查詢窗口，學生可以隨時登錄查詢到自己的檔案信息。比如，成績查詢、證書編號查詢和檔案流向信息等。用人單位也可以有一定的權限，查詢學生檔案信息庫，全面了解畢業生質量，有針對性地提出用人需求，對畢業生表現進行及時反饋。加強檔案電子化網絡化建設的同時，還應注意堅持紙質檔案和電子檔案雙歸檔制的原則，即以文檔一體化為前提，形成紙質檔案和電子檔案同步更新、相互依存的良好氛圍，無論哪種檔案遺失或損毀，均能通過一方激活重建。筆者還建議全國各地的人才交流部門都能提供畢業生檔案網上查詢功能，并實施全國聯網，從而減少棄檔死檔現象的產生。

總之，棄檔死檔現象在全國許多高校中時有發生，大學生檔案意識的淡薄，學生檔案管理機制的固守、封閉也是造成出現大量棄檔死檔的原因之一。高校學生檔案管理部門和國家人事檔案管理部門必須充分認識到問題的嚴重性，采取切實可行的措施，逐步引導大學生善待自己的檔案，對學生檔案進行深入挖掘、整理和利用，通過對學生檔案管理新機制的建立，逐步解決目前學生檔案管理無法適應新形勢的現狀。

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（作者單位：長江師范學院招生就業處）

10.16653/j.cnki.32-1034/f.2016.17.055